La gestione delle caselle PEC aziendali rappresenta spesso una sfida per i reparti IT. Per approfondire questo tema, abbiamo intervistato Andrea, referente IT di un’azienda manifatturiera automotive di 30 dipendenti, che ci ha raccontato le difficoltà incontrate nella gestione delle PEC senza un software dedicato come un gestionale PEC.
L'Esigenza di attivare caselle PEC
Da dove nasce l’esigenza in azienda di attivare una o più caselle PEC?
La PEC viene attivata perché è necessaria, tutte le aziende ne possiedono almeno una. Di solito se ne attiva una per ragione sociale, diciamo che la situazione più comune è avere 2 o 3 caselle per azienda. Il problema è che non tutti sono consapevoli del valore effettivo della PEC, molti pensano che sia una normale casella di posta elettronica, solo più difficile da utilizzare dal momento che si deve utilizzare per forza il portale dedicato del provider. Alcuni di questi portali funzionano bene, altri meno…
Come avviene la configurazione delle PEC in azienda?
Si comincia con la configurazione minima (non si configurano il blocchi sulla mail ordinaria). Dopo un tot di tempo però si possono presentare alcuni problemi, sicuramente quello dello spazio. La casella di posta si intasa e bisogna capire come gestire il tutto.
Le problematiche nella gestione PEC
Come vi comportate in caso di saturazione dello spazio della casella?
Dipende. Si possono verificare diversi scenari. Una possibilità è quella di fare una copia del messaggio in un server locale (che poi andrò ad eliminare dopo un tot di tempo). In questo caso il messaggio perde di valore legale, ma non tutti lo sanno. Diversamente si pensa ad un servizio di conservazione sostitutiva, che si deve valutare se attivare o meno.
Quali sono altre problematiche che avete riscontrato in azienda nella gestione delle caselle PEC?
Sicuramente una delle difficoltà è reperire i messaggi facilmente. Generalmente i pannelli di ricerca dei providers sono limitati e non possiedono dei meta dati utili per cercare velocemente una PEC. Un altro problema è la gestione e sincronizzazione dei messaggi da mobile o da diversi dispositivi. E poi, risulta problematica la gestione del messaggio stesso, che spesso avviene in diversi passaggi, talvolta confusionari.
In che modo distribuite le PEC al diretto interessato?
Generalmente tramite inoltro su casella di posta ordinaria, oppure in maniera cartacea. Stampiamo la PEC e la consegniamo manualmente a chi di dovere. In questi casi, diverse volte si presentano problemi di duplicazione del dato, svincolo dai controlli di sicurezza, ecc.
Chi ha le credenziali per la PEC aziendale?
Il sistemista spesso ne è in possesso, ma non sarebbe titolato ad averle. In amministrazione di solito c’è una persona delegata per il controllo della casella PEC che verifica a chi è realmente indirizzato il messaggio. Diciamo che l’amministrazione fa da collettore centrale. Per il controllo dei messaggi, la PEC viene configurata sul client di posta e a volte anche sul cellulare. L’IT gestisce i parametri di configurazione e la configurazione dei device. A volte l’IT configura solo la ricezione ma non l’invio/inoltro.
Il rischio? Malumori in azienda
Riassumendo.
Una delle principali fonti di frustrazione per i dipendenti è l’esaurimento dello spazio di archiviazione delle PEC. Quando lo spazio è finito, non si possono più ricevere nuove PEC, causando potenziali problemi di comunicazione e interruzioni nei flussi di lavoro. Questo può portare a tensioni tra i dipendenti e i responsabili IT, specialmente se l’ampliamento dello spazio richiede l’intervento di fornitori esterni.
Un altro problema che genera malcontento è la centralizzazione dell’invio delle PEC. Se tutte le richieste di invio devono passare dall’amministrazione o da un incaricato specifico, una persona non può operare in autonomia, dipendendo obbligatoriamente da altri per svolgere il proprio lavoro. Questo processo può inoltre causare ritardi e inefficienze, aumentando ulteriormente la frustrazione.
L’apertura degli allegati firmati digitalmente può essere un altro punto dolente. Se i sistemi operativi e gli applicativi non sono aggiornati o compatibili con i formati di firma digitale, i dipendenti possono incontrare difficoltà nell’accedere ai documenti importanti, causando perdite di tempo e stress.
Anche i problemi di backup possono contribuire ai malumori. Se lo spazio di archiviazione dei fornitori di caselle PEC è limitato e le funzioni di backup sono insufficienti, i dipendenti potrebbero preoccuparsi per la sicurezza e l’accessibilità dei documenti a lungo termine.
Infine, la mancanza di educazione di base sull’utilizzo corretto della posta elettronica può portare a errori e incomprensioni. Se i dipendenti non sono adeguatamente formati sul valore legale delle PEC e sulle best practices per la loro gestione, possono verificarsi problemi di conformità e di comunicazione, generando tensioni all’interno dell’azienda.
La soluzione? Nominare un PEC Manager
Per risolvere il malcontento generale in azienda e decretare un responsabile che si occupi del monitoraggio delle caselle PEC, oltre ad un software gestionale avanzato, sarebbe opportuno nominare un PEC Manager.
Il PEC Manager si assicura che tutte le PEC siano gestite adeguatamente, semplificando il lavoro degli uffici e proteggendo l’azienda dalle conseguenze di una gestione inefficace, al fine di garantire la massima sicurezza di queste comunicazioni, che hanno un rilevante valore legale.
In sostanza, i risultati del suo lavoro sono:
- Ottimizzazione dei processi: L’efficace collaborazione tra Privacy Manager e PEC Manager semplifica i processi IT, introducendo soluzioni integrate che migliorano l’efficienza operativa. Ciò permette all’IT Manager di concentrarsi su altri aspetti cruciali dell’infrastruttura IT.
- Maggiore controllo e sicurezza: Attraverso la gestione congiunta, l’IT Manager beneficia di un sistema più robusto per il monitoraggio e la sicurezza delle comunicazioni PEC, migliorando la gestione delle emergenze e riducendo il rischio di violazioni dei dati.
- Riduzione dei costi a lungo termine: Investire in una collaborazione efficace e in tecnologie avanzate riduce i costi associati a violazioni, sanzioni e inefficienze. Questi risparmi possono essere reinvestiti in altre aree IT.
- Valorizzazione del ruolo dell’IT Manager: Questa collaborazione non solo rafforza il ruolo dell’IT Manager all’interno dell’organizzazione ma evidenzia anche la sua importanza strategica nella protezione dei dati aziendali e nella gestione delle comunicazioni legali.
- Soddisfazione delle aspettative di compliance: Mantenendo elevati standard di sicurezza e conformità, l’IT Manager garantisce che l’azienda rispetti le normative vigenti, migliorando l’immagine aziendale e la fiducia dei clienti.
