e sei alla ricerca di uno strumento che permetta alla tua azienda, al tuo studio professionale o alla tua organizzazione di gestire i messaggi PEC in maniera efficiente, PecOrganizer è la soluzione che fa per te.
PecOrganizer ti permette di creare un account personale per ogni dipendente coinvolto nella gestione dei flussi PEC aziendali. In questo modo ciascun dipendente potrà accedere alla casella PEC utilizzando credenziali univoche e di conseguenza tutte le operazioni svolte all’interno della casella saranno tracciate.
PecOrganizer, inoltre, agevola l’attività della tua organizzazione tramite una serie di funzioni pensate e sviluppate appositamente per ottimizzare i tempi di lavoro e favorire la presa in carico tempestiva di ogni singolo messaggio PEC.
Smistamento automatico delle mail
Con PecOrganizer, i messaggi indirizzati alla casella PEC possono essere smistati facilmente ai singoli dipendenti che dovranno prenderli in carico.
In questo modo:
- si minimizzano i tempi necessari per la lettura delle PEC
- si evita che i messaggi vengano letti da tante persone, non interessate alla loro gestione
- si riducono le perdite di tempo
Così facendo ogni dipendente riceverà solo ed esclusivamente i messaggi di sua competenza e potrà prenderli in carico in modo più tempestivo.
Limitazione dello spam interno
PecOrganizer, tramite il suo sistema di assegnazione e presa in carico consapevole delle PEC, permette di limitare l’inoltro autonomo dei messaggi da parte dei dipendenti. Quando un messaggio viene assegnato a uno dei dipendenti, infatti, quest’ultimo può compiere due diverse azioni: accettare la PEC oppure restituirla allo smistatore, dichiarando che il messaggio non è di sua competenza e richiedendo una nuova assegnazione. Il singolo dipendente non può, invece, provvedere in modo autonomo a inoltrare il messaggio a uno o più colleghi.
In questo modo:
- si riduce la creazione di spam interno
- si evita di generare traffico inutile
- si rende più efficiente il flusso di lavoro.
Limitare lo spam interno, inoltre, permette di gestire meglio il livello di occupazione della casella PEC e rende più semplici ed efficaci i backup, perché permette di non salvare messaggi duplicati.
Possibilità di impostare sistemi di alert e reminder
Con PecOrganizer è possibile gestire al meglio le tempistiche di presa in carico dei singoli messaggi PEC, impostando un sistema di notifiche relativo all’arrivo di messaggi all’interno della casella PEC e prevedendo alert che ricordano all’utente di prendere in carico i messaggi a lui assegnati. È possibile anche impostare un termine temporale entro cui il dipendente deve confermare di aver preso in carico il messaggio oppure comunicare allo smistatore di non poterlo trattare e richiedere quindi una nuova assegnazione. Se alla scadenza dell’intervallo di tempo stabilito il dipendente non ha svolto nessuna di queste azioni, riceve un reminder che lo invita a controllare la PEC e ad agire di conseguenza, limitando in questo modo il rischio di trascurare, perdere di vista o gestire in ritardo i messaggi.
Possibilità di impostare template predefiniti
Per rendere più rapido l’invio dei messaggi PEC è possibile salvare all’interno di PecOrganizer le firme dei diversi mittenti e i template di uso più frequente. In questo modo, al momento di inviare una nuova PEC si potrà contare su un repertorio di modelli già impostati, riducendo i tempi di lavoro e rendendo i vari messaggi PEC più uniformi e riconoscibili per i loro destinatari.
Semplificazione degli invii massivi
PecOrganizer permette di effettuare invii massivi, sfruttando al massimo le potenzialità della tua webmail. Se il provider che ospita la casella PEC prevede dei limiti di invio giornalieri, PecOrganizer provvede in modo automatico a mettere in coda i messaggi eventualmente non spediti e li invia autonomamente appena possibile, senza che sia necessario svolgere ulteriori azioni.
Ampia possibilità di personalizzazione
PecOrganizer è uno strumento flessibile che può essere adattato e personalizzato in funzione delle necessità dell’azienda che lo utilizza, come le modalità di lavoro, l’organizzazione interna, il numero di dipendenti che accedono alla casella e così via.
Vuoi gestire la tua casella PEC aziendale in modo sicuro, evitando perdite di tempo e rendendo più efficiente il lavoro dei tuoi collaboratori? PecOrganizer è il software che fa per te: contattaci e scopri tutte le sue potenzialità.
