Mentre il mercato tra Italia e Ungheria continua a crescere, emerge un interrogativo: come gestire le comunicazioni certificate in un Paese che segue regole diverse dal nostro? L’Ungheria, importante snodo logistico e partner commerciale in diversi settori, presenta peculiarità uniche nel panorama della digitalizzazione documentale che meritano un’analisi approfondita. A differenza di quanto già documentato per altri Stati europei negli articoli precedenti, il sistema ungherese introduce variabili operative che possono impattare significativamente sulla governance aziendale.
Che cos'è la PEC europea?
La PEC europea, tecnicamente denominata REM (Registered Electronic Mail), è uno standard definito dal regolamento eIDAS (electronic IDentification Authentication and Signature) che stabilisce i requisiti comuni per i servizi fiduciari elettronici nell’Unione Europea. A differenza della PEC italiana, che opera principalmente all’interno dei confini nazionali, la REM è stata concepita per garantire l’interoperabilità dei servizi di posta elettronica certificata tra i vari Stati membri dell’UE.
Lo standard REM fornisce:
- Prova legale dell’invio e della ricezione dei messaggi
- Integrità del contenuto trasmesso
- Identificazione certa del mittente e del destinatario
- Tracciabilità delle operazioni
- Validità legale transfrontaliera
La transizione verso questo Standard, come abbiamo già approfondito, rappresenta un passo significativo verso l’armonizzazione dei servizi digitali nel mercato unico europeo, sebbene ogni paese stia procedendo con tempistiche differenti nell’implementazione.
La situazione della PEC in Ungheria
In Ungheria, le modalità di recapito elettronico ufficiale si articolano in due sistemi principali:
- Cégkapu (Company Gateway): È il sistema obbligatorio per tutte le aziende registrate in Ungheria. Funziona come canale di comunicazione elettronica ufficiale principalmente con le autorità governative e altre entità pubbliche.
- Hivatali Kapu (Office Gateway): Utilizzato dalle istituzioni pubbliche ungheresi per la corrispondenza elettronica sicura.
Entrambe le piattaforme fanno parte della più ampia infrastruttura digitale Ügyfélkapu (Client or Citizens Gateway), che offre un punto di accesso unificato per i cittadini ungheresi a numerosi servizi pubblici digitali. Questa infrastruttura, viene a sua volta gestita dal Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatala (KEKKH), l’Ufficio Centrale per i Servizi Pubblici Amministrativi ed Elettronici ungherese.
Il funzionamento di queste piattaforme prevede:
- Autenticazione tramite identità digitale nazionale ungherese
- Datacertazione ufficiale sulle comunicazioni
- Registrazione centralizzata delle interazioni
- Notifiche legalmente vincolanti
A differenza della PEC italiana, che può essere utilizzata sia per comunicazioni B2B che B2G, il sistema ungherese è focalizzato principalmente sulle comunicazioni con le agenzie governative. Ogni azienda operante in Ungheria deve obbligatoriamente disporre di un account Cégkapu per tutte le comunicazioni ufficiali con le autorità, come l’ufficio delle imposte o i tribunali.
La PEC ungherese è conforme allo standard REM?
Analizzando i sistemi Cégkapu e Hivatali Kapu alla luce dei requisiti dello standard REM europeo, emergono differenze significative. Il sistema ungherese, pur garantendo validità legale all’interno del proprio territorio, non risulta pienamente conforme allo standard REM per diverse ragioni:
- Focus limitato: Si concentra principalmente sulle comunicazioni B2G (Business to Government) piuttosto che offrire un sistema universale di comunicazione certificata
- Interoperabilità limitata: Non esiste una piena interoperabilità con i sistemi di posta elettronica certificata di altri paesi UE
- Architettura diversa: A differenza della PEC italiana o della REM europea, non si basa su un sistema di provider multipli in competizione, ma su un’infrastruttura centralizzata governativa
- Differenze tecniche: Le specifiche tecniche non soddisfano completamente i requisiti ETSI per i servizi REM in termini di formati, protocolli e meccanismi di notifica
Questa mancanza di conformità crea alcune complessità operative per le aziende italiane, specialmente nei settori energy e trasporti, che necessitano di comunicazioni certificate con partner ungheresi.
Come comunicare ufficialmente con partner ungheresi?
Le sfide operative per le aziende italiane
Le organizzazioni italiane che operano con partner ungheresi si trovano ad affrontare un panorama complesso nella gestione delle comunicazioni certificate. L’impossibilità di utilizzare direttamente la PEC italiana per comunicazioni aventi valore legale con entità ungheresi rappresenta solo la punta dell’iceberg. A questa si aggiunge la necessità di interfacciarsi con il sistema Cégkapu per tutte le comunicazioni ufficiali con enti pubblici ungheresi, complicata ulteriormente dalla difficoltà linguistica nell’utilizzo delle piattaforme, disponibili principalmente in ungherese.
La gestione parallela di due sistemi con logiche operative profondamente diverse crea inefficienze nei flussi documentali, mentre i potenziali ritardi nei processi decisionali e nelle operazioni commerciali derivanti dalla mancanza di un sistema unificato possono impattare significativamente sulla performance aziendale.
Questa situazione risulta particolarmente critica per le aziende del settore energetico che intrattengono relazioni regolari con regolatori e partner ungheresi, dove l’efficienza e la tempestività delle comunicazioni certificate rappresentano elementi chiave per la compliance normativa e l’operatività quotidiana.
Soluzioni pratiche per la governance documentale
In attesa di una piena implementazione dello standard REM in Ungheria, le organizzazioni possono adottare diverse strategie:
- Utilizzo di servizi fiduciari qualificati: Impiegare provider di servizi fiduciari qualificati a livello europeo che possano garantire validità legale nelle comunicazioni transfrontaliere
- Implementazione di workflow ibridi: Integrare sistemi di gestione documentale che possano interagire sia con la PEC italiana sia con i sistemi di autenticazione ungheresi
- Monitoraggio centralizzato delle comunicazioni: Implementare sistemi di tracciamento unificato per mantenere evidenza delle comunicazioni inviate attraverso diversi canali.
La situazione della PEC europea in Ungheria evidenzia come il panorama della posta elettronica certificata in Europa sia ancora frammentato. Per le aziende italiane che operano con partner ungheresi, la gestione efficiente delle comunicazioni certificate richiede una conoscenza approfondita dei diversi standard nazionali e la capacità di adattare i propri processi a un contesto normativo in evoluzione.
In questa fase di transizione, diventa fondamentale dotarsi di strumenti flessibili e configurabili che possano adattarsi ai diversi standard nazionali e anticipare l’evoluzione verso il sistema REM unificato.
La strada verso una vera PEC europea è tracciata, ma richiede ancora tempo e coordinamento tra gli Stati membri. Nel frattempo, le aziende devono essere pronte ad affrontare un panorama normativo variegato, dotandosi degli strumenti e delle competenze necessarie per garantire comunicazioni certificate efficaci in tutto il territorio dell’Unione Europea.
