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I rischi di un’errata gestione della PEC: un caso reale di cronaca

I rischi di un’errata gestione della PEC: un caso reale di cronaca

Un fatto di cronaca che ci insegna l'importanza di gestire correttamente le PEC e la necessità, per ogni azienda, di dotarsi di strumenti professionali e adeguati.

É notizia recente (18 Settembre 2014 – Fonte Padova Oggi) che un'azienda di Padova è stata dichiarata fallita in seguito ad un'errata gestione della PEC: l'azienda, infatti, non ha letto il messaggio PEC con la richiesta di fallimento inviata dal tribunale.


La vicenda, che assume contorni grotteschi, mette in luce molti errori da entrambi i lati: l'azienda non ha aperto il messaggio in quanto non era dotata di software per la firma digitale, mentre il tribunale di Padova ha inviato erroneamente il messaggio PEC senza allegati e il sistema utilizzato non ha verificato l'avvenuta ricezione del messaggio nella totalità dei suoi contenuti.
Ed è proprio su questo ultimo punto che si evince come sia imprescindibile per ogni azienda dotarsi di un software per la gestione delle PEC al fine di evitare i rischi dannosi di un'errata gestione.

In particolare l'utilizzo di un software come PecOrganizer, creato appositamente per gestire le PEC, avrebbe evitato la situazione in quanto consente:

  • la tracciatura automatica ad ogni messaggio degli esiti di consegna e lettura
  • la tracciatura e il controllo delle attività degli utenti eseguite sui singoli messaggi
  • l'archiviazione automatica delle ricevute in cartelle dedicate per facilitare la gestione
  • la visualizzazione grafica immediata e intuitiva dello stato di ogni messaggio: consegnato, aperto, scadenza risposta
  • la registrazione dei log con la cronologia di tutte le operazioni per agevolare il compito dell'amministratore di sistema
  • la creazione di regole smistamento dei messaggi per favorire i corretti flussi di lavoro interni all'azienda e il controllo degli amministratori

In conclusione ecco tre insegnamenti che ci insegna questo fatto di cronaca:

  1. La PEC è un documento ufficiale, la perdita o l'errata gestione di un messaggio PEC provoca danni come quello della vicenda sopra descritta.
  2. Le imprese che gestiscono più account e più messaggi PEC, hanno il dovere di conservare in modo corretto il proprio patrimonio documentale al fine di prevenire situazioni analoghe a questa e per poter tutelare i propri diritti.
  3. La digitalizzazione delle aziende e della Pubblica Amministrazione passa anche attraverso la dotazione di strumenti per la gestione della PEC come PecOrganizer.

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