Nel reparto HR le comunicazioni non sono mai banali. Contratti di lavoro, assunzioni, cessazioni, contestazioni disciplinari, rapporti con enti e consulenti: tutto passa da messaggi che hanno un peso legale preciso. Quando queste comunicazioni avvengono tramite Posta Elettronica Certificata, la PEC non è più una semplice email, ma diventa a tutti gli effetti un documento ufficiale, da gestire con metodo, sicurezza e responsabilità.

Eppure, fermati un attimo a riflettere: come vengono gestite le PEC nel tuo reparto HR? Caselle condivise tra più persone? Inoltri manuali verso colleghi? Archivi improvvisati in cartelle locali? Prassi che nel quotidiano sembrano funzionare, ma che espongono l’organizzazione a rischi concreti, spesso sottovalutati fino a quando non emerge un problema.

 

Scenario 1

Quando un candidato contesta il processo di selezione

È lunedì mattina. Ricevi una PEC da un candidato che contesta formalmente di non aver mai ricevuto la convocazione per il colloquio, richiedendo un risarcimento per discriminazione nel processo di selezione. La sua richiesta è circostanziata, ha coinvolto un legale, e chiede documentazione probatoria completa.

In questo momento, devi essere in grado di dimostrare con certezza assoluta che la convocazione è stata inviata, quando, a quale indirizzo e con quale contenuto esatto.

👉 Ma come viene realmente gestita questa comunicazione nel quotidiano?

Nel quotidiano operativo delle risorse umane, una PEC di un candidato può seguire percorsi improvvisati:

• Essere letta da più persone senza alcuna traccia di chi l’ha effettivamente gestita
• Venire inoltrata internamente via email normale, perdendo completamente il valore certificato
• Finire salvata localmente sul PC di un collega, magari non più in azienda da mesi
• Essere archiviata in modo disomogeneo rispetto ad altre comunicazioni dello stesso processo di selezione
• Non avere alcun registro di chi ha compiuto quali azioni e quando

Il vero problema è che mesi dopo l’invio, quando un candidato contesta, l’HR deve poter dimostrare cosa è realmente accaduto: ricostruire l’intero scambio di comunicazioni con certezza assoluta, senza margini di dubbio o approssimazione.

 

Perché la tracciabilità delle PEC con i candidati è fondamentale

Una gestione ordinata delle PEC con i candidati dunque non è solo best practice, ma è uno strumento di difesa legale che tutela l’azienda e rafforza la credibilità dell’intero processo di selezione. Quando puoi dimostrare con certezza ogni passaggio comunicativo, trasformi una potenziale contestazione in una questione risolvibile con evidenze documentali incontrovertibili.

Elementi essenziali per una gestione a prova di contestazione:

• Archiviazione centralizzata: tutte le PEC in un unico sistema accessibile e tracciabile
• Audit trail completo: log immutabile di chi ha acceduto a ogni PEC, quando e quali azioni ha compiuto
• Conservazione a norma: garanzia che le PEC mantengano valore legale nel tempo
• Categorizzazione per processo: possibilità di recuperare rapidamente tutte le comunicazioni relative a uno specifico candidato
• Protocollazione automatica: ogni PEC riceve un numero univoco e un timestamp certificato
• Sistema di assegnazione: traccia chiara di chi è responsabile della gestione di ogni comunicazione

 

Scenario 2 

Quando devi gestire una contestazione disciplinare a un dipendente

È mercoledì pomeriggio. Devi inviare una contestazione disciplinare a un dipendente tramite PEC. La comunicazione contiene dati sensibili, deve essere gestita in modo riservato e richiede che sia tracciabile ogni passaggio per eventuali sviluppi legali futuri.

👉 Come viene gestito questo flusso oggi nel tuo reparto HR?

Chi accede alla casella PEC? Chi legge la risposta del dipendente? Come viene archiviata la comunicazione? Chi ha visibilità sui dati sensibili contenuti? E soprattutto: come garantisci che tutto questo sia conforme al GDPR?

La gestione della PEC in azienda richiede particolare attenzione per quanto riguarda la sicurezza e l’organizzazione dei workflow con i dipendenti. Non si tratta solo di inviare e ricevere messaggi: si tratta di gestire flussi che coinvolgono dati personali, informazioni sensibili e comunicazioni con valore legale.

