AGSM Verona
AGSM VERONA
L’azienda
AGSM Verona SpA è una società multiservizi, con sede a Verona, che si occupa di produzione e distribuzione di energia elettrica e gas.
Fondata nel 1898, la società si occupa anche di:
- produzione e distribuzione di calore tramite reti di riscaldamento
- attività relative all’illuminazione pubblica e artistica
- attività di sourcing e trading di commodities
- raccolta, recupero e valorizzazione dei rifiuti solidi urbani
- gestione del verde pubblico e raccolta differenziata
Il 1° gennaio 2021 la società è stata protagonista di un processo di fusione per incorporazione: AGSM Verona e AIM Vicenza hanno creato la nuova società AGSM AIM SpA, gruppo a capitale interamente pubblico con oltre duemila dipendenti, nato per giocare un ruolo di leadership nel settore delle multiutility. L’obiettivo della fusione è garantire ai cittadini servizi e tariffe migliori, ma anche assicurare crescita occupazionale.
Per la gestione ottimale del flusso delle PEC entrambe le società utilizzavano PecOrganizer, che ha quindi giocato un ruolo chiave nel percorso che ha portato alla nascita della nuova società.
La situazione di partenza
PecOrganizer non ha giocato un ruolo chiave solo nel processo di fusione per incorporazione, ma ha svolto un importante ruolo anche in precedenza, dal momento che “prima di PecOrganizer non avevamo alcun strumento per la gestione delle PEC”, come ha affermato Mauro Tubini, System Administrator di AGSM.
In AGSM Verona le PEC venivano spedite, lette e archiviate tramite i normali programmi di posta disponibili gratuitamente in rete, e la gestione veniva demandata alle singole persone.
In mancanza di un software di gestione delle comunicazioni PEC, diversi erano i problemi riscontrati dai collaboratori e dalle figure apicali:
- mancanza di controllo degli utenti: chiunque fosse in possesso della password aveva la possibilità di accedere alle caselle PEC, anche in virtù del fatto che la configurazione di una casella su un browser di posta è un’operazione molto semplice e accessibile a chiunque
- mancanza di controllo delle cancellazioni: gli utenti potevano cancellare i messaggi PEC senza alcun controllo. Una volta cancellato il messaggio non poteva essere più recuperato, con il rischio di creare danni economici all’azienda.
- mancanza di controllo delle attività: era impossibile ricostruire “chi ha fatto cosa”. Di conseguenza la gestione del lavoro diventava complicata perché un messaggio poteva essere trascurato o, al contrario, più persone potevano prendere in carico una stessa richiesta contemporaneamente.
- gestione dello spazio: i numerosi messaggi PEC ricevuti e inviati riempivano completamente e costantemente il database dei vari gestori sui quali l’azienda era posizionata, e non dobbiamo dimenticare che una casella PEC satura non può più ricevere messaggi. Ciò imponeva all’azienda non solo di monitorare lo spazio rimanente, ma anche di investire ripetutamente per acquistare ulteriore a spazio.
- gestione dei certificati di avvenuta consegna e avvenuta ricezione, che creavano non poca confusione nella posta in arrivo e non venivamo ricollegati al rispettivo messaggio inviato. Gli operatori erano quindi costretti a creare cartelle e sottocartelle in cui posizionare i singoli messaggi inviati insieme ai relativi certificati di avvenuta consegna e avvenuta ricezione, in modo da poterli ritrovare in caso di bisogno.
- difficoltà nella ricerca dei messaggi: ricercare un contenuto o una parola chiave era molto complicato.
PecOrganizer per AGSM Verona
PecOrganizer, lo strumento semplice per scrivere, leggere e smistare le PEC, ha aiutato AGSM Verona a risolvere tutti i problemi appena elencati, ad azzerare il rischio di errori di gestione e a mettere in sicurezza i flussi comunicativi.
