Quando si parla di comunicazioni digitali, non si può non menzionare la Posta Elettronica Certificata, meglio conosciuta con l’acronimo PEC (per approfondire: Che cos’è la PEC?) Questo speciale tipo di email è stato introdotto nel nostro ordinamento giuridico nel 2005 con lo scopo di conferire piena validità legale alle comunicazioni elettroniche, equiparandole di fatto ad una tradizionale raccomandata con ricevuta di ritorno.
Per sfruttare appieno i vantaggi della dematerializzazione e dell’innovazione digitale, il legislatore italiano ha introdotto nel corso degli anni l’obbligo di dotarsi di un indirizzo PEC per diverse categorie di soggetti, arrivando alla fine all’obbligo totale per enti pubblici, professionisti e aziende.
Ma vediamo nel dettaglio quali sono le categorie obbligate all’attivazione di un indirizzo PEC.
Enti pubblici
Naturalmente, i primi ad essere stati toccati dall’obbligo di attivare la PEC sono stati gli enti pubblici. Già nell’Art. 47 del decreto legislativo 82/2005 – ovvero il codice dell’amministrazione digitale – si legge di questo obbligo:
Art. 47: […] le pubbliche amministrazioni centrali provvedono […] istituire almeno una casella di posta elettronica istituzionale ed una casella di posta elettronica certificata ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, per ciascun registro di protocollo;
In sostanza, già nell’anno in cui si gettavano le basi per il funzionamento della PEC, se ne estendeva l’obbligo d’adozione a tutti gli enti pubblici.
Oggi, a quasi 20 anni di distanza, la PEC è diventata uno dei principali strumenti (insieme a CIE, AppIO, etc.) grazie a cui il cittadino può comunicare con gli enti pubblici, grandi e piccoli che siano (si pensi alla rivoluzione del domicilio digitale).
Professionisti iscritti ad albi
Al di fuori degli enti pubblici, la prima categoria toccata dall’obbligo di dotarsi di una casella PEC sono stati i professionisti iscritti ad albi ed elenchi istituiti per legge dallo Stato.
Il decreto-legge 29 novembre 2008 n.185 art. 16 – oltre a ribadire l’obbligo per gli enti pubblici di avere una casella PEC – ha per prima cosa infatti obbligato le categorie professionali regolamentate ad attivarsi per aprire un canale di comunicazione digitale certificato.
La ratio dell’obbligo per questi professionisti risiede nell’esigenza di snellire e dematerializzare le comunicazioni con pubbliche amministrazioni, enti pubblici, tribunali ed enti di categoria, evitando la dispersione e i ritardi legati all’invio di documentazione cartacea. La PEC diventa uno strumento imprescindibile per inviare e ricevere in modo certificato atti, istanze, comunicazioni, notifiche e ogni tipo di corrispondenza con pieno valore legale.
Dal punto di vista operativo, l’obbligo impone a tutti gli iscritti agli albi professionali di dotarsi di un indirizzo PEC e comunicarlo agli enti preposti. Il mancato adempimento di questo obbligo comporta sanzioni piuttosto salate.
Imprese individuali e collettive
Sempre il DL 185/2008 ha esteso l’obbligo di possedere una PEC anche a tutte le imprese collettive (società di persone, capitali, cooperative ecc.) iscritte al Registro delle Imprese.
Art. 6: […] Le imprese costituite in forma societaria sono tenute a indicare il proprio domicilio digitale di cui all’articolo 1, comma 1, lettera n-ter del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. […]
Questa novità legislativa punta a favorire la totale dematerializzazione dei documenti aziendali, permettendo di gestire in modalità digitale certificata l’invio di fatture, contratti, ordini e ogni tipo di comunicazione rilevante per l’attività d’impresa, sia nei rapporti con la PA che con altri operatori privati.
Si pensi ad esempio a quanto ne sono state facilitate procedure complesse come le gare d’appalto.
Per le imprese individuali l’obbligo è invece subentrato con il DL 179/2012 sia per le neocostituite che per quelle già esistenti.
Società no-profit e altre categorie
Ma l’obbligo di PEC non coinvolge solo imprese e professionisti.
Lo stesso vale per le società no-profit come associazioni, fondazioni ed enti filantropici iscritti al Registro Unico Nazionale del Terzo Settore, così da agevolare i rapporti con gli enti pubblici in modalità digitale.
È evidente quindi come la PEC non sia più solo un’opzione ma una necessità cogente per la stragrande maggioranza di aziende, professionisti e amministrazioni pubbliche italiane. Adeguarsi per tempo e con consapevolezza a questo cambiamento epocale è la chiave per rimanere competitivi e al passo con i tempi.
E i cittadini?
Giustamente, guardando il trend complessivo, può venire da chiedersi se i prossimi non saranno i cittadini.
Attualmente la PEC è considerata un diritto e non un obbligo per il cittadino.
Tuttavia, recenti cambiamenti come la nascita di INAD (Indice Nazionale Domicili Digitali) e la decisione da parte degli enti pubblici di comunicare sempre più attraverso i canali digitali, sembrano prefigurare un futuro prossimo in cui la PEC, se non obbligatoria, sarà comunque raccomandata.
I vantaggi della PEC oltre l’obbligo normativo
Al di là degli obblighi imposti dalla normativa, adottare la Posta Elettronica Certificata può portare numerosi vantaggi concreti per aziende e professionisti.
In primis, l’utilizzo della PEC permette di ridurre drasticamente i costi legati all’invio di raccomandate tradizionali e alla gestione dell’intera corrispondenza cartacea. Inviare fatture, contratti e documentazione importante in formato digitale comporta un notevole risparmio economico.
Allo stesso tempo, la PEC assicura una velocità di comunicazione nettamente superiore rispetto ai canali postali tradizionali. I messaggi vengono recapitati quasi istantaneamente, con un deciso aumento dell’efficienza e della rapidità dei processi amministrativi e burocratici.
Ma il vantaggio forse più rilevante è rappresentato dal valore legale equiparabile alla raccomandata che la PEC conferisce ai messaggi. Le ricevute di accettazione e consegna forniscono una prova certificata dell’invio e ricezione dei documenti, con enormi benefici in caso di eventuali controversie legali o contenziosi.
Insomma, al di là della cogenza normativa, la Posta Elettronica Certificata rappresenta una opportunità di innovazione, efficienza e risparmio che un’azienda o uno studio professionale moderno non possono permettersi di ignorare.
Adottarla con la giusta mentalità aperta al cambiamento può portare numerosi vantaggi competitivi.
