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Il timing ideale per la gestione delle PEC aziendali

Il timing ideale per la gestione delle PEC aziendali

Quando si parla di gestione corretta dei messaggi PEC il fattore tempo ricopre sempre un ruolo fondamentale. I messaggi di posta elettronica certificata contengono spesso informazioni che devono essere trattate in modo tempestivo e, per evitare di perdere scadenze o dover gestire situazioni in emergenza, è necessario che nessuna PEC venga trascurata o dimenticata.

Ma qual è il timing ideale per la lettura dei messaggi PEC? E come valutare al meglio questo aspetto quando si sceglie il software ideale per la gestione delle proprie caselle PEC aziendali?
Vediamolo insieme.

Le tempistiche ideali per la lettura della PEC

La questione delle tempistiche di lettura delle PEC è strettamente correlata al valore legale dei messaggi inviati tramite posta elettronica certificata. Sappiamo bene, infatti, che una PEC equivale in tutto e per tutto a una raccomandata con ricevuta di ritorno, e che, una volta consegnato il messaggio di posta elettronica certificata, il mittente entra in possesso delle relative ricevute di consegna e accettazione.

Cosa succede, a questo punto, se il destinatario del messaggio non apre la casella PEC o non legge una o più comunicazioni? La legge e vari pronunciamenti della Corte di Cassazione sono, a questo proposito, molto chiari: è responsabilità del titolare della PEC accedere alla sua casella in tempo utile per la lettura dei messaggi, perché nel momento in cui il mittente riceve la conferma di avvenuta consegna della PEC la comunicazione si ritiene completa, valida e conosciuta dal suo destinatario. Se quest’ultimo non la legge o non la legge in tempo utile le eventuali conseguenze negative ricadono esclusivamente su di lui.

Per questa ragione è fondamentale controllare la casella PEC, in particolar modo se si tratta di una casella PEC aziendale, con frequenza almeno quotidiana, in modo da non perdere alcuna comunicazione e non accumulare nella casella una grande quantità di messaggi che attendono di essere presi in carico, dal momento che questo provocherebbe inevitabilmente ritardi nella gestione. 

L’importanza di una rapida presa in carico dei messaggi PEC non implica, però, che la casella vada controllata 24 ore su 24 e 7 giorni su 7: come per le mail ordinarie, anche nella gestione dei messaggi PEC si tiene solitamente conto di quelli che sono i normali “tempi di riposo”, per cui un messaggio inviato di notte o durante un giorno festivo non potrà essere letto e gestito prima della ripresa dell’attività lavorativa, anche se la sua data e il suo orario di invio resteranno sempre quelli riportati nella ricevuta in possesso del mittente, non quelli dell’effettiva apertura della PEC da parte del destinatario.

Alert e reminder evitano le dimenticanze e semplificano la gestione delle PEC

Il fattore tempo, come abbiamo visto, è fondamentale per gestire in modo corretto i messaggi PEC, e i software di gestione delle PEC forniscono un concreto aiuto per aiutare le aziende a non dimenticare alcuna comunicazione e a trattare in modo tempestivo tutti i messaggi in ingresso nella loro casella.

Software di questo tipo permettono di:

  • Smistare in modo efficace le mail ai diversi dipendenti che dovranno gestirle, favorendo la loro presa in carico tempestiva.

  • Indicare una data e un orario entro cui la persona a cui è stata assegnata la PEC deve comunicare la presa in carico o la restituzione del messaggio allo smistatore. Se il destinatario non compie nessuna di queste azioni entro la scadenza prevista, il software invia automaticamente un reminder invitando il destinatario a fornire una risposta.

  • Impostare un sistema di alert che, nel momento in cui il destinatario riceve un nuovo messaggio PEC, invia a quest'ultimo una mail di notifica nella casella di posta elettronica ordinaria. Volendo, è possibile anche impostare veri e propri alert di escalation, che scattano in modo automatico nel momento in cui la persona non accede alla casella PEC per un certo periodo di tempo o non prende in carico il messaggio dopo un numero predefinito di ore. In questo modo, dimenticare di accedere alla casella per molti giorni o perdere di vista un messaggio diventa molto più difficile. 

Gestione automatizzata delle ricevute: una garanzia per l’azienda

La presa in carico tempestiva dei messaggi PEC in entrata è fondamentale per operare in modo efficiente e sicuro, ma il fattore tempo ricopre un ruolo importante anche per i messaggi PEC in uscita. Se la PEC che stiamo inviando riguarda la partecipazione a un bando di gara con una precisa scadenza, ad esempio, è importante avere la certezza che il messaggio sia stato inviato nei tempi previsti, e l’unica conferma in questo senso arriva dalla ricezione delle ricevute di consegna e accettazione della PEC. Data l’importanza delle ricevute, risulta molto utile dotarsi di un software di gestione delle PEC che consenta la riconciliazione automatica dei messaggi di ricevuta con la PEC che li ha originati: questo permette di risparmiare tempo, ma fornisce anche la garanzia che i messaggi siano stati inviati nei tempi stabiliti, tutelando al meglio l’azienda.

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