Comunicare in modo ufficiale con un’azienda svizzera è davvero semplice come inviare una PEC? Alcune imprese italiane danno per scontato che la Posta Elettronica Certificata sia uno strumento valido anche oltre i confini nazionali, ma quando si entra in un contesto extra UE le certezze normative cambiano. La Svizzera non rientra nel perimetro della PEC europea (REM) e questo incide direttamente sul valore legale delle comunicazioni transfrontaliere. Capire se esiste una PEC in Svizzera, se è conforme alla REM e quali strumenti utilizzare per inviare comunicazioni ufficiali è oggi un passaggio fondamentale per evitare rischi giuridici e operativi.

 

La prima domanda : esiste la PEC in Svizzera?

Quando si parla di PEC in Svizzera, è necessario chiarire subito un punto essenziale: non esiste un sistema di Posta Elettronica Certificata equivalente alla PEC italiana, né un’infrastruttura assimilabile alla PEC europea (REM) così come disciplinata dal regolamento eIDAS. La Svizzera ha scelto un modello autonomo, coerente con il proprio ordinamento, ma esterno al sistema normativo dell’Unione Europea.

L’approccio elvetico si fonda su servizi di recapito elettronico con valore probatorio riconosciuto a livello nazionale. Il più noto è IncaMail, offerto da Swiss Post, che consente l’invio di messaggi elettronici con ricevute digitali di invio e consegna e con meccanismi di identificazione delle parti. Si tratta di strumenti tecnologicamente evoluti, progettati per garantire affidabilità e tracciabilità nel contesto svizzero.

Dal punto di vista giuridico, tali servizi possono essere considerati una forma di raccomandata elettronica svizzera, valida e opponibile all’interno dell’ordinamento elvetico. Tuttavia, la differenza rispetto alla PEC italiana o alla REM non è meramente lessicale: manca un obbligo generalizzato per imprese e professionisti e, soprattutto, manca uno standard sovranazionale condiviso che ne garantisca l’interoperabilità. È per questo che l’espressione “PEC svizzera”, se non adeguatamente contestualizzata, rischia di generare equivoci sul piano giuridico.

 

La Svizzera è dotata di una PEC europea?

La risposta, sul piano normativo, è netta: no.

La REM (Registered Electronic Mail), comunemente definita PEC europea, è un servizio di recapito elettronico certificato qualificato disciplinato dal regolamento eIDAS (Reg. UE 910/2014). Questo regolamento stabilisce requisiti vincolanti per gli Stati membri in materia di identificazione delle parti, integrità del contenuto, tracciabilità dell’invio e presunzione legale di recapito valida in tutto il territorio dell’Unione Europea.

La Svizzera, non essendo uno Stato membro dell’UE, non è soggetta all’applicazione diretta del regolamento eIDAS e non rientra nel sistema europeo dei servizi fiduciari qualificati né nella trust list europea. Pur disponendo di una propria normativa nazionale (ZertES) in materia di firme elettroniche e servizi fiduciari, il quadro giuridico svizzero resta autonomo rispetto a quello europeo.

Ne consegue che i servizi di posta certificata attivi in Svizzera possono avere efficacia legale all’interno dell’ordinamento elvetico, ma non sono qualificati come REM ai sensi di eIDAS e non beneficiano della presunzione automatica di validità giuridica prevista per le comunicazioni certificate tra Stati membri dell’Unione Europea.

Di conseguenza, i servizi di posta certificata svizzeri:

• possono avere valore legale interno;
• non sono qualificati come PEC REM;
• non garantiscono interoperabilità giuridica con i Paesi UE.

Anche in presenza di soluzioni tecnologicamente evolute, l’assenza di un riconoscimento eIDAS impedisce di considerare i recapiti elettronici certificati svizzeri come una vera PEC europea. Per le aziende che operano oltreconfine, questa distinzione è cruciale, perché incide direttamente sulla validità delle comunicazioni ufficiali.

 

PEC svizzera, PEC italiana e PEC europea: il confronto

Per comprendere fino in fondo le differenze tra i vari sistemi, è utile un confronto diretto tra PEC svizzera, PEC italiana e PEC REM europea.

 

Ambito geografico	Svizzera	Italia	Unione Europea
Quadro normativo	Diritto svizzero (ZertES)	Normativa nazionale italiana	Regolamento eIDAS
Standard nazionale	Presente, non obbligatorio	Presente e obbligatorio	Standard europeo
Valore legale	Sì, limitato alla Svizzera	Sì, limitato all’Italia	Sì, valido in tutta l’UE
Interoperabilità	Assente	Parziale	Nativa
Conformità REM	No	In evoluzione	Sì
Equivalente raccomandata A/R	Sì	Sì	Sì

 

La tabella evidenzia un punto chiave: la PEC svizzera non è una PEC europea, così come la PEC italiana tradizionale, se non conforme a certi requisiti, non è sufficiente per garantire comunicazioni certificate al di là dei confini nazionali.

