Tra gli strumenti più utilizzati da aziende, professionisti e privati vi sono la Posta Elettronica Certificata (PEC) e la firma digitale, entrambe finalizzate a garantire la sicurezza delle comunicazioni e la validità legale dei documenti.
Pur essendo strumenti differenti per natura e funzione, firma digitale e PEC presentano alcuni punti di contatto.
In questo articolo cerchiamo di fare chiarezza sulle diversità che intercorrono tra i due strumenti, le loro principali caratteristiche e come possono essere utilizzati in combinazione.
Cosa sono la Pec e la firma digitale
La posta elettronica certificata (PEC) e la firma digitale sono due strumenti di certificazione digitale distinti ma complementari.
La PEC è un servizio di posta sicura che certifica tempistiche, invio e ricezione di email e allegati tramite un provider esterno.
La firma digitale è un servizio di autenticazione digitale di documenti, certificato da un provider riconosciuto, equivalente a una firma reale. L’uso simultaneo di questi due strumenti garantisce la sicurezza e la validità legale dei documenti.
Ma vediamoli nel dettaglio.
La PEC: cos’è e come funziona
La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un sistema di posta elettronica che consente l’invio e la ricezione di e-mail con validità giuridica, equiparabili per legge a una raccomandata con ricevuta di ritorno.
Rispetto a quest’ultimo strumento, l’efficacia della PEC è notevolmente superiore grazie alle sue caratteristiche intrinseche. Il contenuto del messaggio è garantito e non modificabile e l’uso di protocolli di sicurezza avanzati certifica l’integrità del testo dell’e-mail.
Il fornitore di servizi rilascia al mittente (utente Pec) una ricevuta che certifica legalmente che il messaggio e i suoi allegati sono stati consegnati correttamente. Allo stesso modo, il fornitore di servizi del destinatario invia una ricevuta di avvenuta consegna al mittente.
In questo modo, i provider attestano che:
- il messaggio è stato inviato;
- il messaggio è stato consegnato;
- il contenuto del messaggio, e i suoi eventuali allegati, non sono stati alterati.
Ogni volta che un messaggio viene elaborato, il sistema genera una ricevuta di accettazione che attesta la data e l’ora dell’operazione. Se si verifica un errore durante una delle fasi (accettazione, invio e consegna), il fornitore del servizio invierà un avviso all’utente PEC, fornendo tutte le informazioni relative allo stato del messaggio.
La Posta Elettronica Certificata (PEC) sfrutta la crittografia e i protocolli di sicurezza per garantire la validità legale delle comunicazioni elettroniche, fornendo conferme di accettazione e consegna, garantendo la privacy e conservando tracce dettagliate delle comunicazioni avvenute tra mittente e destinatario.
Per garantire che il mittente non perda la ricevuta, il fornitore del servizio conserva le tracce elettroniche dell’operazione di invio per 30 mesi, in modo che la ricevuta possa essere riprodotta con tutto il suo valore legale.
Conservazione PEC
La conservazione della PEC è un processo indispensabile per garantire che il valore legale dei messaggi di posta certificata rimanga inalterato nel tempo.
È diffusa la convinzione che, essendo la PEC corredata della firma elettronica (ne parliamo più approfonditamente qui) del fornitore e quindi dotata di capacità probatoria, sia sufficiente controllare i messaggi inviati e ricevuti nella propria casella di posta elettronica senza ulteriori azioni.
Tuttavia, il certificato incluso nei messaggi PEC ha una scadenza e i log non vengono conservati indefinitamente dai provider. Pertanto, per essere conformi alle normative, professionisti, imprese e pubbliche amministrazioni devono seguire, come per gli altri documenti informatici, le regole del Codice dell’amministrazione digitale e adottare specifici sistemi per custodire in modo sicuro i messaggi.
La PEC diventa Europea
Entro il 2024, la posta elettronica certificata diventerà PEC europea. Per conformare la propria PEC agli standard europei, è necessario soddisfare i seguenti requisiti:
- Riconoscimento certo dell’identità del titolare: l’identità del titolare deve essere verificata utilizzando uno dei seguenti strumenti
- SPID
- Firma digitale
- CIE 3.0
- Tessera Sanitaria – Carta Nazionale dei Servizi
- Webcam
- DVO (De Visu Online) con operatore
- Direttamente di persona, recandosi agli sportelli autorizzati.
- Abilitazione dell’autenticazione a due livelli (2fa): oltre a nome utente e password, è obbligatorio un secondo livello di protezione per l’accesso a ciascuna casella.
- Aggiornare il software gestionale PEC o il client di posta elettronica: è necessario assicurarsi che il software di posta elettronica o il programma sia compatibile con il nuovo standard europeo (se usi PecOrganizer puoi stare tranquillo: è già aggiornato).
Firma digitale cos’è e come funziona
La firma digitale è un’importante procedura informatica basata su tecniche crittografiche che consente di associare in modo univoco un numero binario (la firma) a un documento informatico, garantendone l’autenticità e l’integrità.
È essenziale per conferire validità legale ai documenti informatici in vari contesti, sia nel settore pubblico che in quello privato. La firma digitale fornisce quindi un mezzo sicuro per garantire l’affidabilità dei documenti e delle transazioni elettroniche.
