Gestione PEC: un’Azienda fallita per una PEC non letta

Un fatto di cronaca che ci insegna l’importanza di gestire correttamente le PEC e la necessità, per ogni azienda, di dotarsi di strumenti professionali e adeguati.

È notizia recente (18 Settembre 2014 – Fonte Padova Oggi) che un’azienda di Padova è stata dichiarata fallita in seguito ad un’errata gestione delle PEC: l’azienda, infatti, non ha letto il messaggio PEC con la richiesta di fallimento inviata dal tribunale.

Una PEC non letta :  i potenziali rischi

Un’azienda ha visto la propria situazione precipitare in seguito a un’errata gestione delle comunicazioni PEC. Il tribunale, inviando una richiesta di fallimento tramite PEC, ha visto la propria comunicazione ignorata poiché l’azienda non aveva aperto il messaggio. La causa principale è stata la mancanza di un software adeguato per la firma digitale e la gestione delle PEC.

Il tribunale, a sua volta, ha inviato il messaggio senza gli allegati necessari e il sistema non ha verificato correttamente la ricezione completa del contenuto. Questo ha portato a una serie di errori che avrebbero potuto essere evitati con una gestione più attenta e professionale.

Perché è fondamentale una corretta Gestione PEC?

Questa vicenda evidenzia come una gestione inadeguata delle PEC possa avere conseguenze estremamente gravi e dannose.

È fondamentale ricordare che :

1. La PEC è un documento ufficiale: La perdita o la gestione errata di un messaggio PEC può causare danni gravi e compromettere seriamente le operazioni aziendali.
2. Gestione multicanale delle PEC: Le aziende che gestiscono più account e messaggi PEC devono garantire una corretta conservazione del patrimonio documentale per evitare situazioni problematiche e tutelare i propri diritti.
3. Digitalizzazione e strumenti adeguati: La digitalizzazione delle aziende e della Pubblica Amministrazione richiede l’adozione di strumenti professionali per la gestione delle PEC.

L’importanza di investire in una Soluzione Professionale

È essenziale per un’azienda adottare strumenti efficaci per la gestione delle PEC. Un software dedicato come PecOrganizer offre soluzioni specifiche per garantire una gestione impeccabile e sicura delle comunicazioni elettroniche.

Con un software gestionale PEC avanzato, le aziende possono beneficiare di molteplici funzionalità:

• Tracciatura automatica: Ogni messaggio viene automaticamente tracciato per esiti di consegna e lettura.
• Controllo delle attività: Monitoraggio delle attività degli utenti sui singoli messaggi.
• Archiviazione automatica: Conservazione delle ricevute in cartelle dedicate per una gestione semplificata.
• Visualizzazione intuitiva: Stato di ogni messaggio visualizzato graficamente, con indicazione di consegna, apertura e scadenza risposta.
• Registrazione dei Log: Cronologia dettagliata di tutte le operazioni per facilitare il lavoro dell’amministratore di sistema.
• Regole di smistamento: Creazione di regole per ottimizzare i flussi di lavoro e il controllo degli amministratori.

Investire in una soluzione professionale per la gestione delle PEC non è solo una misura preventiva, ma anche una scelta strategica per garantire la sicurezza e l’efficacia delle comunicazioni aziendali. Non lasciare che errori di gestione compromettano il futuro della tua azienda : proteggi il tuo business e scegli un software gestionale PEC avanzato.

Conclusione

In un’era in cui le comunicazioni digitali sono diventate fondamentali per la sopravvivenza e il successo delle aziende, una gestione accurata delle PEC non può essere trascurata. La vicenda discussa non è solo un monito su quanto possano essere gravi le conseguenze di una gestione negligente, ma anche un richiamo alla necessità di nominare in azienda un PEC Manager che garantisca l’utilizzo di strumenti precisi e affidabili. Con PecOrganizer, le aziende possono assicurarsi che ogni messaggio sia monitorato, archiviato e gestito correttamente, prevenendo potenziali errori e problemi legali. La sicurezza e l’efficienza nella gestione delle comunicazioni aziendali non sono solo un vantaggio competitivo, ma una necessità imprescindibile. Investire nella giusta tecnologia è il passo fondamentale per proteggere il futuro della tua azienda e garantire che ogni comunicazione venga trattata con la massima serietà.