Gestione PEC per RSPP (Responsabili del Servizio di Prevenzione e Protezione)
Chi si occupa di sicurezza sul lavoro deve poter contare su strumenti affidabili anche per la gestione delle comunicazioni PEC.
PecOrganizer garantisce ordine, tracciabilità e archiviazione conforme di ogni messaggio rilevante.
Comunicazioni PEC tracciate, archiviate e sempre disponibili:
un supporto concreto per le responsabilità degli RSPP.
Monitoraggio delle comunicazioni di sicurezza
DVR, formazione, manutenzioni, DPI, verbali, aggiornamenti: sono numerose le attività che, in ambito sicurezza, si traducono in scambi documentali via PEC. Il Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione (RSPP) ha bisogno di uno strumento per non perdere mai il controllo su queste comunicazioni.
PecOrganizer permette di visualizzare tutte le PEC in una dashboard centralizzata e personalizzabile, con filtri, tag e criteri che facilitano il monitoraggio per pratiche, sedi, date o tipologie di intervento. Ogni messaggio può essere assegnato, gestito, commentato, archiviato o reso disponibile ad altri soggetti interni, con log tracciabili e accessi profilati.
La collaborazione tra RSPP, HR, responsabili operativi e fornitori diventa così ordinata, documentata e priva di rischi di disallineamento.
Archiviazione e conservazione
a norma delle PEC
La conformità normativa è un aspetto cruciale per chi gestisce la sicurezza aziendale. PecOrganizer integra sistemi certificati di conservazione digitale a norma di legge, garantendo l’integrità e la reperibilità legale di ogni comunicazione PEC.
Inoltre, grazie ad un metodo di archiviazione strutturato in cartelle e categorie personalizzabili, ogni messaggio è facile da ritrovare nel tempo. Questo è particolarmente utile per gestire verifiche, ispezioni ASL o audit interni, dove è essenziale poter dimostrare l’invio e la ricezione di documentazione formale.
Anche la riconciliazione tra invio, ricevute e risposte è automatica, così come la tracciabilità delle azioni compiute su ogni messaggio.
E ricorda… Archiviare non è uguale a conservare!
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