Oggi le comunicazioni aziendali viaggiano quasi esclusivamente in via digitale. In questo contesto, la PEC (Posta Elettronica Certificata) rappresenta il canale ufficiale più sicuro e legalmente riconosciuto. Ma la sua affidabilità non dipende soltanto dalla ricevuta di consegna o dalla certificazione del mittente: il vero cuore della sicurezza è la crittografia, la tecnologia che trasforma i dati in un codice indecifrabile e garantisce che nessuno, se non il destinatario, possa leggerli.

Con l’arrivo della PEC europea (REM), la crittografia diventerà ancora più importante. Sarà infatti la base su cui costruire un sistema di comunicazioni certificate interoperabile in tutta Europa, capace di offrire la stessa protezione a imprese e pubbliche amministrazioni di qualsiasi Paese membro. In questo articolo approfondiamo cos’è la crittografia, perché è indispensabile per la sicurezza delle PEC aziendali e come garantire che resti sempre efficace.

Cos’è la crittografia nella PEC e come funziona

La crittografia è un processo che trasforma i messaggi in un linguaggio cifrato, comprensibile solo a chi possiede la chiave di decodifica. Nella PEC aziendale, questo sistema è ciò che assicura che le informazioni non possano essere lette, copiate o modificate da soggetti non autorizzati.
Quando un messaggio viene inviato tramite PEC, i dati vengono “chiusi” all’interno di un involucro digitale sicuro: solo il destinatario può aprirlo, grazie a una chiave univoca di decrittazione.

Il sistema utilizza protocolli di sicurezza comeTLS e S/MIME, che proteggono il canale di trasmissione e i file allegati. Allo stesso tempo, la firma digitale del mittente certifica la sua identità e garantisce che il contenuto del messaggio non sia stato alterato dopo l’invio. In questo modo, la crittografia diventa un sigillo elettronico che conferisce al messaggio PEC valore legale e integrità assoluta.

In sostanza, la crittografia rende una PEC molto più di un semplice messaggio: la trasforma in una comunicazione certificata e inviolabile, una prova digitale che tutela l’azienda e i suoi interlocutori.

In pratica, la crittografia nella PEC garantisce che:

• il messaggio non sia stato alterato (integrità),
• il mittente sia autentico (autenticità),
• solo il destinatario possa leggerlo (riservatezza).

Perché la crittografia è fondamentale nella PEC aziendale

All’interno di un’azienda, la sicurezza della PEC non è solo una questione tecnica, ma una garanzia di continuità operativa, di conformità normativa e di tutela di immagine e affidabilità. Le caselle PEC custodiscono ogni giorno contratti, fatture, documenti sensibili e comunicazioni legali. La perdita o la violazione anche di un solo messaggio può avere conseguenze economiche e legali molto rilevanti.

La crittografia PEC protegge questi flussi comunicativi, assicurando che le informazioni non vengano intercettate o manipolate. Inoltre, permette all’azienda di rispettare gli obblighi imposti dal GDPR e dalla Direttiva NIS2, che richiedono l’adozione di misure tecniche idonee alla protezione dei dati. Ma il suo valore va oltre la compliance: garantire la riservatezza e l’integrità delle comunicazioni significa preservare la fiducia dei clienti, dei partner e dei dipendenti.

In un’epoca in cui le minacce informatiche sono sempre più sofisticate, la crittografia è lo strumento che difende il cuore pulsante dell’impresa: le informazioni. È ciò che consente di mantenere il controllo sulle prove legali e di dimostrare, in caso di contenziosi, che i dati non sono stati alterati o divulgati.

Crittografia e REM: cosa cambia con la PEC europea

La PEC europea (REM – Registered Electronic Mail) rappresenta un’evoluzione strutturale rispetto alla PEC italiana. Il suo obiettivo è garantire un sistema unico di comunicazioni elettroniche certificate a livello europeo, conforme agli standard del regolamento eIDAS 2.0.
In questo nuovo scenario, la crittografia diventa obbligatoria: ogni messaggio REM dovrà essere cifrato end-to-end, firmato digitalmente e conservato in modo conforme agli standard di sicurezza europei.

La crittografia non solo protegge il contenuto, ma consente anche l’interoperabilità tra Paesi. Una PEC inviata dall’Italia, ad esempio, dovrà poter essere ricevuta e verificata con lo stesso livello di garanzia da un destinatario in Francia o in Germania. La sicurezza PEC diventa quindi una lingua comune, basata su criteri di fiducia, autenticità e tracciabilità condivisi in tutta l’Unione Europea.

Per approfondire le novità introdotte dalla REM, puoi leggere il nostro articolo dedicato: PEC Europea REM: cosa cambia.

Le minacce informatiche che la crittografia PEC blocca

Virus, malware, phishing e man-in-the-middle: sono solo alcune delle minacce da cui la crittografia protegge le PEC aziendali.

Tra i principali rischi che vengono neutralizzati:

• Intercettazione dei messaggi: la crittografia impedisce a soggetti esterni di leggere i contenuti durante la trasmissione.
• Alterazione dei documenti: garantendo l’integrità del messaggio, la crittografia impedisce modifiche fraudolente dopo l’invio.
• Falsificazione dell’identità: la firma digitale associata al messaggio certifica il mittente e ne impedisce la contraffazione.
• Attacchi di phishing PEC: grazie alla verifica dei certificati digitali, è possibile riconoscere i tentativi di spoofing e di invio fraudolento.

Le aziende che non utilizzano soluzioni crittografate espongono i propri sistemi a violazioni di sicurezza, furti di dati e danni reputazionali.

Come garantire la crittografia nelle PEC aziendali

Garantire la crittografia all’interno delle PEC aziendali non significa solo utilizzare strumenti sicuri, ma adottare un approccio globale alla gestione delle comunicazioni. La sicurezza deve essere parte integrante della strategia aziendale, dalla scelta dei fornitori ai processi interni.

Un software gestionale PEC avanzato come PecOrganizer rappresenta una soluzione efficace per mantenere alti standard di protezione. Grazie alla crittografia end-to-end integrata, il sistema consente di centralizzare la gestione delle caselle, controllare gli accessi e archiviare i messaggi in modo sicuro e conforme alla legge. L’autenticazione a due fattori e il monitoraggio delle attività garantiscono che ogni operazione sia tracciata e attribuibile.

Infine, da non dimenticare la formazione del personale, un tassello fondamentale. Gli utenti devono necessariamente essere informati e formati circa i rischi e delle buone pratiche legate alla gestione delle PEC, perché anche il sistema più sicuro può diventare vulnerabile se utilizzato in modo improprio o inconsapevole.
Con un approccio strutturato e strumenti adeguati, la crittografia può davvero diventare la spina dorsale della sicurezza digitale aziendale, preparando le imprese alla transizione verso la PEC europea e le sue nuove regole di interoperabilità.