Gestire le caselle PEC aziendali in modo disorganizzato equivale ad avere un enorme archivio senza etichette: si rischia di perdere messaggi cruciali proprio quando servono.
Quando la gestione viene lasciata al caso i problemi diventano inevitabili: in ambito HR, legale o amministrativo, una PEC dimenticata può trasformarsi in una violazione del GDPR, in una causa legale o in una perdita economica significativa.
In questo articolo, 5 suggerimenti operativi (e come attuarli) per trasformare la gestione delle PEC da criticità a vantaggio competitivo.
TIP #1 – Mappa le caselle PEC e implementa un sistema di smistamento automatico
Il primo passo per una gestione ordinata è capire quante caselle PEC esistono in azienda e chi le utilizza. Spesso ne vengono create molte nel tempo — per direzione, acquisti, amministrazione, legale — senza una visione d’insieme strategica.
Procedi dunque per step.
a) Individua il PEC Manager aziendale
Prima ancora di mappare le caselle, è fondamentale identificare chi può ricoprire il ruolo di PEC Manager in azienda. [Scopri QUI di che professionalità si tratta]
Non si tratta semplicemente di delegare a qualcun* la gestione tecnica della posta certificata, ma di nominare una figura con competenze trasversali che coordini aspetti operativi, normativi e organizzativi relativi alla gestione delle PEC. Questa figura deve essere riconosciuta formalmente dall’azienda, con un mandato chiaro e risorse adeguate.
Solo dopo aver individuato il PEC Manager si può procedere efficacemente con il censimento e la strutturazione del sistema di gestione.
b) Esegui il censimento delle caselle
Il PEC Manager deve effettuare un censimento completo di tutte le caselle PEC aziendali che includa:
- elenco di tutti gli indirizzi PEC attivi con relativa finalità;
- identificazione dei responsabili per ciascuna casella;
- definizione delle autorizzazioni di accesso;
- policy di conservazione per tipologia di comunicazione.
c) Avvia lo smistamento automatico
Uno dei problemi più comuni nella gestione PEC deriva da errori nell’assegnazione dei messaggi.
Spesso le PEC arrivano ai reparti sbagliati, inducendo una serie di inoltri ripetuti dei messaggi.
Inoltre, quando molte persone accedono alla stessa casella con credenziali condivise, ciascuna si trova a leggere messaggi che esulano dalla propria competenza.
Questo comporta, tra le varie criticità:
- perdite di tempo
- ritardi nella presa in carico
- rischi di dimenticanze (se il messaggio viene aperto ma non segnalato)
- problematiche di privacy (quando le PEC contengono dati sensibili e/o vengono inoltrate senza permessi).
Utilizzare un software gestionale PEC con funzionalità di smistamento automatico risolve questi problemi alla radice: i messaggi vengono assegnati direttamente agli uffici o agli utenti competenti.
Con questo sistema si eliminano gli accessi non necessari, si evitano inoltri non necessari e rischiosi, si accelerano i tempi di risposta e ci si assicura che ogni comunicazione ufficiale venga letta e presa in carico da chi di dovere.
TIP #2 – Centralizza la gestione PEC e usa i tag
Con un software gestionale PEC è possibile unificare tutte le caselle aziendali in un solo ambiente, eliminando la frammentazione e garantendo pieno controllo.
Tutte le comunicazioni vengono salvate automaticamente in un archivio centralizzato, accessibile solo a utenti autorizzati e protetto da sistemi di sicurezza avanzati.
a) Usa una piattaforma unificata
I vantaggi principali di accentrare tutto in un software gestionale PEC – possibilmente interconnesso con gli altri Sistemi aziendali – includono:
- archiviazione automatica in repository centralizzato e sicuro;
- ricerca avanzata per recuperare rapidamente qualsiasi messaggio storico;
- tracciabilità completa con log dettagliati per audit e verifiche;
- protezione da cancellazioni accidentali o intenzionali.
b) Crea un sistema di tag condivisi per semplificare la gestione
Un ottimo modo per semplificare la gestione è implementare un sistema di tag predefiniti per categorizzare i messaggi (leggi QUI il nostro articolo a riguardo).
Quando tutti in azienda utilizzano le stesse etichette, chiunque acceda alla casella può contestualizzare immediatamente i messaggi a colpo d’occhio, prima ancora di aprirli.
c) Come impostare tag efficaci di gestione mail: esempi pratici
- Per priorità di gestione: Urgente / Normale / Da archiviare
- Per area di competenza: Legale / Amministrativo / Commerciale / HR
- Per mittente: Cliente / Fornitore / PA / Interno
- Per stato operativo: Letto / In attesa risposta / Completato
Questo esempio di sistema previene l’uso di tag “personalizzati” – incomprensibili ai colleghi e a chiunque non ne sia l’ideatore.
Definirli, condividerli e salvare la loro definizione in una repository certa e condivisa migliora l’efficienza operativa e garantisce continuità anche in caso di assenze o turnover.
TIP #3 – Definisci ruoli chiari e azioni specifiche
a) Adotta una governance strutturata
Uno dei problemi più frequenti è che “tutti” gestiscono le PEC ma “nessuno” ne è realmente responsabile né incaricato.
È fondamentale assicurare in azienda una governance strutturata dei messaggi certificati, dal momento che contengono informazioni e dati sensibili.
Come abbiamo detto, il PEC Manager è la figura chiave che può ottimizzare la gestione delle PEC in azienda. Con il suo intervento sarà possibile coordinare:
- ricezione e smistamento delle comunicazioni ai reparti competenti;
- gestione dei permessi di accesso;
- supervisione dell’archiviazione e della conservazione a norma.
b) Promuovi una presa in carico consapevole
Per garantire che ogni messaggio venga letto tempestivamente dalla persona giusta, serve un sistema che richieda una presa in carico esplicita della singola PEC.
