PecOrganizer è lo strumento ideale per la gestione della caselle PEC della tua azienda e i suoi strumenti ti permettono di leggere, smistare e inviare messaggi di posta elettronica certificata nel modo più rapido e sicuro possibile, minimizzando il rischio di commettere errori e riducendo gli sprechi di tempo per tutti coloro che operano sulla casella.
Gli strumenti di PecOrganizer sono studiati per aiutare la tua azienda a gestire al meglio le PEC in entrata e in uscita e per semplificare la creazione e l’invio dei messaggi PEC: ecco in che modo le funzionalità di PecOrganizer ti aiutano a operare in modo davvero efficace!
Credenziali personali: uno strumento sicuro per permettere a tutti di utilizzare la casella PEC
PecOrganizer permette di associare a ciascuna delle persone che fanno parte della tua azienda o organizzazione credenziali personali tramite cui operare all’interno delle caselle PEC. Questo non significa, ovviamente, dare a tutti la possibilità di visualizzare ogni singola PEC che transita all’interno delle varie caselle: il sistema permette di attribuire a ogni account specifici permessi che possono essere modificati facilmente in caso di necessità e che consentono di controllare con precisione quali comunicazioni sono visibili a ognuna delle persone che dispone di un account.
La possibilità di creare account personali permette a tutte le persone coinvolte nell’attività aziendale di agire sulla casella, visualizzando e inviando PEC in caso di necessità, e questa soluzione rende decisamente più efficiente il flusso di lavorazione dei vari messaggi. Se, infatti, solo poche persone dispongono delle credenziali per accedere alla casella PEC, è frequente che i messaggi PEC in uscita vengano gestiti in modo piuttosto farraginoso: se una persona che non dispone delle credenziali si trova ad avere bisogno di inviare una PEC, non può far altro che comunicare la sua necessità al collega autorizzato a operare sulla casella, spesso inviandogli una mail tramite la casella di posta ordinaria. Nella sua mail spiegherà al collega quali sono le sue necessità e gli chiederà di preparare il messaggio PEC da inviare, magari chiedendo di poterlo verificare prima della spedizione; una volta ricevuta – sempre tramite posta elettronica ordinaria – la bozza del messaggio e confermata la correttezza delle informazioni riportate, invierà al collega una nuova mail per autorizzare l’invio del messaggio, e solo a questo punto la PEC finalmente verrà spedita.
Tutti questi passaggi interni, oltre a provocare un significativo dispendio di tempo, richiedono l’invio di una grande quantità di mail non necessarie e, di conseguenza, aumentano il rischio di inviare le comunicazioni in ritardo o di commettere errori. Un flusso di lavoro che coinvolge più persone del necessario è di per sé poco efficiente da tutti i punti di vista e proprio per questa ragione PecOrganizer è strutturato in modo da permettere a tutti di operare in modo autonomo sulla casella di posta elettronica certificata. In questo modo ogni persona che ha la necessità di inviare una PEC può farlo in modo diretto, senza bisogno di coinvolgere i colleghi e senza perdite di tempo.
I flussi di creazione PEC di PecOrganizer
Una volta che tutte le persone coinvolte nell’attività aziendale sono state dotate di un account personale a cui sono stati attribuiti specifici permessi, il flusso di lavorazione delle singole PEC diventa estremamente lineare e fluido.
Grazie a PecOrganizer i messaggi di posta elettronica certificata vengono assegnati alle persone di competenza (l’assegnazione può essere fatta in modo personalizzato oppure può coinvolgere un intero settore o ufficio), e una volta ricevuto il messaggio PEC il destinatario deve prenderlo in carico consapevolmente. Se quest’ultimo ritiene di non poter gestire il messaggio ricevuto può restituire la comunicazione allo smistatore chiedendogli di assegnarla ad altri, mentre in caso contrario deve confermare di aver preso in carico il messaggio che, a quel punto, risulterà associato a lui.
Dopo aver preso in carico la comunicazione, la persona è in grado di svolgere in autonomia le varie attività connesse con il messaggio, e se dispone dei relativi permessi può inviare direttamente le eventuali PEC di risposta; in caso contrario, ha la possibilità di preparare la PEC e di richiedere l’approvazione per la sua spedizione. In questo secondo caso, la PEC rimarrà in bozza, pronta per essere approvata e inviata da chi dispone dei permessi relativi, e non dovrà essere inviata tramite posta ordinaria o altri canali. In questo modo, una volta ottenuta l’approvazione si potrà procedere all’invio con un solo clic.
Template e risposte predefinite per agevolare il flusso di invio dei messaggi PEC
Per agevolare ulteriormente la creazione e l’invio delle PEC, PecOrganizer permette anche di utilizzare template predefiniti che svolgono la doppia funzione di far risparmiare tempo a chi scrive i messaggi e di aiutare l’azienda a presentarsi ai suoi interlocutori con un’immagine coordinata e uniforme.
Grazie a questa funzione è possibile impostare alcuni messaggi standard di risposta che possono essere inviati con la massima facilità e che aiutano tutti coloro che operano sulla casella a mantenere uno stile uniforme.
PecOrganizer ti aiuta a ottimizzare la gestione delle tue PEC aziendali e ti permette di creare e inviare messaggi di posta elettronica certificata in modo semplice e veloce. Contattaci subito per sapere in che modo i nostri strumenti possono migliorare l’operatività della tua azienda!
