L’introduzione dell’obbligo di PEC personale per gli amministratori di società ha generato un panorama complesso di domande operative, dubbi interpretativi e necessità di chiarimento che coinvolgono migliaia di imprese italiane: sbbiamo ritenuto utile raccogliere tutti i dubbi in materia in questo articolo di FAQ Obbligo PEC Amministratori 2025.
Come emerso chiaramente dal nostro webinar del 15 luglio – in collaborazione con DocPaperless – questa normativa rappresenta molto più di un semplice adempimento burocratico: è un cambio di paradigma che ridefinisce le modalità di comunicazione tra amministratori, imprese e Pubblica Amministrazione.
Obbligo di PEC per Amministratori di Società: tutte le risposte che cerchi
Le FAQ che seguono rappresentano una fotografia aggiornata al momento della stesura, ma che continueremo a integrare e perfezionare sulla base dell’evoluzione normativa e delle nuove casistiche che emergeranno dall’applicazione pratica.
Domande generali sulla normativa Obbligo PEC Amministratori 2025
L’obbligo è entrato in vigore il 1° gennaio 2025 con la Legge di Bilancio 2025 (Legge n. 207/2024, articolo 1, comma 860).
Tuttavia, le scadenze per l’adempimento variano a seconda della data di costituzione dell’impresa.
Per le società già esistenti al 1° gennaio 2025, il termine è stato prorogato al 31 dicembre 2025 con la circolare MIMIT del 25 giugno 2025.
Come spiegato nel webinar con Fabrizio Lupone di DocPaperless, l’obiettivo è garantire comunicazioni ufficiali tracciabili e sicure tra imprese e Pubblica Amministrazione, uniformando l’uso della PEC tra tutte le tipologie di imprese e favorendo l’integrazione nel sistema digitale nazionale.
Questo obbligo rappresenta un ulteriore passo verso la digitalizzazione completa delle comunicazioni societarie.
La normativa di riferimento include la Legge di Bilancio 2025 (Legge n. 207/2024), che modifica l’articolo 5 del decreto-legge n. 179/2012.
Le circolari interpretative fondamentali sono:
- la nota MIMIT n. 43836 del 12 marzo 2025
- la circolare n. 654 del 25 giugno 2025 che ha differito i termini.
Soggetti obbligati e Ambito di applicazione dell'Obbligo PEC Amministratori 2025
Devono dotarsi di PEC personale tutti gli amministratori di imprese costituite in forma societaria che svolgono attività imprenditoriale.
Questo include amministratori di società di capitali (SPA, SRL, SAPA), società di persone (SNC, SAS), società semplici con attività agricola, liquidatori societari nominati dai soci o per intervento giudiziale, e amministratori di reti d’impresa con soggettività giuridica.
No, sindaci e revisori sono esplicitamente esclusi dall’obbligo, poiché ricoprono cariche prive di poteri amministrativi.
Tuttavia, come sottolineato nel webinar, possono scegliere di dotarsi di una casella PEC per esigenze gestionali e per affrontare le responsabilità connesse al loro ruolo di controllo.
Il MIMIT ha chiarito che un amministratore può scegliere liberamente se:
- utilizzare lo stesso indirizzo PEC per tutte le imprese che amministra, oppure
- costituire indirizzi separati per ciascuna società.
Si tratta di una scelta gestionale dell’amministratore, purché l’indirizzo sia sempre personale e distinto da quello della società.
Assolutamente no.
Il MIMIT è stato categorico su questo punto: non è consentito utilizzare la stessa PEC dell’impresa per l’amministratore.
Ogni amministratore deve disporre di un indirizzo PEC personale, distinto da quello societario.
Questo principio risponde alla finalità della norma di creare un canale di comunicazione diretto con l’amministratore persona fisica.
Scadenze e Modalità di comunicazione
Le scadenze dell’Obbligo PEC Amministratori 2025 variano secondo tre scenari.
- Per le società costituite dal 1° gennaio 2025 in poi, la comunicazione deve essere contestuale alla domanda di iscrizione.
- Per le società già esistenti al 1° gennaio 2025, il termine è stato prorogato al 31 dicembre 2025.
- Per nomine o rinnovi di amministratori in società esistenti, il termine è perentorio di 30 giorni dalla nomina.
La comunicazione avviene attraverso la piattaforma DIRE (punto di servizio online delle Camere di Commercio) oppure tramite un intermediario commercialista.
È necessario essere muniti di profilo Telemaco e firma digitale dell’amministratore.
Nel webinar è stato evidenziato che alcune Camere di Commercio, come quella di Verona, forniscono video tutorial dettagliati sulla procedura.
No: il MIMIT ha chiarito che l’iscrizione del domicilio digitale nel Registro delle Imprese e le sue successive variazioni sono esenti dall’imposta di bollo e dai diritti di segreteria.
L’esenzione vale esclusivamente per la comunicazione dell’indirizzo PEC degli amministratori e non si estende ad altre pratiche societarie.
Responsabilità e Gestione operativa
La responsabilità conseguente all’Obbligo PEC Amministratori 2025 è personale dell’amministratore, come chiarito dalla circolare MIMIT.
Tuttavia, è possibile delegare operativamente la gestione a persone fiduciarie dell’impresa.
L’amministratore può dare deleghe operative ma rimane sempre responsabile legalmente del monitoraggio della casella.
Sì, è possibile implementare deleghe operative.
Le best practice suggeriscono di utilizzare sistemi che permettano di inoltrare notifiche alla segreteria di direzione o ad altri soggetti fiduciari dell’impresa, mantenendo sempre la responsabilità legale in capo all’amministratore.
