La Posta Elettronica Certificata (acronimo PEC) è un sistema di scambio di mail che permette di avere la certezza legale su data e ora d’invio e ricezione, contenuto e identità di mittente e ricevente, si tratti di persona fisica o giuridica.
Fatta questa premessa, andiamo a vedere più nel dettaglio cosa significa PEC, quali sono le sue caratteristiche e i vantaggi che offre a chi la utilizza.
Cosa vuol dire PEC? Scopriamolo insieme
Abbiamo già chiarito per cosa sta l’acronimo PEC. Passiamo, quindi, ad analizzare subito di cosa si tratta.
La posta elettronica certificata può essere paragonata – a grandi linee – ai tradizionali sistemi che utilizziamo per inviare una mail. La differenza è che però la PEC garantisce una certezza giuridica su mittente, destinatario e integrità del contenuto, così come sulla data e l’ora di inoltro del messaggio.
Per comprendere meglio il concetto, è possibile paragonare la PEC a uno dei sistemi di posta cartacea più utilizzati, specialmente negli anni passati, in Italia: la raccomandata con ricevuta di ritorno.
Solo che invece di avere poste e postini che fanno in modo di rendicontare tutti i dati, il compito è affidato ai server dei gestori PEC abilitati, che si fanno garanti di tutte le informazioni in modo tale che possano – se sarà il caso – essere utilizzate in sede legale.
La PEC può essere quindi utilizzata come strumento per scrivere e inviare documenti ufficiali, che possono essere rivolti alla PA (Pubblica Amministrazione), ai cittadini, alle imprese e così via, senza particolari difficoltà in più rispetto ad una normale mail.
I motivi per cui ognuno di noi dovrebbe attivare un indirizzo PEC
Bisogna precisare che il possesso di un indirizzo di posta elettronica certificata è obbligatorio, in Italia, solamente per alcune categorie come gli imprenditori, i professionisti iscritti a un Albo e le aziende.
Il resto dei cittadini, invece, può liberamente decidere se attivarne uno o meno. Infatti, tutte le comunicazioni da parte di enti o istituzioni obbligate a comunicare tramite PEC saranno ugualmente inviate tramite altri mezzi, come lettere formali, ingiunzioni, raccomandate e così via.
Al di là di questa precisazione, anche per chi non è obbligatorio attivare un indirizzo PEC, può essere utile conoscere quali sono i vantaggi di averne uno.
Per prima cosa il risparmio di denaro e di tempo.
Ovunque ci si trovi, infatti, è possibile evitare di stampare il proprio documento, acquistare e preparare una busta, recarsi presso l’ufficio postale più vicino e attendere il proprio turno per inviare la posta.
Grazie alla PEC, tutti questi passaggi sono a portata di clic e non costano nulla.
C’è poi il vantaggio dell’immediatezza. Se una raccomandata impiega molto tempo per arrivare al destinatario (con il rischio di smarrimento, errori di consegna o ritardi), una e-mail certificata viene inoltrata in un istante, così da poter essere immediatamente visualizzata dal destinatario.
Tutto ciò si traduce anche in risposte più rapide da parte di chi riceve la posta. È evidente, dunque, come sia vantaggioso poter velocizzare la comunicazione con enti, istituzioni e aziende (ed è uno dei motivi per cui la legge è andata nella direzione dell’obbligo).
Si pensi ai casi in cui si debba:
- mandare a un privato, a un ente o istituzione o a un’azienda un messaggio di posta con valore legale paragonabile a quello di una raccomandata;
- fare richiesta, in maniera formale, di informazioni o documenti a un ente della PA;
- inviare una lettera in caso si abbia una problematica con un debitore;
- inviare notifiche di disdetta ai fornitori di beni e servizi;
- partecipare a un bando di gara;
In tutti questi casi la PEC, anche per i privati cittadini, è assolutamente più comoda di carte bollate, code in posta, o raccomandate.
Il funzionamento di una casella di posta elettronica certificata
Adesso sarà sicuramente più chiaro quali sono le caratteristiche e i motivi per cui aprire una casella di posta elettronica certificata conviene.
Ma come funziona esattamente lo scambio dei messaggi? Comprendere a pieno le potenzialità di questo sistema passa anche dal capire ciò che c’è dietro il suo funzionamento.
