Ogni giorno i collaboratori e i dipendenti delle aziende gestiscono flussi PEC aziendali considerevoli: leggono, smistano, rispondono e archiviano i messaggi dedicando a queste operazioni una grande quantità di tempo.
A tal proposito ricordiamo che i messaggi di posta elettronica certificata hanno valore legale equivalente a quello di una raccomandata con ricevuta di ritorno, per questo motivo devono essere gestiti con massima attenzione e cura perché un messaggio errato o non preso in carico può avere conseguenze importanti per l’azienda.
Inoltre, in molti casi i messaggi PEC contengono informazioni che devono essere trattate in modo tempestivo: i messaggi quindi non solo non devono essere né trascurati né dimenticati, ma devono essere presi in carico rispettando le corrette tempistiche.
L’invio massivo
Capita spesso che un collaboratore si trovi a dover inviare uno stesso messaggio PEC a più destinatari.
Senza un adeguato software gestionale PEC il collaboratore dovrà dedicare a questa operazione molto tempo e soprattutto molta attenzione. Inoltre, potrà riscontrare diverse difficoltà nel corso dell’iter di gestione.
Vediamo insieme le 4 difficoltà che si riscontrano con più frequenza quando si invia massivamente un messaggio PEC senza un software di gestione adeguato.
1. La modalità di invio del messaggio
La prima difficoltà riguarda la modalità di invio del messaggio. Senza un apposito gestionale PEC il collaboratore potrà inviare il messaggio di posta elettronica certificata in due modi. La prima opzione è di inviare lo stesso messaggio singolarmente a ciascun destinatario ripetendo la stessa operazione n volte quanti sono i destinatari, mentre la seconda opzione è di inviare il messaggio una sola volta inserendo nel campo destinatario gli indirizzi di tutte le persone coinvolte.
La prima opzione è senza dubbio corretta, ma richiede una grande quantità di tempo perché ogni messaggio deve essere inviato singolarmente e in caso di tanti destinatari l’operazione può richiedere parecchio tempo.
La seconda opzione, invece, è senza dubbio più immediata perché in questo caso il messaggio viene inviato contemporaneamente a tutti i destinatari e basterà quindi compiere l’azione una sola volta. Questa opzione però non è corretta perché con la posta elettronica certificata non è possibile utilizzare il campo copia conoscenza nascosta (ccn), ma solo il campo copia conoscenza (cc). In questo modo gli indirizzi dei destinatari rimarranno visibili a tutti: ogni persona che riceverà il messaggio infatti potrà leggere gli indirizzi mail delle altre persone che riceveranno lo stesso contenuto.
2. La riconciliazione dei messaggi di avvenuta consegna e accettazione
La seconda difficoltà riguarda la riconciliazione dei messaggi di avvenuta accettazione e avvenuta consegna.
Sappiamo che per ogni messaggio PEC inviato riceviamo nella posta in entrata due messaggi: quello di avvenuta accettazione, che conferma la presa in carico del messaggio da parte del sistema, e quello di avvenuta consegna, che conferma l’avvenuta consegna del messaggio nella casella PEC del destinatario.
Se inviamo uno stesso messaggio PEC a più destinatari, indipendentemente dalla modalità di invio, possiamo facilmente immaginare la confusione che si crea nel giro di poco tempo nella posta in arrivo proprio perché per ogni messaggio inviato ne riceveremo due nella posta in entrata. A questo punto diventa difficile e noioso ritrovare e abbinare i messaggi di avvenuta consegna e accettazione al corrispettivo messaggio inviato.
3. L’invio dell’allegato
La terza difficoltà riguarda l’invio dell’allegato. Può capitare infatti che uno stesso messaggio PEC debba essere inviato a destinatari multipli e che al corpo del messaggio debba essere allegato un file.
L’invio dell’allegato può ulteriormente complicare e allungare l’iter di gestione perché si possono presentare due diversi scenari: nel primo scenario tutti i destinatari devono ricevere lo stesso allegato, nel secondo scenario tutti i destinatari devono ricevere lo stesso messaggio PEC con un allegato unico e personalizzato.
Nel caso in cui tutti i destinatari debbano ricevere lo stesso allegato la modalità di invio può essere selezionata tra le due descritte sopra: si potrà quindi scegliere di inviare lo stesso messaggio n volte quanti sono i destinatari ricordandosi prima di ogni invio di allegare il documento in questione oppure si potrà scegliere di utilizzare il campo copia conoscenza (cc) e inviare lo stesso messaggio a tutti i destinatari con una sola azione allegando il documento prima dell’invio. In questo caso tutti i destinatari riceveranno lo stesso messaggio con lo stesso allegato.
Nel caso in cui ogni destinatario debba ricevere un allegato unico e personalizzato la modalità di invio potrà essere solo una: sarà infatti necessario inviare lo stesso messaggio ripetendo l’azione n volte quanti sono i destinatari allegando prima dell’invio il documento specifico del destinatario in questione. Questo iter di gestione non solo richiede tanto tempo perché ogni messaggio dovrà essere mandato tante volte, ma richiede anche molta attenzione perché sarà necessario inviare l’allegato corretto a ogni destinatario.
4. La saturazione della casella PEC
La quarta difficoltà che si riscontra spesso quando si deve fare un invio PEC multiplo riguarda la saturazione della casella PEC.
Come sappiamo una casella PEC satura non è operativa, cioè non è in grado né di ricevere né di inviare messaggi ed è sempre compito del titolare della casella, ossia l’azienda, liberare lo spazio e garantirne l’operatività.
In caso di invio massivo e soprattutto in caso di invio di uno stesso messaggio con l’allegato a più destinatari si rischia di saturare rapidamente la casella. Naturalmente in caso di saturazione dello spazio l’invio multiplo non verrà completato. In questo caso sarà fondamentale dotarsi di un software per la gestione dei flussi PEC aziendali in grado di gestire correttamente lo spazio a disposizione, mantenere la casella attiva ed evitare interruzioni.
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