Le comunicazioni via PEC sono oggi il canale ufficiale più utilizzato dalle aziende per gestire contratti, documenti legali e scambi con la Pubblica Amministrazione. Ma cosa succede se una casella PEC viene violata o un allegato infetto compromette l’intero sistema?
Un incidente informatico in ambito PEC può bloccare operazioni cruciali, mettere a rischio dati sensibili e causare danni economici e reputazionali difficili da riparare.
Per questo motivo, ogni organizzazione dovrebbe dotarsi di un piano di risposta agli incidenti dedicato alla PEC: una strategia strutturata che unisce tecnologia, procedure e formazione.
In questo articolo vedremo come riconoscere un incidente di sicurezza PEC, come reagire in modo tempestivo e quali azioni preventive adottare per proteggere i dati aziendali.
Cosa si intende per incidente di sicurezza nella PEC
Un incidente di sicurezza in ambito PEC si verifica quando l’integrità, la riservatezza o la disponibilità delle comunicazioni ufficiali viene compromessa. Può trattarsi di un attacco informatico, di un accesso non autorizzato, della perdita di dati o di un malfunzionamento tecnico che espone le informazioni contenute nelle PEC aziendali.
A differenza delle email tradizionali, le PEC hanno un valore legale: un incidente non solo mette a rischio la privacy dei dati, ma può anche avere conseguenze giuridiche e reputazionali gravi per l’azienda.
Secondo la Direttiva NIS2 (approfondisci qui👉 Cybersecurity e NIS2: proteggere le comunicazioni aziendali), le aziende devono adottare misure di sicurezza adeguate per garantire la resilienza delle proprie comunicazioni digitali, incluse le caselle PEC. Un incidente non gestito correttamente può portare alla violazione del GDPR, con l’obbligo di notifica al Garante per la protezione dei dati personali e, nei casi più gravi, ai soggetti coinvolti.
Quali sono i rischi in caso di PEC compromessa
Una PEC compromessa è una porta spalancata che espone a diversi rischi aziendali.
Nel momento in cui un attaccante ottiene l’accesso a una casella PEC, può intercettare comunicazioni legali, falsificare documenti o inviare messaggi fraudolenti spacciandosi per l’azienda. Tutto questo può generare danni economici, reputazionali e legali, oltre a compromettere la fiducia di clienti e partner in merito alla propria affidabilità.
Le cause più comuni degli incidenti informatici si possono identificare con comportamenti diffusi:
- password deboli
- sistemi non aggiornati
- assenza di backup
- errori umani
Bisogna tenere bene a mente che anche un semplice allegato infetto può scatenare un attacco ransomware in grado di bloccare l’accesso ai dati e paralizzare l’attività aziendale.
Ecco perché è fondamentale predisporre un piano di risposta agli incidenti PEC, parte integrante di una più ampia strategia di sicurezza informatica aziendale.
Come costruire un piano di risposta agli incidenti PEC
Creare un piano efficace significa definire procedure chiare per identificare, contenere e risolvere gli incidenti informatici nei casi in cui sfortunatamente si dovessero verificare.
Il primo passo è individuare le figure responsabili: tipicamente l’IT Manager, il Privacy Manager e il PEC Manager, che coordina la gestione operativa delle caselle certificate. Queste figure devono suddividersi le mansioni del piano, affinché ognuno sappia cosa fare nel momento di emergenza e per garantire che ogni passo della procedura sia ben predisposto e organizzato.
Successivamente, gli step pratici. Un piano efficace dovrebbe includere:
- Identificazione immediata dell’incidente, tramite sistemi di monitoraggio automatici o segnalazioni interne.
- Analisi e isolamento della minaccia, per evitare la propagazione ad altre caselle PEC o sistemi aziendali.
- Notifica interna e, se necessario, alle autorità competenti (in base al GDPR e alla normativa NIS2).
- Ripristino dei servizi, attraverso backup e procedure di disaster recovery.
- Revisione post-incidente, per identificare le vulnerabilità e aggiornare le policy di sicurezza.
Un aspetto spesso trascurato è la comunicazione interna: i dipendenti devono sapere come comportarsi, a chi segnalare anomalie e quali azioni evitare in caso di sospetto attacco.
Riassumendo: mansioni precise, ruoli definiti.
Sicurezza PEC e prevenzione: cosa fare prima dell’incidente
La vera forza di un piano di sicurezza, tuttavia, sta nell’anticipare i problemi: la prevenzione.
Ogni azienda dovrebbe adottare misure di protezione proattive per ridurre al minimo il rischio di incidenti informatici legati alla PEC.
Tra le pratiche essenziali:
- Autenticazione a due fattori (2FA) per l’accesso alle caselle.
- Crittografia end-to-end, per proteggere il contenuto dei messaggi anche in caso di intercettazione.
- Backup regolari delle PEC aziendali, conservati in ambienti sicuri.
- Monitoraggio costante dei log di accesso e delle attività sospette.
- Formazione periodica del personale, per riconoscere email fraudolente o phishing PEC.
L’adozione di un software gestionale PEC avanzato consente di centralizzare la gestione delle caselle, automatizzare i controlli di sicurezza e semplificare la tracciabilità dei messaggi.
Come ti aiuta PecOrganizer in caso di incidente PEC
Quando si verifica un incidente, la rapidità di intervento è tutto.
PecOrganizer è progettato per garantire continuità operativa anche in caso di eventi imprevisti. Grazie alle sue funzionalità di archiviazione automatica, accessi profilati e log di tracciamento, consente di individuare l’origine del problema e recuperare rapidamente i messaggi compromessi.
Con PecOrganizer è possibile:
- monitorare in tempo reale tutte le caselle PEC aziendali;
- gestire i permessi di accesso in base ai ruoli;
- ripristinare facilmente i messaggi grazie ai backup automatici;
- creare report dettagliati utili alla rendicontazione post-incidente.
Integrare PecOrganizer nel proprio ecosistema aziendale significa dotarsi di uno strumento di protezione preventiva e di una risposta immediata in caso di crisi.
Per scoprire come funziona nel dettaglio, leggi:
👉 Come aumentare la sicurezza della casella PEC aziendale
👉 Cinque consigli per un sistema di gestione PEC aziendali efficiente
Conclusioni
Gli incidenti informatici non sono solo una questione tecnica: rappresentano un rischio concreto per la continuità aziendale e per la fiducia dei clienti.
Gestire le PEC in modo strutturato, adottando un piano di risposta agli incidenti e strumenti adeguati significa proteggere uno degli asset più sensibili dell’impresa: le comunicazioni ufficiali.
La sicurezza della PEC non è un costo, ma un investimento strategico per la reputazione e la resilienza digitale dell’azienda.