PecOrganizer, infatti, ha permesso alla società di:
- migliorare l’organizzazione delle caselle, dei messaggi e della gestione del lavoro
- garantire il controllo degli utenti e delle loro attività: grazie alle credenziali personali e univoche date a ogni singolo utente, con PecOrganizer si può sempre risalire al “chi ha fatto cosa” e si può consultare in ogni momento e con facilità lo storico di un messaggio
- attribuire diritti e una profilazione granulare: non tutti gli utenti che hanno accesso a PecOrganizer devono necessariamente avere gli stessi diritti e devono poter svolgere le stesse attività. Queste, al contrario, possono essere selezionate in base alle competenze o alle responsabilità della persona coinvolta
- garantire il controllo totale dei messaggi in entrata e in uscita eliminando il rischio di trascurare una comunicazione o di non prendere in carico una richiesta
- mettersi al riparo dal pericolo di cancellazione o perdita di documentazione
- recuperare con facilità un messaggio PEC o un contenuto grazie alle diverse modalità di ricerca
- garantire una manutenzione automatica degli spazi azzerando il rischio di saturare la casella PEC
- ricollegare in modo automatico i messaggi di avvenuta accettazione e avvenuta consegna al corrispettivo messaggio PEC inviato, senza creare confusione nella casella di posta in arrivo
PecOrganizer nel processo di fusione
PecOrganizer ha ricoperto un ruolo fondamentale nel processo di fusione per incorporazione, perché sia AGSM Verona sia AIM Vicenza utilizzavano già il software per la gestione delle PEC. Questo senza dubbio ha facilitato l’implementazione e l’integrazione delle caselle su un unico server.
“Il ruolo di PecOrganizer è stato molto importante perché le comunicazioni PEC sono state le prime ad essere attivate e sono state le prime ad essere necessarie quando è stata formata la nuova società” ha affermato Mauro Tubini.
Naturalmente è stato necessario compiere delle operazioni aggiuntive, ma il 1° gennaio 2021, data di nascita ufficiale della nuova società, sul portale erano già disponibili le prime caselle con i nuovi domini.
Con il trascorrere del tempo sono emerse analogie e differenze di utilizzo che in alcuni casi hanno influenzato positivamente la società che fino a quel momento non sfruttava totalmente una particolare funzionalità di PecOrganizer.
AGSM Verona utilizzava (e utilizza tuttora) PecOrganizer in modo molto consistente, sfruttando la funzione di invio massivo di circolari e richiedendo integrazioni con applicativi interni all’azienda. Il reparto di vendita addetto alla fatturazione delle bollette, da sempre grande utilizzatore di PecOrganizer, ha richiesto ai nostri sviluppatori un’applicazione ad hoc per integrare alcune funzioni, raccogliere dati e avere a disposizione particolari reportistiche.
Dall’altro lato AIM Vicenza utilizzava (e utilizza tuttora) PecOrganizer anche per la gestione delle caselle di posta elettronica ordinaria. Le funzioni di PecOrganizer possono infatti essere applicate non solo alle comunicazioni PEC, ma anche alle mail ordinarie, per facilitare lo smistamento delle comunicazioni ed eliminare le incomprensioni che si presentano quando più persone si trovano a gestire una stessa casella.
Le evoluzioni future
Per AGSM AIM SpA sfide ed evoluzioni interne sono già in vista. In queste dinamiche evolutive PecOrganizer non verrà trascurato: si sta già pensando a nuovi usi, nuove integrazioni e nuove funzionalità.
“In più, il fatto che PecOrganizer sia il prodotto di un’azienda italiana con cui abbiamo rapporti semplici e diretti è un aspetto che ci piace molto. È facile contattare il servizio di assistenza e, se abbiamo bisogno di integrazioni, la possibilità di avere un rapporto diretto con gli sviluppatori è senza dubbio un valore aggiunto” ha affermato Mauro Tubini, System Administrator di AGSM Verona.
