A cosa serve PecOrganizer?
Perché dotarsi di un software gestionale PEC?
PecOrganizer è il software certificato per aziende che vogliono strutturare la gestione PEC in modo sicuro, tracciabile e conforme alla compliance aziendale.
Automatizza i flussi, centralizza le caselle, semplifica il lavoro e garantisce il valore legale delle comunicazioni.
PecOrganizer è la risposta concreta per chi ha bisogno di un
sistema stabile, trasparente e verificabile.
Un unico strumento per molti problemi di gestione PEC
La gestione PEC aziendale è spesso frammentata tra più strumenti e reparti.
PecOrganizer unifica tutto: messaggi, ruoli, flussi e responsabilità. In questo modo ogni comunicazione è lavorata, tracciata e archiviata nel modo corretto.
Con PecOrganizer è possibile:
-
Gestire
tutte le caselle PEC in un’unica piattaforma -
Tracciare
ogni accesso, presa in carico e azione sul messaggio -
Automatizzare
smistamenti, riconciliazioni e notifiche -
Ridurre il carico
operativo di segreterie e reparti tecnici -
Integrare
con ERP, documentali, sistemi legacy
Cosa succede senza un software gestionale PEC?
In molte aziende, la gestione della PEC è ancora affidata a soluzioni improvvisate e precarie che portano a diversi scenari: webmail condivise, accessi generici, mancanza di archiviazione centralizzata.
Questo approccio porta a errori e inefficienze :
- Saturazione dello spazio
- PEC perse o non gestite
- Scadenze non rispettate
- Medesime credenziali di accesso
- Messaggi non archiviati a norma
- Rischio di audit falliti o contenziosi
- Ricevute non abbinate ai messaggi
Mettere in sicurezza dati e informazioni sensibili
PecOrganizer consente di mettere in sicurezza le informazioni e i dati sensibili contenuti all’interno dei messaggi PEC, grazie ad un sistema granulare di accessi.
Il software è in grado di :
-
Monitorare
gli accessi grazie a credenziali personali e profili configurabili -
Tracciare
ogni operazione compiuta sul singolo messaggio -
Proteggere
i dati grazie ad un’autenticazione avanzata a due fattori (MFA) -
Integrare
con Active Directory o sistemi IAM aziendali -
Proteggere
le informazioni e i dati sensibili grazie a sistemi IAM
In caso di audit, ogni passaggio è documentato e sicuro!
Organizzare e centralizzare la gestione PEC aziendale
PecOrganizer, consente di centralizzare le caselle PEC aziendali – anche appartenenti a reparti diversi o sedi distaccate – in un’unica interfaccia operativa.
La piattaforma permette di avere una visione completa e aggiornata dei messaggi, grazie a:
- dashboard intuitive
- filtri dinamici e avanzati
- sistemi di assegnazione delle attività
La gestione PEC aziendale by PecOrganizer:
Ad ogni PEC è obbligatorio assegnare uno stato di lavorazione per rendere evidente in ogni momento:
- chi se ne sta occupando
- quali azioni sono state eseguite sul singolo messaggio (da leggere, da assegnare, preso in carico, gestito…)
Questo significa maggiore controllo, eliminazione delle sovrapposizioni e una gestione collaborativa e responsabile della posta certificata.
Automatizzare i flussi e ridurre il carico operativo
Con PecOrganizer, la gestione della PEC non è più un’attività manuale e dispersiva.
La piattaforma introduce un sistema di smistamento automatico che assegna le PEC in arrivo agli utenti corretti, in base a criteri configurabili: reparto, contenuto, mittente, priorità o parole chiave.
Regole, azioni massive, notifiche intelligenti :
Le regole personalizzabili consentono di adattare il flusso di lavoro alla realtà aziendale, mentre le azioni massive permettono di gestire più messaggi contemporaneamente con pochi clic.
Le notifiche intelligenti avvisano gli utenti solo quando serve, evitando overload e migliorando l’efficienza quotidiana.
Il risultato? Meno tempo perso in attività ripetitive, più focus sulle comunicazioni davvero rilevanti.
Garantire il valore legale delle comunicazioni PEC
Ogni messaggio PEC, in quanto documento informatico con valenza giuridica, deve essere gestito, archiviato e conservato nel rispetto delle normative.
Per garantire alle PEC un valore legale nel tempo, non basta archiviarle!
Archiviazione o Conservazione a norma?
Scopri la differenza!
- L’archiviazione assicura che tutti i messaggi vengano memorizzati in un archivio elettronico centralizzato per poter essere categorizzati e rintracciati facilmente.
- La conservazione digitale a norma invece garantisce validità legale alle PEC, grazie ad un apposito servizio di conservazione a norma di legge, che garantisce ai messaggi inalterabilità, integrità e reperibilità nel tempo.
In caso di verifica, audit o contenzioso, ogni messaggio è tracciabile e facilmente recuperabile, con piena validità legale.
Proteggere le comunicazioni PEC dalle minacce digitali
La posta elettronica certificata può diventare un vettore di rischio se gestita in modo non protetto.
PecOrganizer è progettato per operare in ambienti certificati e adottare misure di sicurezza evolute, in linea con gli standard più recenti.
Conforme a GDPR, DORA e NIS2
PecOrganizer è conforme alle normative GDPR, NIS2 e DORA, garantisce la protezione dei dati personali, dei contenuti PEC e dei metadati associati (es. timestamp, log di accesso, ricevute). Ogni accesso e ogni azione sono monitorati, registrati e disponibili per analisi o auditing.
In questo modo, PecOrganizer non solo migliora l’efficienza, ma contribuisce attivamente alla compliance aziendale.
Personalizzare il software sulle esigenze della tua azienda
Ogni azienda ha flussi operativi diversi, livelli di complessità variabili e priorità specifiche.
Per questo PecOrganizer è un gestionale PEC modulare e configurabile, progettato per adattarsi e non per costringere.
È possibile integrare la piattaforma con ERP, CRM, documentali, sistemi legacy o di protocollazione, creando connettori standard o su misura.
Workflow personalizzati e supporto evolutivo
Il software si basa su workflow personalizzati, regole ad hoc e layout su misura, in collaborazione diretta con il cliente.
Un team interno di analisti e sviluppatori affianca il cliente in ogni fase: dalla progettazione all’onboarding, fino al supporto evolutivo.
Con PecOrganizer, la PEC lavora come lavora la tua azienda.
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