Chi è il PEC Manager
e perché ogni azienda dovrebbe averne uno
Nei contesti aziendali la gestione della PEC incide su compliance, responsabilità e continuità operativa: serve una figura di riferimento, serve un PEC Manager!
Il PEC Manager è la rete di sicurezza: è la risorsa designata a governare in modo strutturato ed efficiente tutti i flussi PEC aziendali.
Il PEC Manager è il punto di riferimento per la gestione organizzata e sicura della PEC aziendale:
coordina reparti, garantisce la corretta gestione delle comunicazioni certificate, assicura il rispetto delle normative e riduce il rischio operativo.
Un ruolo chiave per ordine, tracciabilità e responsabilità
Il PEC Manager ha la responsabilità della supervisione di tutte le comunicazioni PEC, sia a livello di fluidità tecnica dello strumento-PEC, sia per quanto riguarda i contenuti delle comunicazioni.
Garantisce che ogni messaggio sia ricevuto, registrato, smistato e archiviato correttamente.
Questa figura assicura che le PEC non vengano perse o ignorate, evitando potenziali rischi legali o operativi per l’azienda.
Inoltre, il PEC Manager implementa e mantiene procedure standardizzate per la gestione delle PEC, formando il personale e assicurando che tutti comprendano l’importanza di una corretta gestione delle comunicazioni certificate.
Chi è il PEC Manager?
Il PEC Manager è la figura incaricata di garantire ordine, sicurezza e responsabilità nella gestione delle PEC aziendali.
Più che una professione, un ruolo strategico assegnato internamente – spesso in modo implicito – a figure come l’IT Manager (per gli aspetti tecnici) o al Direttore Amministrativo (per la supervisione dei flussi documentali).
Una persona con un mandato chiaro e una visione trasversale, capace di coordinare i reparti coinvolti e dialogare con tutte le funzioni aziendali: una sorta di “rappresentante di classe” delle caselle PEC, capace di presidiare un nodo critico della comunicazione formale.
Essendo un incarico spesso svolto in parallelo ad altri compiti, il PEC Manager ha l’esigenza concreta di ottimizzare tempi e attività.
Senza un software dedicato, il rischio è concreto:
- Dispendio di tempo e risorse
- Smarrimento di comunicazioni importanti
- Scadenze operative e legali mancate
Il punto di riferimento per tutte le aree aziendali
Nei contesti aziendali strutturati le comunicazioni avvengono tra diversi reparti.
Lo scopo del PEC Manager è garantire che le PEC siano integrate nei processi aziendali,
concordando con ogni reparto le procedure di gestione migliori per la fluidità dell’organizzazione aziendale.
Questa figura monitora costantemente i flussi di comunicazione, identifica eventuali anomalie o inefficienze
e propone soluzioni per migliorare la gestione delle PEC.
Inoltre, si assicura che le politiche di sicurezza e privacy siano rispettate,
proteggendo le informazioni sensibili contenute nelle comunicazioni certificate.
Riconoscere formalmente il PEC Manager in azienda
Se ti occupi quotidianamente di controllare caselle PEC, smistare messaggi ai colleghi, monitorare le scadenze e assicurarti che ogni comunicazione sia gestita correttamente e con i giusti strumenti,
sei già un PEC Manager!
Riconoscere e attribuire formalmente questo ruolo all’interno dell’organizzazione significa valorizzare una funzione cruciale, chiarire le responsabilità operative e ridurre i rischi derivanti da una gestione non strutturata delle comunicazioni certificate.
Una scelta strategica per aumentare
efficienza, controllo e accountability.
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