Cosa realmente lo standard ETSI? Perché è così centrale nel processo di innovazione dei servizi digitali in azienda? Infine, cosa comporta per le imprese che gestiscono quotidianamente caselle PEC?
In questo articolo rispondiamo a queste domande con un approccio concreto e orientato alla realtà aziendale, per aiutarti a capire come garantire la conformità normativa e ottimizzare la gestione della PEC in azienda.
Cosa sono gli standard ETSI e cosa prevedono
Lo standard ETSI nasce dal lavoro dell’European Telecommunications Standards Institute, l’ente europeo incaricato di sviluppare specifiche tecniche nel campo delle telecomunicazioni e dei servizi digitali. ETSI è un organismo indipendente riconosciuto dall’Unione Europea e coinvolto in tutti i progetti che hanno come obiettivo la standardizzazione delle comunicazioni elettroniche, comprese quelle con valore legale come le PEC e le REM.
Tra le aree di competenza dell’ETSI troviamo la firma elettronica, la gestione dell’identità digitale e i sistemi di recapito certificato. In particolare, il regolamento europeo eIDAS (Reg. 910/2014) ha affidato a ETSI il compito di definire gli standard tecnici minimi che i fornitori di servizi fiduciari – come quelli che gestiscono PEC e REM – devono rispettare per garantire sicurezza, affidabilità, tracciabilità e interoperabilità a livello europeo.
Questi standard stabiliscono requisiti precisi in merito alla verifica dell’identità del mittente e del destinatario, alla non modificabilità del contenuto, alla generazione e conservazione delle ricevute e alla protezione dei dati trasmessi.
PEC aziendali e standard ETSI: quale relazione?
La PEC italiana, oggi largamente utilizzata in ambito aziendale, è stata inizialmente sviluppata come sistema nazionale. Tuttavia, con l’adozione del regolamento eIDAS e l’introduzione della PEC europea (REM), anche la PEC italiana sta evolvendo verso uno standard più esteso, conforme alle direttive ETSI.
Per le aziende, questo significa che ogni messaggio inviato o ricevuto via PEC dovrà non solo essere gestito correttamente, ma anche rispettare standard certificati e verificabili a livello europeo. Tutto ciò ha un impatto diretto sulla gestione interna: le imprese devono adottare strumenti e processi che rispettino questi criteri, per evitare errori procedurali, dispersioni di dati e mancanza di tracciabilità.
La gestione delle PEC non può più essere affidata alla buona volontà dei singoli uffici. Richiede un’organizzazione strutturata, che includa un controllo degli accessi, la tracciabilità delle azioni, la conservazione a norma e un sistema di verifica delle ricevute di consegna, secondo quanto previsto dagli standard ETSI.
ETSI e REM: il passaggio dalla PEC alla posta europea
Con l’evoluzione normativa in corso, il passaggio da PEC a REM (Registered Electronic Mail) rappresenta una svolta epocale nel panorama delle comunicazioni certificate. La REM è il nuovo modello europeo di posta elettronica certificata, riconosciuto in tutti gli Stati membri e fondato sugli standard ETSI e sulla normativa eIDAS.
A differenza della PEC tradizionale, che ha valore legale solo in Italia, la REM garantisce piena validità transfrontaliera. Questo significa che un’azienda italiana potrà inviare comunicazioni ufficiali con valore legale a soggetti pubblici o privati di altri Paesi europei, utilizzando un sistema unico, sicuro e interoperabile.
Per essere riconosciuta come PEC europea (REM), una comunicazione deve:
- certificare l’identità digitale del mittente e del destinatario
- garantire l’integrità del messaggio durante la trasmissione
- produrre ricevute elettroniche che attestino invio, ricezione e contenuto
Tutti questi requisiti sono formalizzati negli standard ETSI, in particolare nelle norme EN 319 522 e EN 319 531, che definiscono gli aspetti tecnici e organizzativi del recapito certificato.
Perché conoscere gli standard ETSI se utilizzi la PEC in azienda?
Conoscere e applicare gli standard ETSI è fondamentale per chi si occupa della gestione delle PEC in azienda, come ad esempio il PEC Manager, il Privacy Manager, l’IT o il Compliance Officer. In un contesto normativo europeo sempre più stringente, ignorare questi standard significa esporsi a rischi legali, inefficienze operative e sanzioni.
L’adeguamento alle normative ETSI non è solo una questione tecnica, ma anche strategica. Una gestione conforme permette di garantire la continuità legale delle comunicazioni, la tracciabilità degli eventi e la protezione dei dati personali, soprattutto in settori dove la PEC veicola informazioni critiche come risorse umane, contratti o dati sensibili.
Inoltre, l’adozione degli standard ETSI apre le porte alla trasformazione digitale europea: le aziende che si adeguano per tempo avranno un vantaggio competitivo nella gestione delle comunicazioni internazionali e nella collaborazione con enti pubblici e partner esteri.
Come garantire la conformità ETSI con un software gestionale
Per molte aziende, il passaggio alla conformità ETSI può sembrare complesso. Tuttavia, l’impiego di un software gestionale PEC, progettato per rispondere alle nuove normative europee, semplifica ogni fase del processo.
Un sistema come PecOrganizer consente di gestire tutte le caselle PEC e REM aziendali in modo centralizzato, sicuro e tracciabile. Il software è stato sviluppato per rispondere ai requisiti stabiliti dalle normative ETSI ed eIDAS, fornendo strumenti che semplificano il lavoro di chi gestisce quotidianamente le comunicazioni certificate.
PecOrganizer permette, tra le altre cose, di:
- Monitorare tutti gli accessi e le operazioni effettuate sulle caselle
- Assicurare l’integrità e l’archiviazione a norma delle comunicazioni
- Attivare flussi di smistamento automatico dei messaggi secondo ruoli e permessi
- Conservare a norma le ricevute e i messaggi per finalità legali
Grazie a queste funzionalità, le aziende possono non solo rispettare gli standard ETSI, ma anche ridurre gli errori manuali, aumentare l’efficienza interna e proteggere la propria reputazione.
