La Direttiva NIS2 sta cambiando il modo in cui le aziende devono approcciare la sicurezza informatica, estendendo gli obblighi anche a strumenti spesso dati per scontati, come la Posta Elettronica Certificata.
Ma cosa significa, in concreto, adeguare la gestione PEC ai nuovi requisiti di cybersecurity? Quali controlli servono davvero e quali rischi corre chi non è preparato?
In questo articolo rispondiamo alle domande più frequenti su NIS2 e sicurezza PEC, chiarendo cosa prevede la normativa, quali procedure aggiornare e come strutturare una gestione conforme, sicura e sostenibile nel tempo.
Cos’è la NIS2 e perché riguarda la sicurezza PEC?
La NIS2 (Network and Information Security Directive) è l’evoluzione della precedente Direttiva NIS e rappresenta il nuovo quadro normativo europeo sulla sicurezza delle reti e dei sistemi informativi. Recepita in Italia con il D.lgs. 138/2024, amplia il numero di soggetti coinvolti e rafforza obblighi, controlli e responsabilità.
Ma perché riguarda direttamente la sicurezza PEC aziendale?
Perché la PEC, di fatto, non è “solo una casella email”: è un canale operativo e legale su cui si appoggiano processi critici e informazioni sensibili per l’azienda. Dentro una PEC sono contenuti allegati che spesso allegati che spesso hanno un valore probatorio. Questo significa che ogni singola vulnerabilità (una credenziale compromessa, un inoltro errato, un messaggio non letto,…) può trasformarsi rapidamente in un problema serio per l’azienda, che mette a rischio la sicurezza delle informazioni presenti all’interno delle comunicazioni ufficiali. La Direttiva NIS2 nasce proprio evitare questi scenari: non chiede soltanto di proteggere i dati che circolano all’interno dell’azienda, ma anche di dimostrare che si adotti una governance strutturata del rischio.
E c’è un secondo motivo, ancora più concreto: la PEC rappresenta un vero e proprio vettore di attacco informativo. Proprio perché “ispira fiducia” (è una posta certificata!), viene spesso usata per veicolare phishing, malware e tentativi di frode documentale.
Per questo motivo la NIS2 investe direttamente anche su questo canale di comunicazione: è necessario proteggere gli accessi, verificare i contenuti e monitorare i processi.
Quali misure concrete introduce la NIS2 per la gestione delle PEC?
La NIS2 impone dunque un cambio di approccio in azienda: la sicurezza non può più essere lasciata alla buona volontà dei singoli o a prassi informali. Anche la gestione PEC deve essere governata da processi chiari, documentati e ripetibili, in grado di garantire continuità operativa, controllo delle operazioni e responsabilità chiare.
Applicata alla PEC, questa logica si traduce nella necessità di stabilire in modo puntuale:
- Chi è responsabile della gestione delle caselle PEC
- Chi può accedere alle caselle e con quali autorizzazioni
- Come tracciare in modo adeguato le operazioni
- Come proteggere i dati sensibili contenuti all’interno dei messaggi
- Quali azioni si devono adottare in caso di incidenti (ad esempio una PEC non letta, gestita in ritardo o cancellata per errore)
In concreto, la NIS2 spinge le aziende a dimostrare di avere controllo sulla gestione PEC aziendale. Il valore non sta solo nella presenza di misure tecniche, ma nella capacità di renderle verificabili e documentabili. Per questo, non basta “avere una PEC”: è necessario poter provare che la PEC sia gestita in modo sicuro, monitorato e coerente con le logiche di governo del rischio richieste dalla direttiva.
In assenza delle misure sopraelencate, messaggi critici possono rimanere senza risposta, le responsabilità diventano difficili da ricostruire e l’azienda perde la capacità di dimostrare la propria diligenza in caso di controlli o incidenti. È per questo che, in ottica NIS2, sempre più aziende stanno formalizzando ruoli dedicati come il PEC Manager, chiamato a coordinare persone, processi e strumenti per garantire una gestione PEC aziendale strutturata.
Perché la NIS2 insiste su monitoraggio e logging?
Perché, per la NIS2, la sicurezza non esiste se non è verificabile. Uno dei pilastri della direttiva è infatti la capacità dell’organizzazione di rilevare, analizzare e ricostruire ciò che accade all’interno dei propri sistemi informativi. Applicato alla sicurezza PEC, questo principio si traduce nella necessità di avere piena visibilità su ogni interazione con i messaggi certificati: chi accede, chi legge, chi gestisce, chi inoltra e in quale momento.
Il monitoraggio continuo e il logging delle attività consentono all’azienda non solo di individuare tempestivamente comportamenti anomali, accessi non autorizzati o potenziali errori, ma anche di dimostrare la propria diligenza in caso di verifiche, audit o contenziosi. Senza log strutturati, una PEC cancellata per errore, una notifica non presa in carico o un accesso improprio diventano eventi impossibili da ricostruire, con conseguenze dirette sulla responsabilità aziendale. Non a caso, la NIS2 considera il logging uno strumento essenziale di governance del rischio, come approfondiamo anche nel nostro articolo dedicato alla protezione delle comunicazioni aziendali in ottica NIS2.
È possibile essere conformi alla NIS2 senza un software gestionale PEC?
In teoria sì, ma nella pratica è estremamente difficile. La gestione manuale delle caselle PEC, distribuita tra uffici e persone diverse, nonostante la buona volontà del personale non consente di garantire in modo continuativo quei requisiti di controllo, tracciabilità e documentazione richiesti dalla NIS2. Senza strumenti dedicati, il rischio è quello di avere una sicurezza “percepita”, ma non dimostrabile e “a rischio di errore”.
Un software gestionale PEC permette invece di trasformare la PEC in un processo governato e consapevole: centralizza le caselle, assegna ruoli e responsabilità, monitora accessi e attività e conserva le evidenze necessarie. In situazioni critiche, inoltre, un sistema strutturato consente di attivare rapidamente un piano di risposta agli incidenti, riducendo tempi di reazione e impatti operativi. Questo aspetto è centrale anche nel nostro approfondimento sugli incidenti PEC aziendali e sulla costruzione di un piano di risposta efficace.
Conclusione
La Direttiva NIS2 rappresenta un vero cambio di paradigma: la gestione PEC non è più un’attività accessoria, ma rientra a pieno titolo nella sicurezza informatica strategica dell’azienda. Continuare a trattare la PEC come una semplice casella di posta significa esporsi a rischi concreti, che vanno dalla perdita di comunicazioni a valore legale fino a criticità operative, sanzioni e danni reputazionali.
Adeguarsi non significa solo rispettare una normativa, ma proteggere il cuore delle comunicazioni aziendali. Ed è proprio qui che strumenti e competenze fanno la differenza.
