Leggere tempestivamente e gestire in modo efficiente le PEC aziendali è fondamentale per ogni azienda, studio professionale o realtà produttiva. La gestione corretta dei messaggi di posta elettronica certificata garantisce infatti indiscutibili vantaggi organizzativi, limita gli sprechi di tempo ed evita che alcuni messaggi vengano trascurati o, al contrario, presi in carico da più persone contemporaneamente.
I vantaggi, però, non si limitano alla sfera organizzativa: gestire in modo scorretto le PEC provoca sprechi e inefficienze che hanno precise ricadute anche in termini economici. Per questa ragione, un corretto trattamento dei messaggi di posta elettronica certificata non solo permette alla tua azienda di lavorare meglio, ma ti fa anche risparmiare. Ecco perché:
Il tempo è denaro: una gestione razionale della PEC ti aiuta a ottimizzare i tempi di lavoro
Quando si valuta il costo di gestione di una casella PEC, si pensa immediatamente alla cifra necessaria per acquistare lo spazio di archiviazione virtuale e pagare l’abbonamento al provider del servizio. Queste voci di spesa sono senz’altro significative, ma accanto a loro ce ne sono molte altre che – pur essendo decisamente meno “visibili” – devono essere tenute in considerazione se si vuole avere una percezione corretta delle reali spese connesse con la gestione della casella PEC. Tra queste voci di spesa, la più importante è quella relativa al tempo dedicato alla gestione delle PEC, tempo che si traduce ovviamente in un costo per l’azienda.
Dal momento che il tempo di lavoro di ogni persona impegnata nella gestione della casella PEC può essere monetizzato, è importante dotarsi di un sistema di gestione dei messaggi che permetta di ridurre al minimo le attività non necessarie, come ad esempio l’inoltro autonomo delle PEC da parte dei destinatari nel caso in cui le comunicazioni non siano di loro competenza. Il tempo dedicato dalla persona che riceve il messaggio a leggere la comunicazione, valutare la propria capacità di farsene carico, stabilire di non essere in grado di rispondere in modo appropriato e decidere a chi inoltrare la PEC è tutto tempo che risulta “perso”, e che si traduce non solo in un rallentamento nella presa in carico del messaggio, ma anche in un dispendio economico non necessario, che si moltiplica se il secondo destinatario a sua volta ritiene di non essere in grado di gestire il messaggio e decide quindi di inoltrarlo a un altro collega e così via.
Per le stesse ragioni, se il sistema di presa in carico delle comunicazioni non è ben organizzato può capitare che due o più persone all’interno dell’azienda si facciano carico contemporaneamente dello stesso messaggio, senza rendersene conto. Anche qui, l’esito non è solo un’inefficienza nella gestione della PEC, ma anche uno spreco di risorse economiche, dal momento che il tempo di lavoro non viene adeguatamente valorizzato. Un sistema di gestione delle PEC razionale e organizzato permette di evitare questi sprechi e aiuta a minimizzare le perdite di tempo e, di conseguenza, di denaro.
Cartelle esattoriali, bandi, pagamenti in scadenza: una gestione tempestiva delle PEC evita gli imprevisti
Può capitare che nella casella PEC transitino messaggi provenienti dall’Agenzia delle Entrate, cartelle esattoriali o altre comunicazioni relative a pagamenti che devono essere effettuati entro una certa data, superata la quale si è soggetti a mora. Se la casella PEC non viene controllata regolarmente, o se i messaggi vengono aperti in modo distratto e non presi in carico consapevolmente, è possibile che queste comunicazioni vengano perse di vista o lette in ritardo, con le ovvie conseguenze in termini economici.
Una lettura non tempestiva dei messaggi PEC, inoltre, può avere conseguenze ancora più gravi: basti pensare al rischio di perdere di vista la data di scadenza riportata all’interno di un bando, oppure alle conseguenze che possono derivare dalla mancata lettura di PEC contenenti richieste di risarcimento o altre comunicazioni urgenti.
Per evitare queste situazioni è importante che le caselle PEC vengano controllate regolarmente da persone in grado di farsi carico delle diverse comunicazioni, e che la presa in carico di tutti i messaggi avvenga in modo consapevole e trasparente: in questo modo è possibile evitare ritardi o errori che si traducono in multe, aggravi di spesa o sanzioni amministrative.
Limitare gli errori per lavorare meglio e risparmiare
Infine, gestire le PEC in modo corretto permette alle aziende di lavorare meglio e di limitare gli errori.
Immaginiamo una situazione tipica che si verifica spesso nelle aziende in cui la casella PEC viene gestita senza l’aiuto di strumenti adeguati: la persona normalmente delegata a gestire le PEC è assente per ferie o per malattia, e il suo ruolo viene quindi temporaneamente assunto da un collega che di solito non si occupa di gestire la casella PEC, a cui vengono comunicate le credenziali di accesso del collega assente. Il sostituto, per inesperienza, è molto più soggetto a commettere errori o a valutare in modo non corretto l’importanza dei diversi messaggi in entrata, e un suo eventuale sbaglio (ad esempio, la cancellazione involontaria di una PEC) può provocare conseguenza gravi anche sul piano economico.
Dotarsi di un software di gestione delle PEC in cui ogni persona accede alla casella attraverso credenziali personali permette a ogni utente di acquisire familiarità nella gestione dei messaggi PEC e consente di limitare gli errori dovuti a ignoranza o inesperienza.
In più, il software garantisce la possibilità di tenere traccia delle azioni svolte all’interno della casella, e la possibilità di ricostruire in ogni momento “chi ha fatto cosa” responsabilizza i dipendenti e aiuta l’azienda a ricostruire la genesi di eventuali omissioni o errori, in modo da evitare che si ripetano nel tempo.
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