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Gestire le PEC utilizzando sistemi tradizionali di gestione della posta: vantaggi e svantaggi

Gestire le PEC utilizzando sistemi tradizionali di gestione della posta: vantaggi e svantaggi

La posta elettronica certificata ha, per sua natura, caratteristiche che la rendono diversa rispetto alla posta elettronica tradizionale. I messaggi PEC, infatti, sono gestiti da server sottoposti a una regolamentazione particolare e utilizzano protocolli di trasmissione sicura. Questa sostanziale differenza permette di equiparare, dal punto di vista legale, un messaggio PEC a una raccomandata con ricevuta di ritorno e non a un comune messaggio di posta elettronica.

Una PEC viene quindi trasmessa utilizzando un canale del tutto diverso rispetto a quello delle mail tradizionali. Questa differenza, per quanto importante, può però apparire poco “evidente” a chi si occupa di leggere e inviare messaggi PEC, dal momento che le caratteristiche di una casella di posta elettronica certificata sono tutto sommato simili a quelle di una normale casella di posta elettronica. Questo fa sì che, in molti casi, le caselle PEC siano gestite tramite client di posta come Outlook o Thunderbird oppure accedendo direttamente alla webmail del provider.

Siamo certi che questo comportamento consenta di gestire la PEC nel modo corretto e, soprattutto, fornisca le necessarie garanzie in termini di sicurezza? E quali sono i vantaggi e gli svantaggi connessi all’utilizzo di strumenti tradizionali di posta per la gestione delle caselle PEC? Scopriamolo insieme.

Gestire le PEC con strumenti tradizionali: tutti i vantaggi della praticità

La ragione essenziale per cui si sceglie di gestire le caselle PEC con i client di posta tradizionali oppure accedendo direttamente alla webmail del provider è legata a motivi di praticità:

  • Gli strumenti tradizionali sono quelli che normalmente ognuno di noi utilizza per gestire la propria mail personale. Questo fa sì che ci sembrino comodi e familiari e che quindi sia spontaneo preferirli a strumenti alternativi che, in un primo momento, ci appaiono meno semplici da utilizzare e quindi più respingenti.

  • Se la casella PEC è utilizzata in ambito aziendale, gli strumenti tradizionali risultano comodi perché permettono di non effettuare alcun training del personale. Dal momento che ciascun dipendente utilizza già, in autonomia, strumenti tradizionali di gestione della posta, utilizzare gli stessi strumenti anche per gestire le PEC permette di evitare di fornire informazioni aggiuntive.

  • Visualizzare i messaggi PEC accedendo alla webmail è particolarmente comodo nel caso in cui si utilizzi frequentemente lo smartphone. Spesso, infatti, i software di gestione delle PEC sono sviluppati per essere usati tramite computer e questo li rende meno comodi se si utilizzano device con schermi più piccoli.

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Rischi e svantaggi legati all’utilizzo di software tradizionali di posta 

Se la praticità è il principale punto di forza degli strumenti tradizionali di gestione della posta, il loro più grande difetto è legato al fatto che sono stati sviluppati per gestire messaggi che non hanno le caratteristiche tipiche delle PEC. Utilizzarli per la gestione della posta elettronica certificata è certamente possibile, ma richiede una “forzatura” inevitabile che può avere ricadute rilevanti in termini di sicurezza ed efficienza:

Gli strumenti tradizionali non consentono la riconciliazione tra le PEC in uscita e le relative ricevute di consegna e di accettazione

Questo crea non poca confusione nella casella (dal momento che i messaggi di ricevuta sono mescolati alle nuove PEC) e rende più complessa la verifica dell’avvenuto invio del messaggio, che deve per forza essere effettuata manualmente. L’utilizzo di un software apposito per la gestione della casella PEC permette invece di ricollegare automaticamente le ricevute con il messaggio che le ha generate, evitando qualsiasi spreco di tempo e assicurando di non perdere di vista alcuna comunicazione importante con la certezza che le varie ricevute saranno sempre correttamente associate ai messaggi di riferimento.

Gli strumenti tradizionali non permettono di tenere traccia delle diverse azioni svolte sulla casella

A molti di noi è capitato, utilizzando client di posta o webmail personali, di perdere di vista alcuni messaggi, di archiviarli per errore in cartelle diverse da quelle in cui avremmo voluto conservarli o di cancellarli accidentalmente. Questi incidenti di percorso sono sempre spiacevoli, ma possono avere conseguenze decisamente gravi nel caso in cui i messaggi siano PEC. É quindi importante dotarsi di software di gestione che in ogni momento permettono di ricostruire la “storia” di ogni messaggio, in modo da correre ai ripari in caso di errori. Inoltre, se si utilizza un software apposito per la gestione della PEC è possibile anche far sì che ogni persona utilizzi credenziali personali per accedere alla casella, in modo che sia sempre possibile sapere chi ha compiuto determinate azioni e in quale momento.

Utilizzando gli strumenti tradizionali aumenta il rischio di perdere di vista alcuni messaggi

I client di posta aiutano chi li utilizza a non perdere di vista i messaggi più recenti evidenziando le mail non ancora lette, ma appena un messaggio viene visualizzato la sua evidenziazione scompare, a meno che la persona che l’ha aperto non ricordi di spuntare la voce “segna come da leggere”. Se si utilizzano strumenti di questo tipo anche per gestire le PEC, è possibile che un messaggio aperto distrattamente e non correttamente gestito venga successivamente perso di vista, con possibili conseguenze anche gravi. Dotandosi invece di un software di gestione delle PEC è possibile far sì che i messaggi restino evidenziati finché uno dei dipendenti non dichiara esplicitamente di averlo preso in carico: in questo modo è possibile avere la certezza che nessun messaggio verrà trascurato.

Se si utilizza un client di posta, i messaggi in uscita vengono visualizzati solo da chi li ha inviati

Se più persone accedono a una stessa casella PEC utilizzando un client di posta come Outlook, tutte hanno la possibilità di visualizzare gli stessi messaggi in entrata, ma non mettono in comune le loro cartelle di posta in uscita. Questo fa sì che, per recuperare un messaggio inviato, non sia sufficiente accedere alla casella PEC, ma sia necessario farlo utilizzando lo stesso Outlook responsabile dell’invio. Questa circostanza, che può causare non pochi problemi nel caso in cui la persona che ha inviato il messaggio sia assente, viene evitata utilizzando software di gestione delle PEC che permettono a tutti di operare in condizioni di completa trasparenza.

La gestione degli archivi dei messaggi è particolarmente problematica nel caso in cui si utilizzino sistemi di gestione tradizionali

Utilizzando strumenti tradizionali di gestione della posta si rischia di dover archiviare in locale parte dei messaggi ricevuti e inviati, per liberare spazio all’interno della casella ed evitare di saturarla. I file PST che contengono i messaggi possono essere salvati in locale, ma sono generalmente piuttosto scomodi da navigare e rendono molto difficile rintracciare, in caso di necessità, un singolo messaggio, specie nel caso in cui sia necessario generare, nel tempo, diversi archivi, e non sia possibile stabilire con certezza in quale di essi è conservata la PEC di nostro interesse. Utilizzando un software di gestione delle PEC è possibile ovviare al problema, dal momento che in questo caso i messaggi non vengono scaricati in locale ma in uno spazio alternativo che rimane sempre accessibile e in cui è facile ritrovare ogni singolo messaggio, anche a distanza di tempo.

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