La firma digitale opera tramite l’associazione di una sequenza binaria crittografata a un file specifico, solitamente mediante l’uso di un dispositivo hardware e di un software dedicato. Tale procedura garantisce l’autenticità, l’integrità e la non ripudiabilità del documento firmato.
Tale validità è strettamente legata al certificato di firma, che contiene le informazioni relative al titolare del servizio e una chiave crittografica utilizzata durante la generazione della sottoscrizione digitale.
Nella maggior parte dei casi, il certificato è contenuto in un dispositivo hardware come un lettore di smart card o una chiavetta USB. Tuttavia, esiste anche la firma digitale remota, che non richiede l’uso di strumenti esterni e il certificato è custodito nei server del relativo provider, consentendo l’apposizione della firma in remoto attraverso una normale connessione internet
La firma digitale si basa su tre caratteristiche fondamentali che garantiscono:
Autenticità dei documenti: la firma digitale fornisce una prova inequivocabile dell’identità del firmatario, confermando che il documento è stato firmato da una fonte autentica e verificata.
Identità del firmatario: la firma digitale attesta in modo sicuro la responsabilità del firmatario per il contenuto del documento. Ciò significa che il firmatario non può negare di aver apposto la firma una volta che è stata eseguita.
Integrità: la firma digitale garantisce che il documento non sia stato modificato o alterato dopo la firma. Qualsiasi tentativo di manipolare il contenuto del documento sarà rilevato, invalidando la firma digitale.
Grazie a questi requisiti, professionisti, aziende e privati cittadini possono utilizzare questo strumento per firmare rapidamente contratti, bilanci, atti amministrativi e giudiziari senza dover ricorrere a documenti stampati o cartacei.
Pec e firma digitale: chi può utilizzarle
Fino ad ora, l’accesso al servizio PEC era riservato a società, Pubbliche Amministrazioni e professionisti, come stabilito dal “decreto legge n. 185 del 29 novembre 2008“.
Tuttavia, mentre per le prime due categorie si trattava di un “obbligo”, per i cittadini si tratta ora di un “diritto”.
Anche se non obbligatoria, la Posta Elettronica Certificata può essere attivata da qualsiasi cittadino italiano e offre diversi vantaggi, tra cui la sicurezza dei dati personali e il riconoscimento legale delle comunicazioni con enti pubblici e imprese.
Inoltre, a differenza della raccomandata, che ha costi variabili legati al peso della missiva, la PEC ha costi annuali fissi che non dipendono dal numero di messaggi o allegati inviati, con un conseguente risparmio rispetto alla forma cartacea.
Tutti i liberi professionisti e le imprese hanno la possibilità di utilizzare la firma digitale per apporre la propria firma su documenti in formato digitale, come contratti, visure camerali e comunicazioni ufficiali. Questo strumento è utile per semplificare lo scambio di documenti tra la Pubblica Amministrazione, i privati e le imprese.
Per ottenere una firma digitale, è necessario acquistare uno dei diversi kit disponibili in commercio e attivarlo con la verifica della propria identità.
La verifica può avvenire tramite diversi metodi, in base alla modalità e al livello di sicurezza dei servizi online e del kit acquistato, come il riconoscimento via webcam, la presentazione del documento di identità a domicilio, il pagamento di una marca da bollo e la verifica da parte di un Pubblico Ufficiale, o tramite l’ufficio postale.
Differenza tra Pec e firma digitale
La differenza fondamentale tra PEC e firma digitale risiede nei rispettivi fini e modalità d’uso.
La PEC garantisce l’integrità e l’identità del mittente di un messaggio,conferendo un valore legale alle comunicazioni elettroniche.
D’altra parte, la firma digitale è utilizzata per apporre un’autenticazione univoca a documenti digitali, come i file PDF, garantendone l’autenticità e l’integrità.
Mentre la PEC è essenziale per attestare l’invio e la ricezione di comunicazioni con valore legale, la firma digitale trova impiego nella sottoscrizione di documenti elettronici, quali contratti, accordi e documenti fiscali.
Entrambi gli strumenti possono essere impiegati contemporaneamente per conferire massima sicurezza e validità legale alle comunicazioni e ai documenti.
Pec e firma digitale: quando vanno utilizzate entrambe
Il messaggio inviato tramite PEC di solito non richiede la firma digitale del mittente, poiché l’autenticità e l’esito della comunicazione sono garantiti dai gestori di servizi di posta elettronica certificata.
Tuttavia, è importante sottolineare che laPEC non garantisce la validità legale degli allegati ai messaggi. Ad esempio, se è necessario inviare un documento cartaceo importante sottoscritto e il destinatario accetta solo copie conformi all’originale, sia analogiche che informatiche, è consigliabile utilizzare sia la firma digitale che la PEC.
La firma digitale è necessaria per sottoscrivere i documenti scansionati al fine di creare una copia autorizzata, mentre la pec serve a dimostrare la trasmissione del file e la ricezione del messaggio da parte del destinatario.
In sintesi, la PEC e la firma digitale sono entrambi strumenti che conferiscono un valore legale ai documenti elettronici, sebbene con finalità e modalità differenti. La firma digitale viene utilizzata per autenticare un documento, mentre la PEC per certificare la trasmissione di una comunicazione.
