Conservazione Digitale a Norma per le comunicazioni PEC aziendali
Le comunicazioni aziendali via PEC hanno valore legale solo se conservate secondo le regole delineate dalle normative.
PecOrganizer si integra con qualsiasi sistema di conservazione digitale a norma (tramite FTPS o API).
PecOrganizer e i suoi partner permettono ai messaggi certificati della tua organizzazione di mantenere immutabilità, integrità e valore probatorio nel tempo, come da richieste della normativa italiana.
Perché serve conservare le PEC a norma: rischi operativi e legali
La PEC ha valore legale equiparabile alla raccomandata A/R.
Tuttavia, la semplice memorizzazione sul provider non equivale a conservazione a norma, e può portare a perdita di dati o invalidazione dei messaggi in caso di controlli, contenziosi o audit.
Senza un sistema a norma, si rischiano:
- Perdita della validità probatoria
- Cancellazione di ricevute o contenuti
- Non conformità alle normative fiscali
- Sanzioni e contenziosi in caso di verifica
La normativa sulla conservazione digitale delle PEC
La base legislativa è il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD, D.Lgs. 82/2005, art. 43–44), che impone obblighi di autenticità, integrità, leggibilità, affidabilità e reperibilità ai documenti informatici.
Le Linee Guida AgID e il Regolamento n. 455/2021 definiscono le specifiche tecniche, il manuale di gestione, i ruoli e le modalità operative per i sistemi di conservazione digitali.
Secondo AgID, “la conservazione è l’attività volta a proteggere gli archivi digitali nel tempo” e garantire conformità in accordo alle normative in tema di valore legale.
Come PecOrganizer si integra
con sistemi certificati di conservazione
PecOrganizer esporta automaticamente i messaggi PEC con metadati,
ricevute e file associati via FTPS o API verso qualsiasi sistema esterno per la conservazione digitale.
Ogni comunicazione rimane verificabile, immutata e legalmente opponibile, grazie a timbrature temporali, firme digitali e processi certificati.
Conservazione PEC compliant
con GDPR, NIS2, DORA e DATA ACT
La conservazione a norma contribuisce a rispettare normative europee
assicurando che le PEC vengano trattate secondo le policy di governance aziendale
in materia di cybersecurity e data protection.
Conservazione senza interventi manuali
Il sistema supporta flussi procedurali automatici: invia al sistema di conservazione ogni PEC ricevuta o inviata e vi associa i metadati obbligatori.
Consente inoltre la conservazione delle riconciliazioni tra notifiche di invio e di ricezione ed elimina tutte le attività manuali o a rischio di errori ed omissioni umane.
Qualità e valore legale, integrità e riconciliazione
La conservazione digitale a norma garantisce autenticità, integrità, leggibilità, affidabilità, reperibilità e non modificabilità dei documenti informatici, incluse le PEC e le relative ricevute.
Permette anche una tracciabilità completa di tutte le attività eseguite sulla corrispondenza, fondamentale in caso di contenzioso o verifica fiscale.
Audit, tracciabilità, responsabilità nel tempo
Ogni messaggio conservato è auditabile. I responsabili aziendali possono accedere ai log cronologici e ai pacchetti archiviati in modo digitale.
Questa visibilità supporta la compliance con GDPR, NIS2 e DORA e permette di documentare responsabilità, responsabilità legale e storicizzazione pienamente trasparente.
Archiviare le PEC?
Non basta!
Archiviare non equivale a garantire il valore legale delle PEC nel tempo!
C’è una importante differenza tra i concetti di Archiviazione e quello di Conservazione digitale a norma:
- l’Archiviazione è il processo che consente di organizzare e rendere ricercabili le PEC all’interno di un archivio elettronico (cartelle, metadati, sistemi di ricerca).
- La Conservazione digitale a norma include invece procedure tecniche, firme digitali, timbrature, integrità e non modificabilità, grazie alle quali la PEC mantiene l’efficacia probatoria nel tempo secondo le disposizioni del CAD e delle Linee Guida AgID.
Solo la conservazione a norma rende opponibili in giudizio le comunicazioni certificate: un archivio tradizionale, invece, può risultare inefficace in caso di contenzioso.
Cosa succede se non si ha conservazione a norma?
- La validità probatoria non è garantita
- I messaggi PEC possono essere cancellati o alterati
- Diventa impossibile garantire agli invii valore legale nel tempo
- Aumenta l’esposizione a rischi operativi, fiscali e legali
- In caso di contestazioni può diventare difficile dimostrare legalmente l’avvenuto invio/consegna
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Da alcuni anni, si sente parlare con sempre maggiore insistenza di conservazione digitale. Ma cosa significa in concreto questo termine?
Un’architettura fluida:
PEC, antivirus e conservazione integrati
PecOrganizer crea un ecosistema digitale completo:
- PecDefender (antivirus PEC)
- Flusso di conservazione a norma tramite integrazione esterna
- Reportistica compliance e controlli centralizzati
Una soluzione integrata, che copre tutte le fasi:
ricezione, protezione, conservazione e audit delle PEC aziendali.
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