Le 7 sfide più comuni di un PEC Manager (e come superarle)

Il PEC Manager rappresenta una figura professionale altamente specializzata nel panorama della digitalizzazione aziendale italiana. Non è semplicemente un gestore di caselle PEC, ma un vero e proprio punto di riferimento della comunicazione digitale e della compliance normativa.

Questo professionista svolge un ruolo cruciale che si colloca all’intersezione tra compliance legale, sicurezza informatica e ottimizzazione dei processi aziendali. Il suo obiettivo principale è garantire che ogni comunicazione elettronica certificata risponda a tre requisiti fondamentali: validità legale, tracciabilità e sicurezza.

 

Il PEC Manager: un ruolo professionale strategico

La gestione delle caselle PEC aziendali richiede profonda comprensione delle dinamiche organizzative interne, lungimiranza e praticità (in termini sia strategici sia operativi).

Nelle aziende meglio strutturate, il ruolo del PEC Manager viene assegnato per rispondere ad esigenze concrete e specifiche:

• Mappare tutti i flussi comunicativi e identificare i punti critici nel processo di gestione della Posta Elettronica Certificata, predisponendo soluzioni che garantiscano sia la conformità normativa che l’efficienza operativa.

• Implementare i protocolli di sicurezza – non solo proteggendo i dati, ma creando un ecosistema digitale in grado di resistere a potenziali minacce informatiche e garantire l’integrità delle comunicazioni aziendali.

• Archiviare e conservare le PEC a norma di legge: ogni documento deve infatti essere non solo correttamente conservato, ma anche facilmente recuperabile, mantenendo nel tempo la sua validità legale e il suo valore informativo.
  
  

Ma quali sono le sfide quotidiane di un PEC Manager?

1. Navigare nel labirinto legislativo

Le normative italiane in materia di PEC rappresentano un labirinto legislativo in continua evoluzione. Il PEC Manager deve essere un vero e proprio esperto giuridico-informatico, aggiornato e capace di interpretare e applicare le normative in tema di comunicazioni digitali.

Quali sono i principali documenti che un PEC Manager deve consultare?

• Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD): non è solo un insieme di regole, ma un complesso sistema che ridisegna i processi comunicativi della Pubblica Amministrazione e delle imprese. Comprendere questo documento significa padroneggiare un linguaggio tecnico-giuridico estremamente specializzato.

• Linee guida AGID. Non basta conoscerle; occorre saperle interpretare e (soprattutto) applicare concretamente nei diversi contesti aziendali.
  Ogni settore ha sue specificità, e richiede approcci differenziati. Le linee guida sulla conservazione digitale aggiungono un ulteriore strato di complessità: non si tratta solo di archiviare, ma di garantire l’immodificabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti per periodi anche molto lunghi.

• GDPR – Regolamento generale sulla protezione dei dati, che ha introdotto principi di protezione dei dati personali trasversali a tutti questi aspetti: oggigiorno è infatti richiesta una visione sistemica e dinamica della privacy applicata alla gestione documentale.
  
  

2. Garantire la sicurezza dei dati

La sicurezza digitale è diventata una vera e propria disciplina strategica per le aziende. Il PEC Manager, insieme al Privacy Manager, si configura come il principale architetto di questa sicurezza, dovendo predisporre difese su molteplici livelli (per approfondire leggi il nostro articolo Privacy Manager e PEC Manager: i guardiani del castello).

Uno degli strumenti più efficaci che deve essere a disposizione del PEC Manager è la possibilità di gestire gli accessi alle caselle PEC.
A questo scopo, non basta più la tradizionale password, servono sistemi di verifica che combinino elementi diversi.  L’autenticazione multifattoriale è uno degli strumenti più sicuri per prevenire accessi non autorizzati e mettere così al sicuro tutti i dati sensibili contenuti all’interno delle PEC

Non solo: un altro strumento a supporto dell’attività di monitoraggio del PEC Manager è il tracciamento di ogni singola azione all’interno dei sistemi PEC, che permette di ricostruire ex-post eventuali tentativi di intrusione. Ogni click, ogni accesso, ogni modifica devono essere registrati con precisione millimetrica, creando un registro di attività inconfutabile.

La prevenzione degli attacchi informatici richiede un approccio proattivo e dinamico: non ci si può limitare a predisporre difese statiche, ma occorre un sistema di monitoraggio continuo in grado di rilevare e neutralizzare minacce emergenti in tempo reale. Per consigli approfonditi su come proteggere le PEC aziendali, leggi il nostro articolo Cybersecurity e NIS2: Proteggere le Comunicazioni Aziendali.

3. Gestire volumi elevati di comunicazioni

La mole di PEC nelle caselle delle grandi aziende raggiunge dimensioni che sfidano le capacità di gestione tradizionali: parliamo di migliaia di comunicazioni certificate giornaliere che devono essere classificate, archiviate e rese immediatamente fruibili.

La classificazione automatica diventa quindi un elemento strategico di cui il PEC Manager deve prendersi carico. Per le grandi aziende non è sostenibile un’archiviazione manuale: servono sistemi capaci di categorizzare istantaneamente i messaggi secondo criteri predefiniti, e un approccio di questo tipo consente di monitorare tutte le comunicazioni senza perdere evidenza dello stato di gestione di ogni singola PEC.

