La digitalizzazione delle fatture ha rivoluzionato la gestione documentale aziendale, portando vantaggi tangibili in termini di efficienza operativa. Tuttavia, questa trasformazione ha introdotto responsabilità specifiche che molte imprese sottovalutano: la conservazione fatture elettroniche non è un’opzione, ma un obbligo normativo stringente con scadenze precise e sanzioni rilevanti.
Troppo spesso le aziende confondono l’archiviazione con la conservazione a norma, esponendosi a rischi fiscali concreti. Questo articolo fornisce una roadmap completa su normativa, procedure e best practice per gestire correttamente la conservazione delle fatture elettroniche in azienda (e anche delle pec!).
Obbligo conservazione fatture elettroniche: cosa dice la normativa
La conservazione delle fatture elettroniche è obbligatoria per legge. L’articolo 39 del DPR 633/1972 stabilisce che tutte le fatture elettroniche, sia emesse che ricevute, devono essere conservate digitalmente per 10 anni secondo le regole tecniche AgID (Agenzia per l’Italia Digitale).
⚠️ L’errore più comune: archiviare non è conservare!
Molti imprenditori e finance manager credono erroneamente che la fattura sia già conservata perché:
- È stata trasmessa allo SDI (Sistema di Interscambio)
- È presente nel gestionale contabile
- È disponibile nel cassetto fiscale dell’Agenzia delle Entrate
Tuttavia questi passaggi rappresentano solo l’archiviazione, ma non si possono considerare una conservazione a norma. Senza un processo di conservazione digitale strutturato, il documento può perdere valore probatorio durante un accertamento fiscale.
Perché la conservazione digitale delle fatture è obbligatoria
Il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e le linee guida AgID definiscono requisiti stringenti per garantire che i documenti informatici rilevanti siano conservati a norma di legge assicurando:
- Autenticità: certezza dell’origine del documento
- Integrità: garanzia di non modificazione nel tempo
- Leggibilità: accessibilità perpetua ai contenuti
- Reperibilità: capacità di ricerca e consultazione immediata
Questi requisiti si applicano non solo alle fatture elettroniche, ma anche alle PEC e a tutti i documenti digitali con rilevanza fiscale o legale.
L’obiettivo normativo è cristallino: assicurare che, anche a distanza di anni, il documento possa essere esibito come prova certa, immodificabile e verificabile in sede di controllo.
Scadenze conservazione fatture elettroniche 2026
La scadenza conservazione fatture è definita dalla Risoluzione dell’Agenzia delle Entrate n. 46/E del 2017: la conservazione digitale deve avvenire entro il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi.
Scadenze operative per il 2026
Per le aziende con esercizio coincidente con l’anno solare:
- Fatture 2024: conservazione entro il 31 gennaio 2026
- Fatture 2025: conservazione entro il 31 gennaio 2027
Per soggetti con esercizio non coincidente con l’anno solare, il termine si calcola sui tre mesi successivi alla scadenza della dichiarazione dei redditi relativa al periodo.
Sanzioni per mancata conservazione
La mancata conservazione a norma comporta sanzioni equiparabili alla mancata esibizione dei libri contabili: da 1.000 a 8.000 euro (art. 9, comma 1, del D.Lgs. n. 471/1997).
Inoltre, in caso di accertamento, i documenti non conservati correttamente non possono essere esibiti come prova valida, compromettendo gravemente la posizione difensiva dell’azienda.
E le PEC? Archiviazione vs conservazione
Una criticità frequente riguarda anche la gestione della posta elettronica certificata. La differenza tra archiviazione PEC e conservazione PEC a norma è sostanziale:
Archiviare significa organizzare e memorizzare i messaggi per facilitarne la consultazione. È utile dal punto di vista operativo, ma non ha alcun valore legale.
Conservare a norma significa applicare un processo regolamentato che prevede:
- Firma digitale qualificata
- Marcatura temporale
- Tracciabilità completa delle operazioni
- Nomina di un Responsabile della Conservazione
Nel caso delle PEC, non basta salvare il messaggio o l’allegato. Devono essere conservati anche le ricevute di accettazione, consegna, eventuali anomalie, e tutti i metadati che certificano invio, transito e ricezione.