Con le webmail tradizionali o client di posta comuni, i messaggi aperti risultano automaticamente “letti” senza indicazioni sulla loro effettiva gestione, con il rischio che si perdano fra decine di altre comunicazioni non ufficiali e meno importanti.
Un software professionale risolve questo problema, richiedendo un’azione concreta da compiere su ogni messaggio, che segnali se il messaggio è stato letto, se è ancora da gestire, se è stato gestito correttamente.
TIP #4 – Potenzia la sicurezza PEC con tecnologia e formazione
La sicurezza PEC richiede un approccio integrato che combina protezione tecnica e consapevolezza organizzativa.
a) Misure tecniche essenziali
Per garantire la sicurezza delle comunicazioni elettroniche certificate e proteggere i dati sensibili contenuti al loro interno, è fondamentale munirsi di una serie di misure tecniche che possano mettere al sicuro le informazioni:
- Autenticazione a due fattori (2FA): ogni utente accede con credenziali personali + un secondo fattore di sicurezza
- Crittografia end-to-end: protezione dei contenuti durante tutta la catena di comunicazione
- Backup automatici: copie ridondanti con conservazione geograficamente distribuita
- Anti-phishing e anti-malware: strumenti di analisi di allegati e link sospetti come PecDefender
- Monitoraggio accessi: log dettagliati con alert per monitorare attività anomale
b) Autonomia e formazione degli utenti
Capita spesso che solo poche persone siano delegate alla gestione delle PEC.
Questa centralizzazione crea vulnerabilità operative: cosa succede durante ferie, malattie o picchi di lavoro se solo alcuni sono in possesso delle informazioni utili per gestire le PEC in azienda?
Cosa comporta questa mancanza di consapevolezza?
Il rischio, come abbiamo già evidenziato, è che le comunicazioni ufficiali finiscano per passare in sordina e molto probabilmente non vengano lette né tantomeno gestite.
La soluzione è rendere autonomi tutti i dipendenti nell’utilizzo della casella PEC, permettendo a ciascuno di:
- accedere con credenziali personali (non condivise);
- visualizzare solo i messaggi di propria competenza;
- gestire in autonomia le comunicazioni assegnate.
Allo stesso tempo, per garantire la sicurezza dei dati contenuti all’interno delle PEC e dei sistemi informatici, è fondamentale:+
- provvedere a una formazione continua del team di lavoro;
- sensibilizzare gli utenti su eventuali comportamenti a rischio
- individuare allegati e messaggi potenzialmente pericolosi.
I tentativi di phishing mascherati da PEC legittime sono infatti possibili, ed è fondamentale per l’organizzazione diffondere gli strumenti utili ad individuarle, ma anche procedure corrette in caso di incidenti di sicurezza.
La sicurezza efficace nasce dall’equilibrio tra infrastruttura robusta + policy chiare + cultura della sicurezza condivisa.
TIP #5 – Archivia e conserva le PEC a norma
a) La differenza tra archiviazione e conservazione
Esiste una distinzione fondamentale: la semplice archiviazione è una memorizzazione dei file in maniera organizzata, la conservazione digitale a norma è un processo regolamentato che garantisce ai messaggi un valore legale nel tempo, fino a 10 anni.
Ogni messaggio PEC ha di per sè valore legale, e deve poter essere recuperato in qualsiasi momento mantenendo:
- integrità: il contenuto non può essere modificato;
- autenticità: è dimostrabile chi ha inviato il messaggio;
- reperibilità: il documento resta accessibile nel lungo periodo.
b) Requisiti normativi e automazioni
La conservazione a norma, disciplinata dal CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) e dalle Linee Guida AgID, richiede diversi requisiti:
- apposizione di marche temporali;
- firma digitale del pacchetto di archiviazione;
- generazione di indici dei documenti conservati;
- sistemi di migrazione per garantire leggibilità futura;
- nomina del Responsabile della Conservazione quando obbligatorio.
Con un software gestionale avanzato, è possibile integrare i servizi di conservazione a norma e automatizzare l’intero processo di conservazione, eliminando errori manuali e garantendo conformità continua.
Il sistema gestisce autonomamente marche temporali, genera pacchetti certificati e mantiene traccia di ogni operazione.
Questo non è solo un adempimento burocratico, ma una protezione strategica: in caso di contestazioni legali, verifiche fiscali o audit, poter esibire documentazione certificata può fare la differenza tra una risoluzione rapida e contenziosi prolungati.
Conclusioni: la compliance può diventare un vantaggio competitivo?
Ma certo! Gestire le PEC aziendali in modo efficace significa certamente proteggere i dati, semplificare i flussi interni e rafforzare la compliance, nonché la reputazione aziendale.
Vi sono poi benefici tangibili a livello organizzativo, di efficienza, di certezza, di responsabilità:
- Riduzione dei rischi: meno violazioni GDPR, meno sanzioni, meno contenziosi
- Efficienza operativa: tempi di risposta più rapidi, meno errori, meno duplicazioni
- Trasparenza: ogni comunicazione è tracciabile e attribuibile
- Continuità: nessuna dipendenza da singole persone, procedure standardizzate
- Professionalità: immagine aziendale più solida verso clienti e partner
Con un PEC Manager dedicato, software gestionali avanzati come PecOrganizer e procedure operative chiare, le imprese possono trasformare la gestione della posta certificata da obbligo burocratico a vero vantaggio competitivo.
La gestione intelligente delle PEC è oggi sinonimo di sicurezza, efficienza e fiducia: tre valori che ogni organizzazione moderna dovrebbe mettere al centro delle proprie attività digitali.