In più, ogni messaggio può contenere documenti ufficiali. La gestione degli allegati rappresenta un ulteriore livello di complessità: ogni file deve essere non solo conservato, ma verificato nella sua integrità, classificato e reso immediatamente fruibile secondo le normative vigenti. L’ottimizzazione dello storage diventa quindi una sfida tecnologica cruciale, che richiede software gestionali sofisticati e specializzati.

L’efficienza di archiviazione si misura facilmente sulla rapidità di recupero delle informazioni. Un documento certificato deve poter essere rintracciato in pochi secondi, a prescindere dal suo periodo di conservazione; questo richiede architetture di storage performanti e logiche di indicizzazione avanzate.

4. Integrare i sistemi gestionali

L’interoperabilità rappresenta la vera sfida all’interno di ciascuna realtà aziendale: il PEC Manager si troverà ad architettare ponti comunicativi tra sistemi spesso concepiti con logiche e tecnologie differenti – un’operazione paragonabile a costruire un sistema di canali tra città con infrastrutture molto diverse fra loro.

I sistemi gestionali aziendali sono organismi complessi, ciascuno con propri protocolli, linguaggi e modalità di archiviazione. Mettere in dialogo questi sistemi richiede una competenza che va oltre la mera conoscenza tecnica: serve una visione strategica che sappia tradurre le esigenze di ogni area aziendale in un linguaggio comune.

Gli strumenti utilizzati in azienda devono poter comunicare facilmente con i sistemi gestionali PEC, permettendo al personale di lavorare in modo fluido e sicuro, senza dover navigare tra interfacce diverse e potenzialmente complesse. Risulta quindi fondamentale integrare i sistemi ERP ai software gestionali PEC, consentendo un flusso trasparente delle informazioni certificate, senza rallentamenti o punti di possibile dispersione dei dati.
Ogni interruzione può tradursi in un potenziale rischio per l’intera catena documentale.

5. Formare il Team di lavoro

La formazione nel mondo digitale non è più un evento periodico, ma un processo continuo di adattamento e aggiornamento. Il PEC Manager diventa così un vero e proprio “regista” della cultura digitale aziendale, chiamato a trasformare conoscenze tecniche in comprensione diffusa nell’ecosistema aziendale.

Organizzare corsi di aggiornamento significa progettare percorsi formativi che vadano oltre la mera trasmissione di nozioni tecniche. L’obiettivo è sviluppare una mentalità critica verso gli strumenti digitali, un approccio consapevole alla gestione delle comunicazioni certificate.

I manuali operativi non possono più essere documenti statici, ma devono evolversi come organismi dinamici per adattarsi rapidamente ai cambiamenti normativi e tecnologici: ogni pagina deve essere uno strumento pratico che trasforma la complessità tecnica in operatività quotidiana.

Sviluppare una cultura aziendale della sicurezza digitale significa seminare una consapevolezza che va oltre il singolo strumento: ogni dipendente deve percepirsi come un guardiano attivo della sicurezza informatica.
Le sessioni di training periodiche (in teoria) dovrebbero coinvolgere tutti i livelli aziendali, dalla direzione agli operatori di front-line: solo una formazione trasversale può garantire l’adozione di comportamenti uniformi e consapevoli nella gestione delle comunicazioni certificate.

6. Conservare a norma le PEC

La conservazione digitale è molto più di un semplice archivio (approfondisci qui: Archiviazione e conservazione PEC: quali sono le differenze?); è una vera e propria macchina del tempo giuridica, capace di garantire l’esistenza legale di un documento attraverso gli anni, preservandone integrità e valore probatorio. Il PEC Manager si occupa di garantire e proteggere nel tempo il valore legale delle informazioni contenute all’interno delle PEC.

L’integrità dei documenti deve essere garantita non solo nella sua forma iniziale, ma anche nella sua leggibilità futura. Questo significa prevedere formati che possano essere aperti anche tra decenni, strategie di migrazione dei dati e sistemi di verifica continua.
Una delle strategie che può adottare il PEC Manager è introdurre un sistema di metadati avanzato volto ad archiviare e conservare le PEC in modo razionale e sistematico. Grazie ad una corretta classificazione dei messaggi certificati, ogni informazione diventa certificata, tracciabile e facilmente reperibile.

7. Ottimizzare i processi

L’ottimizzazione dei processi nel mondo delle comunicazioni certificate è un’arte che combina efficienza tecnologica e strategia organizzativa. Non si tratta solo di velocizzare, ma di ripensare radicalmente i flussi di lavoro.
Ridurre i tempi di gestione significa implementare sistemi di automazione intelligente che possano gestire routine documentali senza intervento umano. Algoritmi di machine learning possono classificare, smistare e archiviare documenti con una precisione ormai superiore all’operatore umano, consentendo dunque una incisiva riduzione di errori che derivano dal lavoro manuale.

In quest’ottica, il PEC Manager deve occuparsi di configurare workflow automatici in cui ogni passaggio può essere programmato e ogni eccezione può essere gestita da sistemi di intelligenza artificiale.
Questo metodo di lavoro consente anche di generare una reportistica avanzata, uno strumento di fondamentale importanza per monitorare i flussi dei messaggi e delle informazioni.

Se le sfide descritte risuonano con le tue esigenze aziendali, è giunto il momento di incaricare in azienda un PEC Manager di fiducia e dotarlo di un software gestionale avanzato.