Cosa succede ai miei messaggi dopo il passaggio a un nuovo provider PEC? Potrebbero verificarsi dei problemi a livello di gestione delle PEC aziendali? Gli utenti delle caselle PEC potrebbero subire dei disagi a seguito del cambiamento?
Perché cambiare il provider PEC?
Il PEC Manager, la figura in azienda che si occupa della gestione delle caselle di posta certificata, può trovarsi di fronte all’ipotesi di cambiare il gestore PEC.
Le motivazioni che portano al passaggio da un provider all’altro possono essere di varia natura:
- Modifiche del servizio: il servizio offerto da un provider viene cambiato, rendendolo meno adatto alle esigenze aziendali, oppure l’azienda cresce e si rende necessario cercare un gestore che offra un servizio più articolato.
- Cessazione del servizio: il servizio dell’attuale gestore viene interrotto.
- Condizioni economiche: le tariffe aumentano improvvisamente, diventando insostenibili per il budget aziendale, o comunque poco competitive rispetto ad altri provider sul mercato
- Problemi tecnici: interruzioni o altri problemi tecnici che rendono momentaneamente indisponibili gli strumenti di gestione, creando disagi all’azienda.
Problemi derivanti dal passaggio a un nuovo gestore PEC
Come abbiamo visto, le ragioni che portano il PEC Manager a valutare la migrazione verso un nuovo provider sono molteplici. Tuttavia, il passaggio non deve essere fatto a cuor leggero. A fronte, ad esempio, di un risparmio di qualche decina di euro l’anno, l’azienda potrebbe incorrere in problematiche molto più gravi.
Vediamo quali sono i problemi che potrebbero presentarsi a seguito del cambio fornitore.
- Perdita di vecchi messaggi: nella fase di passaggio dal vecchio provider al nuovo potrebbero venire smarriti messaggi, notifiche e allegati. Dal momento che, come sappiamo, la PEC ha valore legale, questo potrebbe comportare rischi non indifferenti: un’azienda non può permettersi di perdere documenti ufficiali.
- Nessuna integrazione tra i vecchi messaggi e i nuovi: anche se non si verifica lo smarrimento di vecchie comunicazioni, cambiando provider diventa complicato gestire i workflow e le attività continuative.
- Cambio pannello di controllo e strumenti di gestione: quanto si utilizza una webmail per gestire le PEC, cambiando provider cambia anche l’interfaccia utente. Sappiamo bene quanto sia faticoso dover modificare le abitudini di lavoro degli utenti: si tratta di una delle problematiche più percepite dagli utilizzatori finali.
- Cambio di impostazioni e parametri sui server e su ogni client di posta: il PEC Manager deve modificare i dati su ogni server e client di posta presente in azienda, un’attività dispendiosa in termini di tempo e organizzazione interna.
Esempi di migrazioni PEC
Un esempio calzante che ha portato difficoltà tra gli utilizzatori e gli amministratori di sistema è stato il cambio di fornitore Consip per la fornitura delle caselle di posta certificata a tutte le PA. Nel maggio 2013, Telecom Italia si è aggiudicata il bando di gara per la fornitura di 400.000 caselle PEC. Gli utenti hanno dovuto cambiare provider passando dal vecchio fornitore Infocert al nuovo, un cambio molto dispendioso in termini di ore di lavoro e di gestione da parte di responsabili della sicurezza.
Un esempio più recente ha riguardato la migrazione delle PEC da Aruba a Infocert che ha coinvolto l’Ordine dei Farmacisti nel novembre del 2023, richiedendo un notevole sforzo dapprima informativo, per avvisare tutti i soggetti coinvolti, e poi tecnico, per svolgere la procedura tecnico-informatica richiesta.
La soluzione: dalla webmail a PecOrganizer
In questo articolo non intendiamo analizzare le caratteristiche del servizio dei vari fornitori PEC sul mercato. Il focus vuole concentrarsi piuttosto sulle caselle di posta elettronica certificata presenti in azienda. Molte aziende, infatti, accedono alla PEC tramite il servizio di webmail del provider. Tutti i problemi che abbiamo visto nel paragrafo precedente, come la perdita di messaggi o notifiche importanti, possono essere risolti se, anziché accedere da webmail, si utilizza una piattaforma di gestione della PEC, che garantisce la massima sicurezza dei messaggi PEC, senza disagi per gli utenti.
- Backup e recupero messaggi: PecOrganizer esegue il backup automatico di tutti i messaggi PEC, garantendo che nessun documento importante venga perso durante il trasferimento.
- Migrazione semplificata: il software automatizza il processo di migrazione, trasferendo messaggi, notifiche e allegati dal vecchio provider (es. Aruba) al nuovo (es. InfoCert).
- Integrazione e continuità: PecOrganizer mantiene l’integrazione e la correlazione tra i vecchi e i nuovi messaggi, evitando interruzioni nel workflow aziendale.
- Gestione centralizzata: consente di aggiornare centralmente le impostazioni e i parametri dei server e dei client di posta, riducendo il tempo necessario per configurare i nuovi account.
- Interfaccia unica: il pannello di controllo unificato offre un’interfaccia unica per gestire tutte le caselle PEC, semplificando l’accesso e la gestione per gli utenti finali, che non avvertono alcun cambiamento nell’interfaccia utilizzata.
Come PecOrganizer facilita il cambio di gestore PEC
Cambiare provider PEC in azienda può rendersi necessario per molte ragioni diverse. Tuttavia, è un passaggio da non sottovalutare perché può causare problemi quali la perdita di vecchi messaggi, difficoltà nell’integrazione dei messaggi e complicazioni con i nuovi strumenti di gestione.
Se, però, anzichè accedere alle PEC tramite webmail, si adotta un software di gestione PEC come PecOrganizer, il cambio di gestore PEC diventa più sicuro ed efficiente, riducendo i rischi di perdita di dati e minimizzando le interruzioni operative.
L’adozione di strumenti adeguati per gestire le PEC consente di conservare in sicurezza i documenti ufficiali e di evitare perdite e cancellazioni. Inoltre, l’utente finale non si accorgerà di nulla: non dovrà eseguire complicate procedure di aggiornamento del client di posta, e nemmeno abituarsi a un nuovo metodo di lavoro, perché la sua interfaccia resterà assolutamente invariata rispetto a prima.
