L'Erbolario
L’ERBOLARIO
L’Erbolario nasce a Lodi nel 1978 dalla passione di Franco Bergamaschi e Daniela Villa per il mondo delle piante officinali.
L’azienda
L’Erbolario nasce a Lodi nel 1978 dalla passione di Franco Bergamaschi e Daniela Villa per il mondo delle piante officinali.
All’inizio si afferma come piccola Erboristeria artigiana, oggi è una delle aziende più importanti nel mondo della cosmesi naturale.
L’Erbolario oggi esporta i suoi prodotti in oltre 42 paesi e conta più di 5500 negozi solo sul territorio italiano.
Grazie al mantenimento di una filiera cortissima ogni giorno spedisce più di 60.000 prodotti garantendo una qualità impeccabile e un ottimo rapporto qualità prezzo. Ogni prodotto inventato e realizzato deriva dalla lavorazione di piante, fiori, resine, radici e frutti di origine biologica.
Si tratta quindi di una vera eccellenza del Made in Italy che però, nel corso di questi anni, non ha mai perso la sua vocazione artigianale e familiare.
La situazione di partenza
I principali problemi legati alla gestione dei flussi PEC aziendali “sono sorti circa sette /otto anni fa, quando i messaggi PEC hanno iniziato a essere presenti nei flussi comunicativi aziendali con una certa preponderanza” ha affermato Andrea Trivellato, Responsabile IT area Operations, Finance e ERP presso L’Erbolario.
In uno scenario sempre più complesso e articolato i tre maggiori problemi riscontrati dai collaboratori e dalle figure apicali erano:
- mancanza di spazio
- mancanza di controllo
- mancanza di sicurezza
La gestione dello spazio rappresentava la problematica principale perché, indipendentemente dalla licenza scelta presso il provider di riferimento, lo spazio di utilizzo a disposizione era limitato.
Utilizzate per le comunicazioni ufficiali e soprattutto per la ricezione e l’invio delle fatture da parte dei fornitori, le caselle PEC si saturavano con rapidità.
Questo costringeva i collaboratori a procedere con le cancellazioni, perché la casella PEC satura non è in grado di ricevere nuovi messaggi ed è compito del proprietario della casella renderla nuovamente operativa.
Ricordiamo che la cancellazione dei messaggi PEC, oltre a richiedere un grande dispendio di tempo, è un’operazione molto delicata perché potrebbe comportare il rischio di eliminare definitivamente messaggi importanti che, in caso di necessità, non saranno più recuperabili.
Il secondo problema principale era legato alla necessità di controllo pieno e totale.
Era infatti necessario poter controllare pienamente tutte le caselle in gestione, circa 25. Gli utenti accedevano alle caselle PEC senza avere a disposizione credenziali univoche e personali. Di conseguenza era impossibile ricostruire “chi aveva fatto cosa”: non si poteva sapere chi avesse letto un messaggio e quando.
Inoltre, la mancanza di controllo rendeva difficile anche la presa in carico di un messaggio PEC: più persone potevano prendere in carico lo stesso compito contemporaneamente o, al contrario, un messaggio PEC rischiava di essere trascurato.
Infine, il terzo problema aveva a che fare con la sicurezza. Prima di adottare PecOrganizer le utenze che accedevano alle caselle mail erano solo ed esclusivamente utenze amministrative e, in caso di necessità, era necessario permettere anche ad altri utenti di accedere alle caselle PEC senza condividere le password e le credenziali.
PecOrganizer
PecOrganizer ha risposto a tutte le necessità e ha aiutato L’Erbolario a gestire i flussi PEC aziendali in modo pratico, sicuro ed efficiente.
Ha permesso all’azienda di risolvere i principali problemi riscontrati e di agevolare l’utilizzo di funzionalità aggiuntive, prese in considerazione in un secondo momento.
In particolare, PecOrganizer ha aiutato L’Erbolario a:
- Attribuire credenziali univoche e personalizzate a tutti coloro che accedono alla casella PEC. PecOrganizer permette infatti di assegnare a ogni utente una password personale.
- Rendere i dipendenti autonomi nella gestione della casella: le credenziali univoche e personali possono infatti essere attribuite anche a chi utilizza la PEC sporadicamente e non solo alle utenze amministrative che accedono alle caselle PEC con maggiore frequenza.