Il rischio è significativo e, se un amministratore non legge una comunicazione importante (ad esempio, relativa a una gara d’appalto), esso si ribalta sull’impresa che egli/ella amministra.
Per questo è fondamentale dotarsi di strumenti che garantiscano un monitoraggio efficace.
Comunicazioni e Conservazione
Gli amministratori riceveranno:
- tutte le comunicazioni dal Registro delle Imprese relative alla carica
- atti giudiziari o amministrativi indirizzati alla carica
- comunicazioni da enti pubblici per attività di vigilanza
- richieste da banche per garanzie personali
- comunicazioni INAIL relative agli appalti di lavoro.
La PEC consolida il suo ruolo di canale privilegiato per la digitalizzazione delle comunicazioni tra pubbliche amministrazioni e privati.
Sì, l’articolo 2220 del Codice Civile obbliga alla conservazione della corrispondenza. Essendo i messaggi PEC documenti informatici, devono essere conservati secondo le linee guida AGID per la conservazione digitale a norma.
Le mail nella webmail non hanno automaticamente valore probatorio: serve un processo di conservazione digitale a norma.
In questo articolo trovi alcuni dei concetti di base della conservazione digitale.
Sì: con la PEC l’onere della prova è a carico del ricevente.
Il ricevente deve presidiare costantemente la casella PEC, mentre il mittente ha la notifica di consegna con data certa al momento del deposito nella casella del destinatario.
Sanzioni e Conseguenze
Sono previste sanzioni amministrative pecuniarie da 103 a 1.032 euro secondo l’articolo 2630 del Codice Civile per chi omette comunicazioni presso il Registro delle Imprese e non rispetta l’Obbligo PEC Amministratori 2025.
La sanzione può essere ridotta a un terzo se la comunicazione avviene entro 30 giorni dalla scadenza.
Inoltre, tutte le pratiche societarie presso la Camera di Commercio vengono bloccate fino alla regolarizzazione.
Oltre alle sanzioni pecuniarie, si verifica la sospensione di tutte le pratiche societarie e il rigetto automatico delle domande di iscrizione prive dell’indicazione PEC.
Questo può avere ripercussioni sulla continuità aziendale e sul rischio d’impresa.
Le sanzioni per la mancata comunicazione della PEC si applicano direttamente all’amministratore inadempiente, essendo un obbligo personale.
Tuttavia, le conseguenze operative (blocco delle pratiche) si riflettono sulla società amministrata.
Aspetti tecnici e operativi
La normativa non specifica requisiti particolari per il provider PEC. È possibile utilizzare qualsiasi casella PEC certificata, incluse quelle gratuite, purché garantisca continuità di servizio.
Tuttavia è importante considerare l’affidabilità del servizio e la possibilità di attivare la conservazione digitale a norma.
Spesso gli amministratori esteri non conoscono la PEC. Ci possono essere complicazioni tecniche quando accedono da IP esteri, poiché alcuni provider bloccano l’accesso.
È necessario prevedere soluzioni tecniche dedicate per questi scenari.
Le caselle possono smettere di funzionare per saturazione, mancato rinnovo o tentativi errati di password.
È fondamentale implementare sistemi di monitoraggio e backup. Strumenti come PecOrganizer permettono di gestire questi rischi at
traverso alert e controlli automatizzati.
Soluzioni tecnologiche e Best practice
Sì, esistono strumenti per affrontare in serenità l’Obbligo PEC Amministratori 2025: PecOrganizer permette di gestire centralmente multiple caselle PEC, implementare sistemi di alert, garantire la conservazione digitale a norma e facilitare le deleghe operative mantenendo la responsabilità legale.
I modelli possono essere diversi:
- uso promiscuo (stessa casella per tutto)
- uso dedicato (caselle separate)
- modello semi-automatizzato (sottocartelle specifiche).
La scelta dipende dalle esigenze organizzative, considerando sempre gli aspetti di privacy e tracciabilità.
È importante implementare procedure che garantiscano il trasferimento delle comunicazioni e la continuità del monitoraggio.
Le soluzioni gestionali centralizzate facilitano questo processo, permettendo di mantenere storico e tracciabilità anche nei cambi di governance.
Casi particolari e situazioni specifiche
Per le società con amministratore unico l’adempimento è più semplice, dovendo gestire una sola casella PEC.
Tuttavia, rimangono validi tutti i principi di responsabilità personale e le necessità di monitoraggio e conservazione.
Le reti d’impresa sono obbligate solo se hanno costituito un fondo patrimoniale comune e nominato un organo di gestione comune, risultando quindi iscritte al Registro delle Imprese.
Sono escluse le reti senza personalità giuridica.
La normativa si applica alle imprese costituite in forma societaria iscritte al Registro delle Imprese italiano.
Pertanto, anche gli amministratori di società estere con sede in Italia devono adempiere all’obbligo.
Nel sistema dualistico si applica l’obbligo sia ai membri del consiglio di gestione che ai membri del consiglio di sorveglianza, in quanto entrambi ricoprono funzioni amministrative secondo la normativa societaria.
Queste FAQ si basano sul webinar “L’obbligo di PEC per i legali rappresentanti” tenuto da Euroged in collaborazione con DocPaperless il 15 luglio 2025, integrato con le più recenti disposizioni normative del MIMIT al 18/7/25.
Per situazioni specifiche, si consiglia sempre di consultare un commercialista o un consulente specializzato.
