Ad integrazione del post con le differenze tra PecOrganizer e le webmail, analizziamo un’ulteriore criticità per la gestione dei messaggi PEC.
E’ utile porsi la domanda: cosa succede ai miei messaggi nel caso cambiassi fornitore e provider PEC?
Questo cambiamento può risultare molto dannoso per l’Impresa, in quanto sorgono alcune problematiche:
- Salvataggio e recupero dei vecchi messaggi: è molto gravoso nella fase di passaggio dal vecchio provider al nuovo il rischio di perdere messaggi, notifiche e allegati. Un’azienda non può permettersi di perdere documenti ufficiali.
- Cambio pannello di controllo e strumenti di gestione (nel caso della webmail): è molto faticoso dover modificare le abitudini di lavoro degli utenti e, si sa, è una delle problematiche più percepite dagli utilizzatori finali.
- Nessuna integrazione e correlazione tra i vecchi messaggi e i nuovi: la gestione del workflow e delle attività legate ai singoli messaggi anche a distanza di anni è delicata e non si può correre il rischio di perdere messaggi e notifiche.
- Cambio di impostazioni e parametri sui server e su ogni client di posta: la gestione centralizzata della posta consente di facilitare le modifiche dei parametri e delle impostazioni.
Il cambiamento di fornitore è sempre una variabile da prendere in considerazione nella scelta della piattaforma di gestione PEC da utilizzare.
Gli imprevisti possono essere molti:
- può essere modificato il servizio
- può cessare il servizio
- possono variare le condizioni economiche in modo da non essere più sostenibili
- possono subentrare problemi tecnici e rendere momentaneamente indisponibili l’accesso agli strumenti di gestione
Un esempio calzante che ha portato difficoltà tra gli utilizzatori e gli amministratori di sistema è stato il cambio di fornitore Consip per la fornitura a tutte le PA delle caselle di posta certificata. A maggio 2013 Telecom Italia si è aggiudicata il bando di gara per la fornitura di 400.00 caselle PEC. Gli utenti in questione hanno dovuto cambiare provider passando dal vecchio fornitore Infocert al nuovo, cambio molto dispendioso in termini di ore di lavoro e di gestione da parte di responsabili della sicurezza.
La soluzione è dotarsi di uno strumento aziendale come PecOrganizer che scavalca e aggira le problematiche della webmail e consente la gestione sicura dei massaggi PEC. Prevenire è meglio che curare e l’adozione di strumenti adeguati per gestire le PEC porta alla conservazione sicura dei documenti ufficiali e alla limitazione di perdite e cancellazioni.
