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Come gestire correttamente le PEC: differenze tra PecOrganizer, webmail e strumenti tradizionali

Come gestire correttamente le PEC: differenze tra PecOrganizer, webmail e strumenti tradizionali

Quali sono gli strumenti corretti per gestire le PEC aziendali? Analizziamo le caratteristiche e le differenze tra PecOrganizer e gli strumenti di webmail per la gestione delle PEC.

Processi:

1. Gestione multi-account e multi-provider

Le webmail gestiscono esclusivamente le PEC create dagli stessi provider. Quindi se una società utilizza più PEC create da diversi provider (esempio: una PEC con Aruba, una fornita dall’ordine/categoria ed una creata da un’associazione) non può gestire tutte le PEC tramite un’unica piattaforma web, ma deve utilizzare tre diverse webmail.

Questo significa gestire 3 siti diversi, 3 pagine diverse, 3 software diversi con regole diverse, 3 codici di autenticazione diversi per ogni ingresso. Con PecOrganizer, invece, si risparmia fatica. PecOrganizer, infatti, è una piattaforma web based, accessibile da web, che centralizza e gestisce le PEC di account e provider diversi in un’unica pagina web.

2. Archiviazione 

Come vengono archiviate le PEC?

Consideriamo l’esempio precedente: utilizzando 3 PEC si può decidere di lasciarle archiviate sul server webmail, avendo comunque 3 siti diversi di PEC da gestire. Inoltre si avrà uno spazio fisico limitato che andrà a saturarsi e non consentirà di tenere archiviate tutte le PEC. Oppure è possibile scaricare i messaggi PEC sul pc utilizzando i client di posta tradizionali: Microsoft Outlook, Lotus Notes, Mozilla Thunderbird,etc. Anche in questo caso si archivieranno le PEC in modo disorganico: salvandole in locale, dovendo predisporre il backup automatico per ogni PEC, dovendo preoccuparsi che il salvataggio vada a buon fine. 
Con PecOrganizer posso semplificare le operazioni di archiviazione, centralizzare le PEC in un server unico, avere uno spazio illimitato e rendere più sicura la conservazione dei dati. Inoltre PecOrganizer è l’unico strumento che certifica la conservazione sostitutiva delle PEC a norma di legge.

3. Ricerca PEC

Quanto tempo occupa la gestione e la ricerca delle PEC archiviate? 
Archiviare in un unico server tutte le PEC, consente di velocizzare notevolmente le ricerche dei messaggi. Questo perché PecOrganizer permette le ricerche, oltre che per nome, oggetto e indirizzo, anche per filtri e categorie. In questo modo è più rapido trovare messaggi archiviati.
Nel caso della webmail è possibile effettuare ricerche, ma non utilizzare tag e categorie. Nei client di posta quando si archiviano i vecchi messaggi di posta, è praticamente impossibile effettuare ricerche sul file di backup e questo rende molto dispendioso in termini di tempo la ricerca delle PEC.

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4. Tracciamento automatico esiti di consegna e lettura

Sia nella gestione webmail che in quella su client di posta, si ricevono gli esiti nella cartella posta in arrivo, insieme a tutti i messaggi ricevuti. Per creare regole di smistamento, bisogna impostarle manualmente su ogni messaggio / destinatario. PecOrganizer, invece, gestisce gli esiti e le ricevute in modo automatico, separandole dai messaggi ricevuti tramite una cartella apposita. Consente, inoltre, l’immediato abbinamento tra messaggio e ricevuta, in modo da semplificare l’utilizzo e migliorare la gestione aziendale.

5. Autenticazione sicura

PecOrganizer consente l’accesso tramite Active Directory o utente singolo. Con Active Directory è possibile utilizzare lo stesso log col quale si accede alla rete aziendale, utilizzando policy di sicurezza centralizzate e facilitando la gestione dell’IT Manager. Con le webmail si ha solo l’accesso come utente singolo, si possono utilizzare più utenti, ma le politiche di accesso sono slegate da quelle aziendali e non c’è controllo. Nel caso dei client di posta è possibile accedere come utente aziendale, ma non c’è nessuna politica di gestione log sul singolo messaggio, in quanto se un singolo indirizzo PEC è gestito da più utenti, è comunque difficoltoso registrare in modo corretto la cronologia.

6. Regole smistamento messaggi

PecOrganizer consente di creare e personalizzare l’iter di smistamento e la presa in carico dei messaggi. L’amministratore di sistema può assegnare ruoli e compiti definiti e avere sotto controllo l’andamento delle pratiche. Con le webmail e gli altri strumenti tradizionali questo non è possibile, in quanto sono solo dei gestori di caselle di posta ai quali manca “l’intelligenza” e le funzionalità di un software gestionale come PecOrganizer.

7. Visualizzazione grafica degli stati delle PEC

Con webmail e i client di posta tradizionali è possibile visualizzare i classici stati relativi ai messaggi: letto, non letto, reply, inoltra, urgente, allegato, etc... Non esiste invece nessuna funzione riguardo la gestione e la presa in carico del messaggio. PecOrganizer, oltre alle classiche visualizzazioni da editor di posta, permette di visualizzare la presa in carico dei messaggi PEC tramite la visualizzazione di segnali e un interfaccia intuitiva.

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