La PEC è una forma di comunicazione certificata che permette di attribuire a un messaggio di posta elettronica lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno.
Quando si parla di posta elettronica certificata spesso si confondono due concetti simili, ma differenti: l’archiviazione e la conservazione delle PEC.
Quali sono le differenze?
E perché è importante conoscerle?
Iniziamo con il dire che l’archiviazione e la conservazione delle PEC sono due strategie gestionali con finalità diverse: l’archiviazione serve a garantire l’accesso ai documenti alle persone autorizzate mentre la conservazione garantisce l’immodificabilità nel tempo di documenti a valore legale.
L’archiviazione
I documenti cartacei di solito vengono organizzati in raccoglitori e in armadi per poter essere consultati dal personale dell’ufficio che li ha creati. In questo caso l’ordinamento è fondamentale perché per trovare un determinato documento è necessario consultare e sfogliare il corrispettivo raccoglitore.
In modo analogo i documenti nati digitalmente devono essere archiviati per poter essere facilmente ricercabili e condivisibili.
L’archiviazione è quindi il processo di memorizzazione di un documento digitale in un archivio elettronico virtuale che di solito viene organizzato seguendo le stesse logiche usate per gli archivi cartacei.
Un archivio elettronico è quindi organizzato in armadi virtuali, faldoni virtuali, fascicoli virtuali, raccoglitori virtuali.
Per poter essere archiviato un documento elettronico deve essere categorizzato. La categorizzazione consiste nell’assegnazione di metadati (chiamati anche indici) che variano in funzione della tipologia del documento in questione.
I metadati sono fondamentali per:
- ricercare i documenti i modo agile
- distribuire i documenti e impostare i workflow (>>Workflow aziendali o flussi di lavoro: cosa sono?)
- definire le regole di accesso e le autorizzazioni dei profili
Il software di archiviazione è l’assistente virtuale che aiuta il personale aziendale a popolare gli archivi elettronici (anche importando automaticamente i documenti da altri software) e a ricercare i documenti di loro competenza in modo semplice e rapido.
Nel caso specifico delle PEC vengono utilizzati i metadati tipici delle mail e in generale tutti i metadati utili all’organizzazione per contestualizzare la posta elettronica certificata nei processi aziendali e nel dialogo tra i vari uffici. Quindi oltre a considerare le informazioni su mittente, oggetto e messaggio, la PEC può essere archiviata considerando metadati quali l’ufficio di competenza, la tipologia di messaggio, la data di scadenza ecc.
La conservazione
La conservazione digitale invece è l’insieme di attività, tecnologie e processi finalizzati ad assicurare la validità legale e la leggibilità dei documenti informatici nel tempo.
A differenza dell’archiviazione che può essere perseguita con software con caratteristiche molto variabili tra loro (sia italiani che esteri), la conservazione implica l’utilizzo di soluzioni informatiche precise e prevede il coinvolgimento di figure ben definite.
Le figure coinvolte nel processo di conservazione digitale sono:
- Il titolare dell’oggetto della conservazione digitale: è il soggetto obbligato alla conservazione dei documenti ed è responsabile del contenuto dei documenti.
- Il produttore dei pacchetti di versamento (PDV): è il soggetto responsabile della creazione e del trasferimento del pacchetto di versamento al sistema di conservazione.
- Il responsabile della conservazione: è la figura che definisce e attua le politiche complessive e governa il processo di conservazione digitale.
- Gli utenti autorizzati: coloro che possono richiedere al sistema di conservazione l’accesso per la consultazione dei documenti.
Anche il software per realizzare il processo di conservazione deve avere caratteristiche ben precise e in linea con la normativa italiana.
Poiché come abbiamo visto la conservazione richiede competenze specialistiche, in Italia si sono affermati degli operatori specializzati che offrono il servizio di conservazione in outsourcing: i conservatori.
PecOrganizer nel processo di archiviazione e conservazione
PecOrganizer, il nostro software per la gestione semplice e sicura dei flussi PEC aziendali, offre le funzioni che permettono di archiviare centralmente il traffico delle PEC di caselle di operatori diversi (Aruba, Infocert, Postecom ecc.).
Gli archivi PEC sono lo strato organizzativo in cui l’azienda può configurare le regole di archiviazione, ricerca e distribuzione per approvazione. I profili autorizzativi e le funzioni di monitoraggio garantiscono che le PEC siano smistate correttamente e le funzioni di lettura facilitata rendono semplice la visualizzazione del contenuto della PEC e lo stato di recapito di un messaggio.
Dallo strato di archiviazione di PecOrganizer è possibile avviare il processo di conservazione che viene erogato dai conservatori.
Dagli archivi PEC è possibile pianificare export periodici di pacchetti di messaggi di posta elettronica certificata che vengono resi disponibili ai servizi di conservazione (via SFTP o via webservices).
PecOrganizer dispone di connettori ai più diffusi sistemi di conservazione che consentono di:
- inviare le PEC ai conservatori
- ricevere gli avvisi sull’avanzamento del processo di conservazione
- visualizzare a fianco di ogni messaggio PEC quale sia lo stato di conservazione
- recuperare, in alcuni casi, direttamente dal messaggio PEC la sua copia conservata legalmente
