Da alcuni anni, si sente parlare con sempre maggiore insistenza di conservazione digitale. Ma cosa significa in concreto questo termine?
In pratica, si tratta della sostituzione dei documenti in formato cartaceo, in favore di quelli informatici. La normativa ha conferito ai documenti digitali pieno valore giuridico. Ragion per cui vanno conservati accuratamente, affinché siano sempre reperibili ed integri.
Ma è bene ricordare che i vincoli della conservazione digitale valgono tanto per i documenti originariamente cartacei e in seguito digitalizzati, quanto per quelli nativamente digitali, principe dei quali è sicuramente la Posta Elettronica Certificata.
Anche la PEC quindi – nonostante il ruolo svolto dai provider del servizio – per essere conservata (es. si pensi all’obbligo di conservare le PEC aziendali per 10 anni) deve passare attraverso un processo specifico di conservazione digitale nel quale giocano un ruolo specifico tre figure.
Le tre figure previste nei sistemi di conservazione digitale
A norma di legge, le figure previste nei sistemi di conservazione digitale sono tre: il produttore, il responsabile della conservazione e l’utente.
Obiettivo di questo articolo, pertanto, è quello di illustrare al meglio come funzionano i processi di conservazione digitale, evidenziando i compiti e i ruoli di questi tre soggetti chiave.
Vediamo ora quali sono le tre figure coinvolte in un processo di conservazione digitale e le loro responsabilità.
1. Il produttore
Il produttore è una persona di natura fisica o giuridica che è in possesso di tutti quei documenti – PEC e non PEC – che devono essere avviati alla conservazione digitale. Il suo compito primario verte attorno alla produzione del pacchetto di versamento. Quest’ultimo, noto anche come Submission Information Package (SIP), è un elemento imprescindibile nella gestione dei documenti, perché identifica l’insieme dei dati che il produttore invia al sistema di conservazione.
Una volta inviato il pacchetto di versamento al sistema, questa figura ottiene un rapporto di versamento, vale a dire un file in formato XML che certifica che è avvenuta la presa in carico dei documenti di turno da parte dell’apposito sistema di conservazione.
Il responsabile della gestione documentale lavora di pari passo con un’altra figura, obbligatoriamente presente in qualsiasi Pubblica Amministrazione, impresa o studio professionale, vale a dire il responsabile della conservazione digitale.
2. Il responsabile della conservazione
La figura del responsabile della conservazione è molto strategica all’interno di questo processo, visto che è colui che definisce e gestisce tutte le strategie e le politiche nel sistema. Queste dipendono strettamente dai requisiti del sistema di conservazione digitale sia dalla tipologia dei documenti da archiviare.
Inoltre, il professionista in questione si occupa di garantire che il processo di conservazione risulti sempre conforme nel corso del tempo alla normativa in vigore, controllandone, di fatto, la corretta funzionalità.
Questa figura deve verificare che gli archivi risultino integri e leggibili. Al tempo stesso, tocca sempre a lui adottare le opportune misure per mettere in sicurezza il sistema di conservazione, prevenendo in tempo il possibile loro degrado in termini di memorizzazione. Ove sorgessero problemi inerenti alle registrazioni, compresi quelli attinenti all’obsolescenza dei formati, il responsabile della conservazione è tenuto a risolverli.
Altra funzione degna di nota è quella dell’assistenza degli organismi di competenza, come gli organi amministrativi e giudiziari dello Stato, qualora dovessero compiere attività di verifica e di vigilanza. Infine, redige il Manuale di Conservazione dei Documenti Digitali, aggiornandone i contenuti, tenendo conto delle eventuali novità normative e tecnologiche, oltre che dei cambiamenti procedurali e organizzativi.
La nomina di questa figura viene effettuata da terze parti, soggetti pubblici o privati che si occupano di offrire un servizio di conservazione che gode dell’accredito da parte dell’AgID.
Nel mondo delle imprese, il responsabile della conservazione digitale può essere anche una figura in outsourcing.
Come evidenziato in precedenza, la collaborazione di questa figura con il produttore è di tipo interdipartimentale: il loro lavoro è fondamentale ai fini dell’efficacia del flusso documentale e nell’ottica della sicurezza a livello organizzativo.
3. L’utente
L’utente è colui che intende accedere ai documenti digitali, archiviati all’interno del sistema. Il suo intento è quello di acquisire tutta una serie di informazioni.
Una volta formulata la sua richiesta, l’utente, che può essere sia una persona fisica sia giuridica, riceve un pacchetto di distribuzione dal sistema di conservazione.
Conclusioni
Come si può facilmente intuire, in seguito all’introduzione delle tecnologie digitali e con i continui cambiamenti a livello normativo bell’ambito della conservazione documentale, il ruolo del responsabile della conservazione digitale è diventato determinante. Per svolgere al meglio questi incarichi, sono necessarie competenze consolidate relative ed esperienza, affinché possa essere garantita massima conformità dei documenti digitali, integrità e accessibilità.
Per svolgere al meglio queste funzioni, le competenze richieste sono multidisciplinari: la formazione avviene in genere seguendo specifici corsi in materia di regolamenti sulla privacy e sulla corretta gestione dei dati sensibili, nell’ambito della sicurezza informatica e nel contesto dell’archivistica digitale.
In futuro, sarà necessario portare a termine tutti gli adattamenti del caso, visto il ruolo sempre più strategico della Blockchain e dell’Intelligenza Artificiale: ragion per cui, in fase di gestione dei documenti digitali, bisognerà focalizzarsi con sempre maggiore attenzione sulla sicurezza dei dati.
Questo vuol dire, quindi che a causa delle continue innovazioni tecnologiche, il produttore e il responsabile della conservazione dei documenti dovranno aggiornare costantemente le loro competenze, visto che lo scenario sarà sempre più mutevole.
