Il 2025 ha segnato un momento cruciale per il panorama imprenditoriale italiano con l’introduzione dell’obbligo di PEC personale per tutti gli amministratori di società.
Questa novità, introdotta dalla Legge di Bilancio 2025 (Legge n. 207/2024, articolo 1, comma 860), rappresenta molto più di un semplice adempimento burocratico: è un tassello fondamentale nel processo di digitalizzazione delle comunicazioni tra imprese e Pubblica Amministrazione.
Come la digitalizzazione cambia la gestione aziendale
La normativa, che modifica l’articolo 5 del decreto-legge n. 179/2012, estende a tutti gli amministratori l’obbligo già esistente per le società e le imprese individuali costituite in forma societaria.
Come emerso dal webinar tenuto in collaborazione con Fabrizio Lupone, titolare dello studio professionale DocPaperless, questa misura mira a garantire comunicazioni ufficiali tracciabili e sicure, uniformando l’uso della PEC tra tutte le tipologie di imprese.
Il quadro normativo: dalle origini alle ultime modifiche
La strada verso questo obbligo non è stata immediata.
Il framework normativo si è sviluppato progressivamente, partendo dal decreto-legge n. 179/2012 che aveva già introdotto l’obbligo di PEC per le società di capitale e le imprese individuali dal 2020.
La Legge di Bilancio 2025 ha ampliato questo perimetro, rendendo obbligatoria la PEC personale per tutti gli amministratori di società, sia di persone che di capitali.
Il Ministero delle Imprese e del Made in Italy (MIMIT) ha fornito chiarimenti cruciali attraverso due circolari fondamentali:
- la prima del 12 marzo 2025 (n. 43836) che ha stabilito le prime indicazioni operative
- la seconda del 25 giugno 2025 (n. 654) che ha differito il termine di adempimento dal 30 giugno al 31 dicembre 2025, a seguito delle criticità operative emerse sul territorio.
Chi è coinvolto: soggetti obbligati ed esclusioni
Soggetti Obbligati
L’obbligo si applica a tutti gli amministratori di imprese costituite in forma societaria che svolgono attività imprenditoriale o commerciale.
Questo include:
- Società di capitali: SPA, SRL, SAPA e società cooperative
- Società di persone: SNC e SAS
- Società semplici: solo quelle che esercitano attività agricola
- Reti d’impresa: purché abbiano costituito un fondo patrimoniale comune e nominato un organo di gestione comune
Il MIMIT ha chiarito che l’obbligo riguarda tutti i soggetti, persone fisiche o giuridiche, che formalmente detengono il potere di gestione degli affari sociali.
Questo significa che in un Consiglio di Amministrazione con più membri, ogni singolo amministratore deve comunicare la propria PEC personale.
Soggetti Esclusi
Non sono soggetti all’obbligo PEC 2025:
- Sindaci e revisori: salvo non vogliano dotarsene per esigenze gestionali
- Società semplici che non esercitano attività d’impresa
- Società di mutuo soccorso
- Consorzi d’impresa e società consortili che non svolgono attività commerciale
- Soggetti con cariche prive di poteri amministrativi
Le scadenze: un calendario complesso
Il sistema delle scadenze si articola su tre livelli temporali distinti, come precisato dalle circolari ministeriali:
Per le nuove società (costituite dal 1° gennaio 2025)
Per le imprese costituite dal 1° gennaio 2025 in poi, l’obbligo di comunicare la PEC degli amministratori è contestuale al deposito della domanda di iscrizione.
Senza questa comunicazione, la domanda viene automaticamente respinta.
Per le società già esistenti
Le imprese già costituite prima del 1° gennaio 2025 hanno beneficiato di una proroga.
Inizialmente fissata al 30 giugno 2025, la scadenza è stata differita al 31 dicembre 2025 con la circolare del MIMIT del 25 giugno, in considerazione delle criticità operative emerse e della concomitanza con gli adempimenti per l’approvazione dei bilanci.
Per nomine e rinnovi
Quando una società già esistente nomina o rinnova un amministratore, il termine diventa perentorio: entro 30 giorni dal rinnovo della nomina o dalla nomina di un liquidatore d’impresa.
La responsabilità personale: un punto cruciale
Un aspetto fondamentale riguarda la responsabilità personale dell’amministratore.
La circolare del MIMIT è stata categorica: la PEC deve essere di responsabilità personale dell’amministratore, non è consentito utilizzare la stessa PEC dell’impresa.
Questo principio ha importanti implicazioni operative:
- l’amministratore rimane personalmente responsabile del monitoraggio della propria casella, anche se può delegare operativamente la gestione a persone fiduciarie
- questa responsabilità comporta un nuovo livello di risk management aziendale: se un amministratore non legge una comunicazione PEC importante (ad esempio, una comunicazione relativa a una gara d’appalto), il rischio si ribalta sull’impresa che amministra.
Deleghe operative e Best Practice gestionali
Nonostante la responsabilità personale rimanga in capo all’amministratore, è possibile implementare deleghe operative.
