In Spagna, il servizio equivalente alla PEC italiana è conosciuto come Correo Electrónico Certificado o Burofax Electrónico. Il sistema spagnolo presenta caratteristiche distintive che lo differenziano notevolmente dal modello italiano. A differenza dell’Italia, dove la PEC è ampiamente diffusa e rappresenta uno strumento obbligatorio per professionisti e imprese, in Spagna il sistema non prevede un obbligo generalizzato per le aziende. Questa peculiarità ha portato ad uno sviluppo più frammentato del mercato, con diverse soluzioni tecnologiche che coesistono nel panorama nazionale.
Come Funziona la PEC in Spagna
Il Correo Electrónico Certificado, ovvero la posta elettronica certificata spagnola, presenta le seguenti caratteristiche distintive:
- Valore Probatorio: Fornisce prove legali dell’invio, della ricezione e del contenuto dei messaggi, anche se con un valore legale inferiore rispetto alla PEC italiana
- Timestamping Certificato: Ogni comunicazione include una marca temporale che certifica data e ora esatte di invio e ricezione
- Ricevute Digitali: Il sistema genera ricevute di accettazione e consegna, ma con un formato differente rispetto agli standard italiani
- Verifica Identità: Include sistemi di autenticazione dell’identità del mittente, sebbene meno stringenti rispetto al sistema italiano
- Crittografia: Utilizza protocolli di crittografia per garantire la sicurezza delle comunicazioni
- Conservazione: Prevede la conservazione delle comunicazioni e delle relative ricevute per un periodo definito per legge
- Interoperabilità Limitata: A differenza della PEC italiana, presenta minori standard di interoperabilità tra i diversi provider
- Certificazione Provider: I fornitori del servizio devono ottenere certificazioni specifiche, ma con requisiti meno stringenti rispetto all’Italia
Normativa PEC Europea: Differenze tra Sistema Spagnolo e Italiano
Il confronto tra il sistema spagnolo e quello italiano rivela differenze sostanziali nell’approccio alla certificazione delle comunicazioni elettroniche. Il sistema italiano garantisce un elevato valore legale alle comunicazioni PEC, supportato da una robusta infrastruttura normativa e tecnica. Al contrario, il sistema spagnolo presenta una struttura duale: da un lato, esiste un metodo di lavoro altamente standardizzato per le comunicazioni con la PA, il sistema Notific@; dall’altro, le comunicazioni nel settore privato seguono standard più flessibili.
L’assenza di un sistema centralizzato di gestione per le comunicazioni private (anche fra aziende) ha portato a una maggiore varietà di soluzioni e ad una minore uniformità nei protocolli di sicurezza. La struttura delle ricevute di consegna segue così protocolli differenti, con implicazioni significative per la validità legale delle comunicazioni, che non è assicurata allo stesso livello del sistema italiano.
PEC – eIDAS: Obblighi e Requisiti per le Aziende
In definitiva, in Spagna l’obbligatorietà delle comunicazioni elettroniche certificate segue un approccio differenziato tra settore pubblico e privato. Nel contesto delle interazioni con la Pubblica Amministrazione vige l’obbligo (secondo la Ley 39/2015) di utilizzare mezzi elettronici certificati per determinate categorie di soggetti. In particolare, sono tenuti all’utilizzo di questi strumenti le persone giuridiche di qualsiasi natura, gli enti privi di personalità giuridica, i professionisti che necessitano di iscrizione a ordini professionali per l’esercizio della loro attività, i rappresentanti di soggetti obbligati all’interazione elettronica con la PA e i dipendenti pubblici per gli atti relativi al loro rapporto di lavoro.
Lo strumento con cui vengono gestite le comunicazioni con la Pubblica Amministrazione è il sistema Notific@. Questa piattaforma garantisce la gestione sicura e tracciabile delle notifiche elettroniche, assicurando l’integrità e l’autenticità dei messaggi attraverso avanzati sistemi di crittografia e certificazione temporale. Per le aziende che operano in Spagna, l’utilizzo di Notific@ non rappresenta una scelta ma un obbligo normativo per tutte le interazioni con gli enti pubblici, supportato da un ecosistema di software gestionali, inclusi strumenti gratuiti forniti dal Ministero dell’Industria spagnolo per la gestione delle fatture elettroniche.
Al contrario, per quanto riguarda le comunicazioni nel settore privato, non esiste un obbligo generale di utilizzo della posta elettronica certificata paragonabile a quello vigente in Italia. Le aziende spagnole sono libere di scegliere i mezzi di comunicazione più adatti alle loro esigenze quando interagiscono tra loro, anche se molte optano volontariamente per sistemi di certificazione elettronica per garantire la tracciabilità e la validità legale delle loro comunicazioni.
Per i cittadini privati, l’utilizzo di sistemi di comunicazione certificata rimane completamente facoltativo, anche nelle interazioni con la Pubblica Amministrazione. Tuttavia, il governo spagnolo sta promuovendo attivamente l’adozione di questi strumenti attraverso campagne di digitalizzazione e semplificazione amministrativa, offrendo incentivi e supporto tecnico per facilitare la transizione verso le comunicazioni digitali certificate.
Il sistema spagnolo è conforme allo Standard REM?
Si deduce dall’analisi in corso che il Correo Electrónico Certificado non può ancora essere definito una vera e propria PEC europea, tuttavia è in corso una fase di transizione per allinearsi agli standard REM (Registered Electronic Mail) previsti dal regolamento eIDAS. Come approfondito nella nostra guida alla transizione REM 2025, questo processo richiederà sostanziali adeguamenti sia tecnici che normativi.
L’implementazione degli standard REM rappresenta una sfida importante per il mercato spagnolo, che dovrà evolversi per garantire l’interoperabilità e la sicurezza richieste dal framework europeo. Le autorità spagnole stanno lavorando attivamente per integrare Notific@ e gli altri sistemi di comunicazione certificata nel contesto degli standard internazionali, mantenendo al contempo le specificità del mercato locale.
Prospettive Future e Adeguamento agli Standard Europei
Il sistema spagnolo sta attraversando una fase cruciale per allinearsi pienamente agli standard REM europei. Questo percorso evolutivo si concentra su due pilastri fondamentali: il potenziamento dei protocolli di sicurezza e l’implementazione di sistemi avanzati di identity verification. L’adozione di standard tecnici comuni a livello europeo comporterà significativi investimenti infrastrutturali da parte di provider e istituzioni, aprendo però nuovi scenari per l’innovazione nel settore delle comunicazioni certificate e facilitando l’integrazione transfrontaliera dei servizi digitali.
L’ecosistema europeo della posta certificata presenta un panorama variegato, come dimostrano le diverse implementazioni in Germania (PEC europea all’estero: il caso della Germania) e in Francia (PEC europea all’estero: scopri di più sulla LRE in Francia).
In questo contesto, la Spagna si colloca in una posizione strategicamente interessante, mostrando una progressiva convergenza verso gli standard REM.
