Flussi PEC aziendali: come smistare correttamente i messaggi?

Gestire i flussi PEC aziendali in modo sicuro e organizzato è fondamentale per garantire l’efficienza e l’operatività di un’azienda, di uno studio professionale o di un ente della pubblica amministrazione.

Ricordiamo che la posta elettronica certificata, oltre ad essere obbligatoria, ha valore legale pari a una raccomandata con ricevuta di ritorno e la mancata gestione o la gestione tardiva di un messaggio PEC può avere conseguenze costose per l’azienda. Per questo motivo è fondamentale gestire i messaggi nelle tempistiche stabilite, evitare che un messaggio venga trascurato e strutturare i flussi aziendali nel modo più accurato possibile.

È proprio in questo scenario che si afferma lo smistatore, una figura strategica che deve assicurare la tempestiva presa in carico e la corretta gestione dei messaggi PEC.

L’utente smistatore: cosa fa?

Nelle aziende con flussi PEC importanti viene solitamente nominato un utente smistatore (a volte anche più di uno) che ha il compito di assegnare i messaggi alle persone di competenza.

Lo smistatore quindi accede alla casella o alle caselle PEC di sua competenza, consulta il contenuto di ogni singolo messaggio e in base alla richiesta o all’attività da svolgere lo invia al dipendente o al team che dovrà poi farsene carico.

In mancanza di un software adeguato per la gestione delle caselle PEC aziendali questo processo viene gestito, nella maggior parte dei casi, utilizzando un tradizionale client di posta. Così facendo però si possono creare problemi e imprevisti che non devono essere sottovalutati:

1. Il messaggio PEC perde la validità legale: quando un messaggio PEC viene inoltrato utilizzando un sistema di gestione della posta tradizionale perde il suo valore legale e diventa così un messaggio di posta tradizionale.
   
2. L’intero iter deve essere gestito manualmente: questo significa che, utilizzando un tradizionale client di posta, le attività di smistamento non possono essere automatizzate e devono essere gestite manualmente. Lo smistatore quindi dovrà leggere ogni singolo messaggio per attribuirlo alla persona di competenza e non può essere aiutato nel suo lavoro da automazioni e workflow.
   
3. Non c’è la certezza che il messaggio venga effettivamente preso in carico: quando l’iter viene gestito con un tradizionale client di posta lo smistatore non ha la certezza che il messaggio venga effettivamente preso in carico dalla persona alla quale l’ha inviato.
   Il destinatario può infatti ritenere che il messaggio non sia di sua competenza e inviarlo a un collega che a sua volta potrà inviarlo a un altro dipendente rischiando così di cadere in un inoltro indiscriminato.

PecOrganizer agevola l’attività dello smistatore

PecOrganizer, il software per la gestione semplice e sicura dei flussi PEC aziendali, aiuta a strutturare in modo preciso i flussi di lavoro riducendo al minimo il rischio di errori o di mancata gestione.

Proprio per questo motivo PecOrganizer mette al centro dell’iter la figura dello smistatore che non deve solo poter attribuire i messaggi PEC ai dipendenti di competenza in modo agile, ma deve anche assicurarsi che il messaggio venga effettivamente preso in carico.

A differenza dei tradizionali client di posta, con PecOrganizer quando un dipendente riceve un messaggio da gestire dall’utente smistatore deve comunicare a quest’ultimo tramite un’azione consapevole la presa in carico della comunicazione. Il dipendente infatti può compiere due diverse azioni: accettare la PEC e gestirla oppure restituirla allo smistatore, dichiarando che il messaggio non è di sua competenza e chiedere quindi una nuova assegnazione. Non può invece inoltrare il messaggio in modo autonomo ad altri colleghi che reputa idonei alla gestione del messaggio, ma sarà lo smistatore ad individuare il nuovo dipendente a cui attribuire la comunicazione. In questo modo si evita l’inoltro indiscriminato di un messaggio tra dipendenti e si evita di generare traffico inutile.

Inoltre, grazie alla richiesta di azioni consapevoli da parte degli utenti l’utente smistatore può tenere sotto controllo la situazione: per ogni messaggio sa chi è l’utente che l’ha preso in carico e quando.

Infine, con PecOrganizer l’attività manuale dello smistatore può essere supportata dall’impostazione di regole e automatismi che ne facilitano il lavoro. Per esempio: tutte le PEC che contengono nel corpo del testo o nell’oggetto la parola CV vengono automaticamente assegnate all’ufficio HR. Naturalmente workflow e automatismi possono essere personalizzati in funzione delle esigenze specifiche della realtà in questione.

In conclusione, grazie alle funzionalità di PecOrganizer:

• Si riducono le perdite di tempo
• Si evita che i messaggi siano letti da tante persone, non interessate alla loro gestione
• Si evita di generare traffico inutile
• Si rende più efficiente il flusso di lavoro

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