Rischi operativi da monitorare costantemente:

• Credenziali deboli o condivise: password semplici salvate nei browser, o peggio ancora condivise tra più colleghi via chat o post-it
• Accessi non tracciati: impossibilità di sapere chi ha letto una PEC contenente dati sensibili di un dipendente
• Phishing mirato: attacchi sempre più sofisticati che simulano comunicazioni HR ufficiali per rubare credenziali di accesso
• Archiviazione non sicura: messaggi PEC salvati in cartelle di rete accessibili a troppi utenti o su device personali non protetti
• Mancanza di audit trail: nessuna evidenza di chi ha compiuto quali azioni, quando e su quali comunicazioni
• Non conformità GDPR: trattamento di dati personali senza misure tecniche e organizzative appropriate, con rischio di sanzioni severe

 

Come organizzare i flussi in modo sicuro

In primo luogo, per rispondere ai problemi sopra elencati, è fondamentale stabilire una struttura organizzativa chiara per la gestione degli account PEC in azienda. Ogni dipendente HR dovrebbe avere accesso solo alle caselle necessarie per il proprio ruolo. Questo non solo aiuta a mantenere l’ordine, ma riduce drasticamente il rischio di accessi non autorizzati a dati sensibili. L’implementazione di sistemi di autenticazione a due fattori (2FA) è ormai una necessità, non un’opzione.

Un altro aspetto cruciale riguarda la formazione continua del personale. È essenziale che il team HR sia adeguatamente informato sulle normative relative alla PEC e sulle best practice per la gestione delle comunicazioni certificate. Il training dovrebbe includere sessioni su come identificare e gestire tentativi di phishing o altre minacce informatiche comuni.

Per ottimizzare i flussi operativi con i dipendenti, le aziende possono avvalersi di software specifici che automatizzano processi legati alla gestione della PEC: archiviazione sicura, protocollazione automatica, assegnazione a responsabili specifici, e tracciabilità completa delle comunicazioni inviate e ricevute. Questi strumenti contribuiscono a migliorare l’operational efficiency e garantiscono che tutte le comunicazioni siano conservate in conformità con le normative vigenti.

Infine, è essenziale effettuare regolarmente audit interni per assicurarsi che i processi siano seguiti correttamente e che tutti gli aspetti della security posture siano aggiornati.

 

Strumenti per la gestione PEC in ambito HR: cosa non può mancare

Esistono diverse soluzioni software progettate per ottimizzare la gestione della PEC in ambito HR. Ma di fronte a una contestazione o a un audit, solo alcuni elementi fanno davvero la differenza.

Funzionalità essenziali da valutare:

• Archiviazione automatica e conservazione a norma: i messaggi PEC devono essere conservati secondo le normative vigenti, con timestamp certificati e impossibilità di modifica
• Sistema di assegnazione e tracking: possibilità di assegnare ogni PEC a un responsabile specifico e tracciare lo stato di lavorazione (da gestire, in corso, completata)
• Audit trail immutabile: log completo e non modificabile di ogni accesso e azione compiuta su ogni singola PEC
• Integrazione con HRMS: connessione nativa o via API con i sistemi di gestione delle risorse umane già in uso
• Categorizzazione intelligente: filtering automatico basato su mittente, oggetto o contenuto per smistare le PEC nelle giuste code di lavoro
• Reportistica avanzata: dashboard per monitorare KPI come tempo medio di risposta, volume di PEC per tipologia, SLA rispettati
• Security by design: protocolli crittografici avanzati, autenticazione multifattore, gestione granulare dei permessi
• Workflow automation: automazione di processi ricorrenti come invio di conferme di ricezione o escalation per scadenze imminenti

 

Alcune piattaforme più sofisticate includono anche opzioni di RPA (Robotic Process Automation) che permettono di semplificare task ripetitivi, liberando tempo prezioso per attività strategiche come talent development e people engagement.

Un aspetto fondamentale è la data protection. Gli strumenti per la gestione della PEC devono garantire elevati standard attraverso protocolli crittografici avanzati per prevenire accessi non autorizzati e garantire compliance con GDPR e normative settoriali.

 

Una riflessione finale per chi lavora nelle Risorse Umane

La PEC fa già parte del tuo lavoro quotidiano. La vera differenza non è nell’utilizzarla, ma nel modo in cui viene gestita ogni giorno.

Prenditi un momento per riflettere concretamente su questi due scenari:

• Se domani un candidato contestasse formalmente il vostro processo di selezione, quanto tempo impiegheresti a recuperare tutte le comunicazioni rilevanti? E soprattutto, avresti la certezza assoluta della loro completezza e autenticità?
• Se dovessi dimostrare la conformità GDPR nella gestione delle PEC con i dipendenti durante un audit, potresti fornire evidenza documentale di chi ha accesso a cosa, quando e perché?

Le prassi informali possono sembrare comode nel breve periodo, ma diventano fragili – e potenzialmente costose – quando entrano in gioco responsabilità legali, dati sensibili e valore probatorio.

Fermarsi a riflettere oggi sulla gestione delle PEC significa fare un passo avanti nella maturità organizzativa dell’HR, rafforzando il proprio ruolo non solo operativo, ma anche di garanzia e protezione per l’azienda e per le persone.

 

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