- Attribuire agli utenti permessi e autorizzazioni specifici: PecOrganizer permette di stabilire i diritti degli utenti in modo granulare in base alle competenze specifiche e alle responsabilità. Non tutti gli utenti, infatti, devono per forza svolgere gli stessi compiti o poter visualizzare le stesse informazioni. È importante sottolineare che i diritti possono essere facilmente attribuiti e revocati quando e se necessario.
- Controllare lo storico degli eventi: con PecOrganizer è possibile consultare lo storico di tutti i messaggi per verificare in ogni momento chi ha letto un determinato messaggio, quando e quale esito ha avuto la lettura.
- Evitare le cancellazioni: con PecOrganizer la funzione di cancellazione dei messaggi è tendenzialmente inibita, per evitare che messaggi importanti vengano cancellati accidentalmente. Tuttavia, alcune utenze possono essere abilitate alla cancellazione dei messaggi: in questo caso il messaggio verrà cancellato solo dall’account e continuerà ad essere presente nel file system, e in caso di necessità potrà quindi essere recuperato.
- Risolvere il problema dello spazio: con PecOrganizer viene impostata la cancellazione automatica dei messaggi dalla webmail con una frequenza stabilita. Questo permette di avere sempre spazio a disposizione e di assicurarsi che la casella PEC sia sempre operativa. Inoltre, un simbolo visivo segnala il livello di saturazione della casella evitando quindi in tutti i modi il rischio che la casella si riempia e smetta di ricevere messaggi PEC.
È importante sottolineare che i messaggi vengono cancellati dalla webmail ma rimangono disponibili nel file system.
Le funzionalità aggiuntive
PecOrganizer ha quindi aiutato L’Erbolario a risolvere i principali problemi legati alla gestione aziendale dei flussi PEC e ha permesso all’azienda di scoprire funzionalità aggiuntive che ne hanno sicuramente incentivato l’utilizzo.
A tal proposito L’Erbolario si è affermato come precursore e ha iniziato ad utilizzare PecOrganizer in un’ottica di distribuzione. Prima che la fatturazione elettronica diventasse obbligatoria in Italia, il Gruppo ha iniziato ad inviare le fatture di fine mese con PecOrganizer, andando così a sostituire la spedizione cartacea con l’invio della versione digitale.
La seconda funzionalità aggiuntiva è stata incentivata dall’arrivo dello smart working e dalla conseguente necessità degli utenti di poter accedere alle caselle e ai messaggi PEC anche da remoto, al di fuori della struttura aziendale.
Dopo una serie di considerazioni e valutazioni l’azienda ha optato per la migrazione di tutti i dati dal server di proprietà alla piattaforma cloud. Questo ha permesso di rispettare le politiche aziendali interne, di gestire una grande quantità di dati e di consentire a tutti gli utenti di accedere ai dati aziendali necessari per lo svolgimento del proprio lavoro anche da remoto.
Infine, il terzo aspetto ha a che fare nuovamente con il tema della sicurezza. Oggi i casi di malware, spam e phishing sono sempre più frequenti e vanno a colpire anche i messaggi PEC, arrecando danni e disagi notevoli alle aziende attaccate.
Per questo motivo L’Erbolario ha deciso di adottare PecDefender, la soluzione pensata e ideata per mettere in sicurezza e per gestire in sicurezza i contenuti dei messaggi PEC.
Con PecDefender lo spam viene riconosciuto dal software e se una PEC contiene un virus l’utente se ne rende conto con facilità ed evita di aprire il messaggio.
Al momento PecOrganizer viene utilizzato dai collaboratori dell’azienda sfruttando tutte le potenzialità del software. La gestione dei numerosi documenti, spesso completati da file allegati in pdf, è sicuramente stata resa più semplice e immediata.
Questo naturalmente non preclude lo sviluppo di integrazioni o funzionalità future capaci di migliorare e facilitare ulteriormente l’utilizzo.
Attualmente L’Erbolario non ha riscontrato problemi o osservazioni da segnalare: “come azienda siamo assolutamente soddisfatti. Questa collaborazione nata qualche anno fa ha fatto crescere entrambi. A noi ha risolto una serie di problematiche di processo, ma sono sicuro che l’esperienza e la nostra difficoltà di gestione ha fatto crescere anche il vostro prodotto”, ha affermato Andrea Trivellato.
