Skip to content
Richiedi una demo

Casella PEC piena: come risolvere e prevenire il problema?

Casella PEC piena: come risolvere e prevenire il problema?

Oggi affrontiamo un problema che si riscontra con una certa frequenza quando si gestisce una casella PEC aziendale: la saturazione dello spazio. 

Ricordiamo che la posta elettronica certificata è una particolare forma di comunicazione che implica, oltre all'invio di un messaggio, la ricezione delle ricevute di avvenuta consegna e avvenuta accettazione. Sono proprio queste ricevute gli elementi che differenziano il messaggio di posta elettronica certificata da un messaggio di posta elettronica ordinaria e che considerano la PEC la versione digitale di una raccomandata con ricevuta di ritorno (raccomandata A/R). Per gestire in modo efficiente una casella di posta elettronica certificata aziendale è fondamentale avere sempre a disposizione una quantità di spazio sufficiente affinché la casella continui a ricevere nuovi messaggi.

Ma cosa succede quando una casella PEC si satura e non ha più spazio a disposizione? Quali sono le implicazioni? Cosa deve fare il titolare della casella? Vediamolo insieme!

Cosa succede quando una casella PEC si satura?

Innanzitutto è necessario sottolineare che la saturazione dello spazio rende la casella PEC non operativa, quindi una casella PEC piena non è in grado né di inviare né di ricevere nuovi messaggi.

A tal proposito la normativa afferma che è compito del titolare della casella intervenire per garantire la costante operatività della casella. Questo significa che il titolare ha il compito di monitorare costantemente il livello di saturazione dello spazio e intervenire tempestivamente qualora quest'ultimo risulti pieno in modo da mantenere la casella sempre efficiente e operativa.

Per mantenere lo spazio libero e di conseguenza per garantire l'operatività della casella, il titolare o l'utente incaricato della gestione ha a disposizione due diverse strade:

  1. acquistare nuovo spazio
  2. cancellare i messaggi

La prima opzione implica l'acquisto e l'ampliamento dello spazio a disposizione affinché la casella possa continuare a ricevere i messaggi. Questa soluzione è senza dubbio immediata perché basta acquistare spazio aggiuntivo per assicurare la corretta ricezione dei messaggi, ma con il tempo questa soluzione rischia di essere molto onerosa. Questo perché lo spazio acquistato, una volta esaurito, dovrà essere nuovamente ampliato e sarà quindi necessario acquistare ulteriore spazio. 

La seconda opzione invece implica la cancellazione da parte degli utenti dei messaggi PEC non necessari al fine di liberare lo spazio. In questo caso l'utente riesce a risolvere temporaneamente il problema perché in pochi passaggi può svuotare la casella, però questa soluzione presenta aspetti critici:

  1. dispendio di tempo: per pulire la casella l'utente ha bisogno di tempo per capire quali messaggi eliminare e quali conservare. In più deve svolgere questa attività ripetutamente e con costanza.

  2. rischio di cancellare erroneamente messaggi importanti: l'utente deve avere a disposizione tutte le informazioni necessarie per compiere le scelte corrette ed evitare di cancellare messaggi importanti o messaggi che a distanza di tempo potrebbero essere necessari, ma che non potranno più essere recuperati.

PecOrganizer risolve i problemi ed evita la saturazione dello spazio

PecOrganizer, il software per la gestione sicura dei flussi PEC aziendali, risolve tutti i problemi legati alla saturazione dello spazio a disposizione e assicura la costante operatività delle caselle. Con PecOrganizer quindi le caselle PEC saranno sempre operative, avranno sempre spazio a disposizione e potranno sempre ricevere nuovi messaggi.

In che modo?

  1. Una volta effettuato l'accesso a PecOrganizer l'utente ha la possibilità di vedere il livello di saturazione della casella o delle caselle alle quali è autorizzato ad accedere. In questo modo, grazie ai simboli visivi, può tenere monitorata la situazione ed evitare che si verifichino imprevisti futuri.

  2. PecOrganizer scarica tutti i messaggi PEC in uno spazio alternativo e sempre accessibile mantenendo invariata la validità legale dei messaggi nel corso del tempo. In questo modo è possibile recuperare ogni messaggio anche a distanza di tempo.

  3. Con PecOrganizer è possibile impostare, ad una frequenza stabilita, la cancellazione automatica dei messaggi dalla webmail lasciandoli disponibili sul file system. In questo modo gli utenti non dovranno più compiere manualmente le operazioni di cancellazione dei messaggi per liberare spazio dalle caselle perché il tutto avviene in modo automatico. 

Vuoi sapere in che modo PecOrganizer può aiutarti a gestire al meglio le tue caselle aziendali di Posta Elettronica Certificata? Contattaci e scopri tutte le caratteristiche del nostro software per l’invio, la gestione, l’archiviazione e la conservazione delle PEC!

Richiedi più informazioni

PecOrganizer può essere la soluzione giusta per te!

Contattaci per scoprire come funziona e quali sono i suoi vantaggi.

Richiedi una demo

PecOrganizer può essere la soluzione giusta per te!

progetti-su-misura-pecorganizer