PEC Manager, chi è il professionista che gestisce le PEC aziendali?

Qual è il ruolo del PEC Manager? Assicurarsi che tutte le comunicazioni di posta elettronica certificata siano gestite al meglio. Leggi l’articolo per scoprire quali competenze deve avere e come può proteggere l’azienda dai rischi di una gestione non adeguata dei messaggi PEC.

La gestione della Posta Elettronica Certificata in azienda sta diventando un argomento sempre più critico, che non può essere sottovalutato. Sono frequenti i casi in cui lo smarrimento o la mancata gestione di una PEC importante, persa fra mail ordinarie e notifiche, abbia causato all’azienda danni significativi, comprese perdite pecuniarie.

Nel tempo, le aziende hanno acquisito numerose caselle PEC sparse nei vari uffici. Ogni casella solitamente è in capo ad un ufficio: la segreteria gestisce le caselle PEC pubblicate in camera di commercio, l’ufficio acquisti gestisce la casella dedicata agli acquisti, l’ufficio legale gestisce la propria e così via.

La persona che consulta quotidianamente la PEC si limita quindi a inoltrare il messaggio in arrivo a destinatari interni che successivamente la ricevono e la consultano con i programmi di posta ordinaria, già invasi da messaggi mail. In mancanza di un software gestionale PEC dedicato, la situazione può diventare caotica.

In alcuni casi, per fare fronte a queste difficoltà, o dopo che si siano verificati eventi dannosi per l’azienda, viene incaricata una persona dell’area informatica per cercare di fare ordine e monitorare le caselle PEC.

Come risposta a questa complessa situazione, sta nascendo una nuova figura: il PEC Manager, che svolge il ruolo di responsabile di tutte le comunicazioni PEC all’interno dell’azienda.


PEC Manager: chi è?

Il PEC Manager è il responsabile incaricato della corretta gestione delle caselle PEC aziendali.
Si assicura che tutte le PEC siano gestite adeguatamente, semplificando il lavoro degli uffici e proteggendo l’azienda dalle conseguenze di una gestione inefficace, al fine di garantire la massima sicurezza di queste comunicazioni, che hanno un rilevante valore legale.

Il suo ruolo incluse i seguenti compiti:

  • censimento di tutte le caselle PEC
  • valutazione degli accessi e delle autenticazioni per ogni casella PEC
  • gestione delle credenziali secondo le politiche aziendali
  • archiviazione e conservazione dei messaggi (Per approfondire: Archiviazione e conservazione PEC: quali sono le differenze?)
  • corretto funzionamento delle caselle PEC nel tempo

Il PEC Manager di solito è una figura tecnico-informatica che si occupa della sicurezza dei sistemi di comunicazione aziendale e collabora a stretto contatto con la Direzione, il Compliance Manager, l’IT Manager e con il Data Protection Officer.


Vediamo, nel dettaglio, quali sono le competenze che deve avere un PEC Manager.

Ormai sappiamo che le soft skills sono le competenze relazionali, emotive e sociali, come ad esempio la capacità di comunicare efficacemente, il problem solving o la gestione del tempo, mentre le hard skills sono le abilità tecniche e specifiche del lavoro, come ad esempio la padronanza tecnica dei software, o la conoscenza delle normative del settore.

Il PEC Manager è un ruolo che, al pari di altri ruoli al vertice aziendale, richiede competenze e conoscenze multidisciplinari, racchiuse all’interno di entrambe le tipologie di skills:

  • comunicative: capacità di coordinare e comunicare al meglio con i responsabili degli uffici aziendali che hanno una casella PEC dedicata
  • organizzative: conoscenza dei processi organizzativi che vengono attivati alla ricezione o invio di una PEC
  • tecniche: implementazione di autenticazione a due fattori, identificazione dei soggetti preposti
  • normative: conoscenza delle normative italiane ed europee del settore, quali validità legale di una PEC, modalità e validità di un recapito certificato nel contesto italiano ed europeo, etc. (Per approfondire: PEC Europea: cosa cambia con il passaggio dalla PEC alla REM?)

Essendo lo spettro di competenze così ampio, il PEC Manager può essere individuato nell’ambito IT, amministrativo o legale. È importante ricordare che pur facendo capo ad una persona specifica, il PEC Manager collabora con altri reparti quali la Direzione, il Compliance Manager, l’IT Manager e il Data Protection Officer.