In realtà si tratta di un meccanismo abbastanza semplice. La PEC certifica, grazie alle ricevute, il messaggio che è stato:
- inviato. Quando il mittente invia una PEC ottiene dal gestore di quest’ultima una “ricevuta di accettazione”, che serve come prova del momento esatto di inoltro del messaggio e dei destinatari che l’hanno ricevuta (sia in caso di utenti con casella di posta tradizionale che certificata);
- ricevuto. Quando il messaggio viene consegnato al destinatario, il gestore utilizzato da quest’ultimo trasmette al mittente la “ricevuta di consegna”, che garantisce le informazioni riguardo la data, l’ora e il contenuto della comunicazione;
- non modificato. Il ricevuto include il messaggio originale, così da assicurare la sua inalterabilità.
Ovviamente, uno scambio di messaggi certificati può avvenire soltanto tra due caselle PEC.
In Italia chi è obbligato all’attivazione di una casella di posta elettronica certificata?
Appurato che conviene attivare una casella di posta elettronica certificata, quando questa operazione è obbligatoria e per chi? Conoscere la risposta a questa domanda è fondamentale per non imbattersi in sanzioni e in problematiche burocratiche.
In Italia, infatti, l’obbligo di possesso di una casella PEC vige dall’ormai lontano 2009 (Art. 16 decreto-legge 29 novembre 2008) e coinvolge tutti quei professionisti iscritti a un Albo professionale.
Successivamente, nel 2011 la norma è stata estesa alle aziende e dal mese di giugno del 2013 anche alle ditte individuali, che sono obbligate a comunicare la casella PEC al momento dell’iscrizione al Registro delle Imprese.
Non bisogna dimenticare che pure le Pubbliche Amministrazioni devono obbligatoriamente attivare una casella certificata.
Gli unici esclusi sono, invece, i cittadini privati. Nonostante non sia necessario per legge possedere una casella di posta certificata, è bene che ognuno di noi non pensi a questo sistema come un obbligo, ma come un’opportunità.
Vantaggi fondamentali della Posta Elettronica Certificata
Partendo dal presupposto che si parla di trasmissione certificata solamente se lo scambio di messaggi avviene tra due indirizzi PEC, vediamo cosa questo tipo di strumento permette di fare.
Le caratteristiche più importanti della PEC, oltre quelle che abbiamo già analizzato, sono:
- possibilità di archiviazione dei messaggi. Tramite PEC è possibile archiviare, per 30 mesi, i log delle comunicazioni. In questo archivio è presente ogni evento legato a un determinato messaggio. Il gestore conserva solamente data, ora e destinatario, ma non il contenuto della comunicazione;
- nessuna ricezione di email spam. Rispetto alla posta digitale tradizionale, la PEC consente di evitare l’arrivo delle fastidiose email di spam. Questo avviene grazie all’identificazione certa di chi invia la mail. Il fatto di non poter ricevere messaggi da utenti non certificati elimina totalmente la possibilità di spam;
- semplicità di utilizzo. Oltre che conveniente, la PEC è semplicissima da utilizzare. Questo servizio, infatti, non cambia molto da quello che utilizziamo ogni giorno per le comunicazioni informali. Questo vuol dire che tutti possiamo sfruttarlo da subito;
- sicurezza. La PEC è uno dei sistemi di scambio di email più sicuro. Inoltre, garantisce ai mittenti la sicurezza che i propri messaggi verranno sempre inviati e ricevuti, senza possibilità che vengano contraffatti;
- risparmio di tempo e denaro. Utilizzare una casella di posta elettronica certificata significa dire addio ai costi legati ai francobolli, alle buste e alle raccomandate. In più, siccome il tempo è denaro, è fondamentale sottolineare come ci si può dimenticare anche delle lunghe code agli sportelli postali.
Quanto costa una PEC?
Chi ha paura che tale servizio sia molto costoso, può stare tranquillo. Attivare e gestire una PEC, infatti, ha dei costi irrisori, soprattutto se paragonati alle spese annuali per la posta ordinaria e alla comodità del servizio.
In Italia esistono tantissimi provider che offrono questo servizio, spesso in bundle differenti a seconda dei servizi richiesti (es. notifica via SMS di ricezione PEC, spazio di archiviazione, etc.).
Un privato che voglia attivare una casella PEC con funzioni base si troverà a spendere attorno a 20-30 euro all’anno di abbonamento.
Una spesa da nulla, per la carta, l’inchiostro, i francobolli e i tempi risparmiati.
