Un fatto di cronaca che ci insegna l’importanza di gestire correttamente le PEC e la necessità, per ogni azienda, di dotarsi di strumenti professionali e adeguati.
É notizia recente (18 Settembre 2014 – Fonte Padova Oggi) che un’azienda di Padova è stata dichiarata fallita in seguito ad un’errata gestione della PEC: l’azienda, infatti, non ha letto il messaggio PEC con la richiesta di fallimento inviata dal tribunale.
La vicenda, che assume contorni grotteschi, mette in luce molti errori da entrambi i lati: l’azienda non ha aperto il messaggio in quanto non era dotata di software per la firma digitale, mentre il tribunale di Padova ha inviato erroneamente il messaggio PEC senza allegati e il sistema utilizzato non ha verificato l’avvenuta ricezione del messaggio nella totalità dei suoi contenuti.
Ed è proprio su questo ultimo punto che si evince come sia imprescindibile per ogni azienda dotarsi di un software per la gestione delle PEC al fine di evitare i rischi dannosi di un’errata gestione.
In particolare l’utilizzo di un software come PecOrganizer, creato appositamente per gestire le PEC, avrebbe evitato la situazione in quanto consente:
- la tracciatura automatica ad ogni messaggio degli esiti di consegna e lettura
- la tracciatura e il controllo delle attività degli utenti eseguite sui singoli messaggi
- l’archiviazione automatica delle ricevute in cartelle dedicate per facilitare la gestione
- la visualizzazione grafica immediata e intuitiva dello stato di ogni messaggio: consegnato, aperto, scadenza risposta
- la registrazione dei log con la cronologia di tutte le operazioni per agevolare il compito dell’amministratore di sistema
- la creazione di regole smistamento dei messaggi per favorire i corretti flussi di lavoro interni all’azienda e il controllo degli amministratori
In conclusione ecco tre insegnamenti che ci insegna questo fatto di cronaca:
- La PEC è un documento ufficiale, la perdita o l’errata gestione di un messaggio PEC provoca danni come quello della vicenda sopra descritta.
- Le imprese che gestiscono più account e più messaggi PEC, hanno il dovere di conservare in modo corretto il proprio patrimonio documentale al fine di prevenire situazioni analoghe a questa e per poter tutelare i propri diritti.
- La digitalizzazione delle aziende e della Pubblica Amministrazione passa anche attraverso la dotazione di strumenti per la gestione della PEC come PecOrganizer.