 

Il ruolo del PEC Manager

Oggi la responsabilità della gestione delle raccomandate PEC aziendali non è esplicitata con chiarezza.

Le aziende hanno spesso molteplici caselle PEC, usate per scopi diversi. Alcune sono ufficiali (caselle pubblicate in camera di commercio o comunicate ad enti specifici), altre invece sono a servizio di funzioni e di attività dipartimentali specifiche (caselle per comunicare con fornitori, per trasmettere comunicazioni contabili, amministrative, etc.).

Il traffico generato dalle caselle PEC, nella maggior parte dei casi, non ha un punto di raccordo centralizzato. Di conseguenza diventa difficile monitorare le caselle PEC in maniera adeguata, non riuscendo così a garantire la piena tutela dell’interesse aziendale.

Attualmente, le comunicazioni che avvengono tramite il canale PEC garantiscono una maggiore ufficialità, anche in termini legali. Tuttavia, se da un lato per le comunicazioni in uscita questo canale protegge gli interessi aziendali, dall’altro per le comunicazioni in ingresso amplifica le conseguenze di una gestione non corretta (come nel caso di una PEC aperta dalla persona sbagliata, gestita oltre i termini di tempo, o persa fra le mail ordinarie).

Fintanto che le aziende non formalizzano un incarico volto ad organizzare e monitorare le attività intorno ai messaggi PEC, il canale PEC rappresenta più un rischio che un’opportunità.

Un PEC Manager assicura che le comunicazioni via PEC, che hanno valore legale, siano gestite correttamente, riducendo i rischi per l’azienda causati da errori e perdite di informazioni importanti.

È necessario sottolineare infine come le recenti evoluzioni del contesto normativo italiano ed europeo in tema di sicurezza dei dati, gestione dell’identità digitale e validità del recapito certificato (Digital Wallet, eIDAS 2.0, GDPR, etc.), obbligano le aziende a gestire il canale PEC con metodologie, processi e ruoli del tutto analoghi a quelli degli altri servizi aziendali che implicano una gestione tecnologica, normativa ed organizzativa (come nel caso della conservazione digitale a norma o della GDPR).


Il ruolo dell’AI nella gestione delle PEC e l’importanza del fattore umano

Il PEC Manager potrà avvalersi di strumenti tecnologici per meglio organizzare gli archivi PEC aziendali e trasferire i processi di smistamento e verifica da ambienti di produttività individuale (client di posta) a software gestionali veri e propri.

In questo scenario l’Intelligenza Artificiale (AI) può rappresentare un importante contributo tecnologico per estrapolare dalle comunicazioni PEC gli elementi utili ad aiutare l’interazione tra la PEC e i suoi destinatari aziendali (come nel caso di scenari di smistamento automatico).

Tuttavia, poiché la PEC è una raccomandata elettronica a valore legale, delegare esclusivamente agli algoritmi le logiche gestionali espone l’azienda a dei rischi. È possibile che l’algoritmo non sia in grado di interpretare il linguaggio umano e che una PEC importante venga gestita in maniera impropria.

Prendiamo ad esempio il caso in cui una PEC contenga un testo formale e cordiale nel quale però il mittente stia comunicando di intentare una causa all’azienda. L’algoritmo potrebbe non essere pronto ad interpretare a pieno la gravità del contenuto del messaggio!

Il ruolo umano nella gestione dello smistamento e della verifica delle PEC aziendali al momento rimane insostituibile, non solo per garanzia di efficacia, ma anche per garanzia di gestione delle responsabilità.

 

Software per la gestione delle PEC

Un PEC Manager, che sia una figura dedicata in azienda oppure un IT manager al quale è stato affidato anche questo ruolo, ha in ogni caso bisogno di una soluzione tecnologica che supporti e renda più semplice il proprio ruolo.

L’uso di strumenti come PecOrganizer permette al PEC Manager di gestire centralmente le caselle PEC, migliorando l’efficienza e la sicurezza.


Conclusioni

La Posta Elettronica Certificata è uno strumento sempre più importante nelle aziende. Tuttavia, spesso la sua gestione è caotica e poco organizzata, comportando notevoli rischi, quali la perdita di comunicazioni aventi valore legale. Per questi motivi, nasce l’esigenza di una nuova figura professionale, il PEC Manager.

Si tratta di un professionista con competenze tecniche dedicate, che deve poter contare su strumenti tecnologici adeguati, come PecOrganizer, in modo da poter garantire una gestione efficiente e sicura delle comunicazioni certificate.

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