Per questo motivo, una corretta gestione PEC aziendale deve integrare nativamente funzionalità di conservazione digitale a norma.
Conservazione documenti digitali: quanto tempo conservarli
I tempi di conservazione variano per tipologia documentale:
- Fatture elettroniche: 10 anni dalla data di emissione/ricezione
- PEC con rilevanza fiscale: 10 anni
- Ricevute e notifiche SDI: 10 anni
- Registri contabili: 10 anni dall’ultima registrazione
- Documenti contrattuali: secondo normativa civilistica e fiscale
Il vincolo temporale non riguarda solo la durata, ma la capacità di garantire integrità, autenticità e leggibilità del documento per l’intero periodo previsto dalla legge, senza rischi di perdita, corruzione o obsolescenza tecnologica.
Rischi della conservazione non conforme
Gestire fatture elettroniche e PEC senza una conservazione digitale conforme espone l’organizzazione a rischi concreti e misurabili:
Rischi fiscali
In caso di verifica dell’Agenzia delle Entrate, un documento non conservato correttamente può essere contestato o considerato inutilizzabile. Le conseguenze includono sanzioni pecuniarie, rettifiche fiscali e contestazioni sulla deducibilità dei costi.
Rischi legali
Per le PEC, il rischio è ancora più insidioso: una comunicazione formalmente inviata (ad esempio, un sollecito, una diffida, una revoca contrattuale) può non essere spendibile come prova in un contenzioso legale se la conservazione non rispetta i requisiti normativi.
Rischi operativi
Senza un sistema strutturato, le aziende si trovano ad affrontare problemi concreti: documenti critici che si perdono, ricerche che richiedono troppo tempo, informazioni duplicate o non allineate tra i vari sistemi, e grandi difficoltà nella gestione del cambiamento e nei controlli interni.
Come conservare fatture elettroniche e PEC: le soluzioni disponibili
Per garantire conformità normativa e sicurezza, è necessario adottare un approccio integrato che preveda l’utilizzo di software di conservazione digitale conforme AgID, certificato, aggiornato e verificabile.
Fondamentale è anche implementare una gestione centralizzata delle PEC attraverso una unified inbox con categorizzazione intelligente, affiancata da processi chiari e tracciabili mediante workflow documentati che prevedano la separazione dei ruoli tra Responsabile della Conservazione, operatori e auditor.
Completano il quadro backup ridondanti e sistemi di disaster recovery per garantire protezione da eventi catastrofici.
Soluzione base
Servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate L’AdE offre un servizio di conservazione gratuito per le fatture transitate dallo SDI, accessibile dal portale “Fatture e Corrispettivi”. Adatto per:
- Piccole imprese con volumi contenuti
- Professionisti con fatturazione semplice
👉 Per informazioni sul servizio gratuito di conservazione: Guida ufficiale Agenzia delle Entrate
Limiti: funzionalità di ricerca essenziali, nessuna integrazione con gestionali, non include PEC.
Soluzioni private certificate
I software di mercato offrono funzionalità avanzate:
- Integrazione con ERP e sistemi gestionali
- Conservazione multi-documento (fatture, PEC, contratti, bolle)
- Workflow di approval e notifiche automatiche
- Dashboard di compliance e reporting
- API per l’integrazione con i sistemi aziendali
PecOrganizer: come conservare a norma le pec
Quando le aziende gestiscono flussi documentali e di posta elettronica certificata complessi, diventa strategico adottare una piattaforma unificata.
PecOrganizer è un software italiano proprietario che integra:
- Gestione PEC aziendale centralizzata: categorizzazione automatica, assignment intelligente, tracking completo
- Conservazione digitale a norma: conformità AgID, firma digitale, marcatura temporale
- Workflow configurabili: approval chain, escalation, SLA monitoring
- Invio massivo certificato: comunicazioni massive con piena tracciabilità legale
- Audit trail completo: chi ha fatto cosa, quando, e a che livello del processo
La piattaforma è particolarmente indicata per aziende B2B strutturate (500+ dipendenti, 20M+ fatturato) nei settori Energy, Pubblica Amministrazione, Trasporti, Bancario, Utilities, dove la gestione pec rappresenta un asset strategico e un rischio operativo rilevante.
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