Le migliori prassi suggeriscono di:
- Attivare sistemi di notifica che inoltrano comunicazioni critiche alla segreteria di direzione
- Implementare tag e categorizzazioni per distinguere comunicazioni di rilevanza aziendale da quelle personali
- Utilizzare strumenti di gestione centralizzata come PecOrganizer per monitorare multiple caselle
- Stabilire procedure di backup per garantire continuità nella gestione delle comunicazioni
Le comunicazioni in arrivo: cosa aspettarsi
Gli amministratori devono prepararsi a ricevere diverse tipologie di comunicazioni attraverso la loro PEC personale:
- Comunicazioni dal Registro delle Imprese relative alla carica rivestita
- Atti giudiziari o amministrativi indirizzati alla carica
- Comunicazioni da enti pubblici per attività di vigilanza
- Richieste da banche per garanzie personali presentate dagli amministratori
- Comunicazioni INAIL relative agli appalti di lavoro
A tutti gli effetti la PEC funziona efficacemente come “raccomandata elettronica”, trasferendo l’onere della prova al ricevente che deve presidiare costantemente la casella.
Sanzioni e conseguenze del mancato adempimento
Il sistema sanzionatorio prevede due tipologie di conseguenze:
Sanzioni Dirette
Secondo l’articolo 2630 del Codice Civile, chi omette di eseguire nei termini prescritti comunicazioni presso il Registro delle Imprese è punito con sanzione amministrativa pecuniaria da 103 a 1.032 euro. La sanzione può essere ridotta a un terzo se la comunicazione avviene entro 30 giorni dalla scadenza.
Sanzioni Dirette
La mancata comunicazione della PEC comporta:
- Sospensione delle pratiche societarie fino alla regolarizzazione
- Rigetto automatico delle domande di iscrizione prive dell’indicazione PEC
- Blocco di tutte le pratiche presso la Camera di Commercio fino all’adeguamento
L'importanza della Conservazione Digitale a Norma
Un aspetto cruciale spesso sottovalutato riguarda la conservazione delle comunicazioni PEC.
L’articolo 2220 del Codice Civile obbliga alla conservazione della corrispondenza.
Essendo i messaggi PEC documenti informatici, la loro conservazione deve avvenire secondo le linee guida per la conservazione digitale a norma.
Nel Webinar, Marco Ronco (CEO di Euroged) ha sottolineato un punto fondamentale: le PEC archiviate nella webmail del provider non hanno automaticamente valore legale probatorio verso terzi.
Solo attraverso un processo di conservazione digitale a norma – effettuato da società specializzate – le comunicazioni acquisiscono piena opponibilità legale.
Scenari operativi e modelli gestionali
Vi sono sostanzialmente tre diversi modelli organizzativi per gestire questo nuovo obbligo:
Uso Promiscuo
Nel modello promiscuo, l’amministratore utilizza la stessa casella per comunicazioni personali e aziendali.
Questo approccio richiede particolare attenzione nella gestione della privacy e può creare complessità operative.
Uso Dedicato
Il modello dedicato prevede caselle specifiche per il ruolo di amministratore.
Questo approccio, pur richiedendo maggiore organizzazione, offre vantaggi in termini di tracciabilità e separazione delle responsabilità.
Modello Semi-Automatizzato
Una soluzione intermedia prevede che l’amministratore crei sottocartelle specifiche per le comunicazioni aziendali, consentendo ai sistemi gestionali di collegarsi solo a queste cartelle.
Tecnologie e strumenti di supporto
Strumenti specializzati come PecOrganizer possono fornire supporto significativo nella gestione di questo nuovo obbligo.
Questi sistemi consentono di:
- Centralizzare la gestione di multiple caselle PEC
- Implementare sistemi di alert e notifiche
- Garantire la conservazione digitale a norma
- Facilitare la delega operativa mantenendo la responsabilità legale
- Monitorare l’utilizzo e i tempi di lettura delle comunicazioni
Il contesto Europeo e le prospettive future
L’obbligo di PEC per gli amministratori si inserisce in un contesto più ampio di digitalizzazione europea. L’introduzione della PEC europea è in corso, e l’obbligo PEC 2025 rappresenta un ulteriore tassello del mosaico normativo che prevede diversi livelli operativi.
La certezza giuridica rappresenta uno dei pilastri di questo processo di digitalizzazione, creando un sistema di comunicazioni tracciabili e sicure che facilita i rapporti tra imprese e Pubblica Amministrazione.
Raccomandazioni operative per le aziende
Basandosi sulle best practice emerse, le aziende dovrebbero:
- Procedere immediatamente all’attivazione delle caselle PEC per gli amministratori che ne sono sprovvisti
- Definire procedure chiare per la gestione delle deleghe operative
- Implementare sistemi di backup per garantire continuità operativa
- Valutare soluzioni tecnologiche per la gestione centralizzata delle comunicazioni
- Attivare servizi di conservazione digitale a norma per tutte le comunicazioni PEC
La digitalizzazione delle comunicazioni aziendali non è più un’opzione ma una necessità normativa.
L’obbligo di PEC per gli amministratori rappresenta un passo importante verso un sistema più efficiente e trasparente, che richiede però una pianificazione attenta e l’adozione di strumenti adeguati per essere gestito efficacemente.
Questo articolo si basa sul webinar “L’obbligo di PEC per i legali rappresentanti” tenuto da Euroged in collaborazione con DocPaperless il 15 luglio 2025, integrato con le più recenti disposizioni normative del MIMIT al 18/7/25.