È proprio per superare questa frammentazione che nasce la PEC REM, ossia il servizio di recapito elettronico certificato qualificato previsto da eIDAS. La REM introduce un elemento che mancava ai sistemi nazionali: la presunzione legale transfrontaliera. Non si tratta soltanto di inviare un messaggio tracciato, ma di farlo attraverso un prestatore qualificato riconosciuto in tutta l’Unione Europea, inserito in una trust list comune e soggetto a regole uniformi.

In questo modo, la comunicazione certificata non dipende più dalla legislazione del singolo Stato, ma si fonda su un quadro normativo condiviso. È questo il vero salto di qualità della PEC europea: trasformare una somma di sistemi nazionali in un’infrastruttura interoperabile, capace di garantire valore legale uniforme tra più ordinamenti.

 

 

 

 

Come fa un’azienda italiana a comunicare con un’azienda svizzera in modo ufficiale?

Quando un’azienda italiana deve inviare comunicazioni ufficiali e certificate a una controparte svizzera dunque, non può limitarsi a utilizzare la PEC come farebbe sul territorio nazionale. Una PEC italiana inviata a un destinatario svizzero non produce automaticamente gli stessi effetti giuridici che avrebbe in Italia.

Nella pratica, le aziende che operano tra Italia e Svizzera non si affidano a un unico canale, ma adottano strategie multilivello, combinando strumenti diversi per rafforzare la solidità probatoria della comunicazione. L’obiettivo non è semplicemente “inviare”, ma costruire una posizione difendibile in caso di contestazione.

Le strategie più diffuse includono:

• l’utilizzo di documenti firmati digitalmente, inviati tramite canali elettronici tracciabili;
• il ricorso a raccomandate internazionali cartacee nei casi più critici, dove la certezza giuridica prevale sull’efficienza.

Quello che fa davvero la differenza non è il singolo strumento, ma la capacità di governare l’intero processo, mantenendo evidenze coerenti e dimostrabili nel tempo.

 

PEC e Svizzera: i rischi legali per le aziende italiane

Il rischio principale, nelle comunicazioni Italia–Svizzera, non è tanto tecnico quanto giuridico. Molte aziende danno per scontato che l’invio di una PEC equivalga sempre a una notifica formalmente valida. In realtà, fuori dal perimetro italiano ed europeo, questa certezza viene meno.

Una PEC inviata a un’azienda svizzera può non essere riconosciuta come notifica formale secondo il diritto elvetico. In caso di contenzioso, l’azienda italiana potrebbe essere chiamata a dimostrare non solo l’invio del messaggio, ma anche la reale conoscenza del contenuto da parte del destinatario.

Un ulteriore elemento critico riguarda le tempistiche legali. La data e l’ora di consegna, certe nel sistema PEC italiano, possono essere interpretate diversamente in un contesto transfrontaliero. Questo aspetto è particolarmente delicato quando la comunicazione è legata a termini perentori, come recessi o diffide.

Infine, esiste un rischio organizzativo e reputazionale. Una gestione non strutturata delle comunicazioni certificate può esporre l’azienda a contestazioni, mettendo in discussione procedure interne e capacità di operare correttamente in contesti internazionali ad alta compliance.

 

Svizzera e PEC europea: un confine ancora normativo

La PEC in Svizzera rappresenta un caso emblematico: sistemi tecnologicamente avanzati, ma ancora esterni al perimetro della PEC Europa e della PEC REM.

In uno scenario privo di interoperabilità formale, non è sufficiente scegliere il “canale giusto”. Le imprese che operano con la Svizzera devono adottare una visione più ampia, fondata su controllo dei processi, la tracciabilità delle comunicazioni e la gestione centralizzata delle evidenze certificate. Solo così è possibile compensare l’assenza di un quadro normativo comune e prevenire contestazioni future.

Finché non esisterà una reale convergenza tra ordinamento europeo e svizzero, la prima forma di tutela resta la diligenza organizzativa di ogni singola azienda. Governare in modo strutturato PEC, REM e comunicazioni certificate internazionali significa ridurre l’esposizione al rischio, rafforzare la posizione giuridica dell’azienda e prepararsi in modo coerente all’evoluzione definitiva della PEC europea.