PEC Manager: 5 Tool Essenziali per la Gestione PEC Aziendale

In un contesto dove il volume delle comunicazioni PEC in Italia ha raggiunto 2,3 miliardi di messaggi annui [fonte: AgID, 2023], con oltre 14 milioni di domini PEC attivi e una crescita annua del 5,8%, il ruolo del PEC Manager è diventato strategico per la digitalizzazione aziendale. Per gestire efficacemente le caselle PEC aziendali, monitorare i flussi di messaggi e garantire la conformità alle normative, il PEC Manager ha bisogno di strumenti digitali avanzati e affidabili. In questo articolo, vedremo 5 soluzioni essenziali che ogni professionista della gestione PEC dovrebbe conoscere e utilizzare.

 

1. Un sistema di monitoraggio real-time delle caselle PEC

Per un PEC Manager, è fondamentale poter tenere sotto controllo in tempo reale lo stato di tutte le caselle PEC aziendali, ricevendo notifiche immediate all’arrivo di messaggi critici o in prossimità di scadenze importanti.

Un buon sistema di monitoraggio delle PEC deve garantire:

Grazie a queste funzionalità, il PEC Manager può tenere monitorate le caselle PEC aziendali, scongiurando il rischio di perdere dati importanti e dal valore legale e ottimizzando la gestione dei messaggi PEC.

 

2. Software per l’archiviazione a norma delle PEC

I messaggi ricevuti e inviati tramite PEC hanno valore legale e devono essere conservati secondo precisi requisiti normativi, per poter essere utilizzati come prove opponibili a terzi in caso di controversie. Il PEC Manager deve quindi dotarsi di un software specializzato per l’archiviazione a norma (o conservazione sostitutiva) delle PEC, che consenta di archiviare automaticamente le PEC in formato digitale, apporre una marca temporale opponibile a terzi, garantire l’integrità, la leggibilità e la reperibilità dei messaggi nel tempo. Con un sistema di archiviazione a norma, il PEC Manager può assicurare la validità legale delle PEC nel lungo periodo e adempiere agli obblighi di compliance aziendali.

 

3. Strumenti di analisi e reporting sulle PEC

Per ottimizzare l’utilizzo delle PEC in azienda e prendere decisioni data-driven, il PEC Manager ha bisogno di strumenti avanzati di reporting e analisi, che gli permettano di monitorare metriche chiave come il volume complessivo e l’andamento nel tempo delle PEC ricevute e inviate, la ripartizione delle PEC per casella, ufficio o tipologia di messaggio, i tempi medi di risposta e di evasione delle richieste via PEC, e le anomalie o i picchi di utilizzo delle caselle. Con questi dati a disposizione, il PEC Manager può identificare trend, inefficienze o best practice nell’uso della PEC, e proporre azioni di manutenzione o miglioramento adeguate.

 

4. Software per la gestione collaborativa delle PEC

Spesso la gestione delle PEC aziendali richiede il contributo di più persone, tendenzialmente i responsabili delle diverse aree aziendali. Per favorire la collaborazione e la condivisione delle informazioni, il PEC Manager può utilizzare software specifici che consentono di:

• Smistare i messaggi in automatico a chi di dover
• Tracciare lo stato di lavorazione di ogni PEC
• Condividere note e commenti relativi ai messaggi
• Generare task e scadenze per la gestione dei messaggi

Grazie a questi strumenti collaborativi, tutti i soggetti coinvolti nella gestione delle PEC possono lavorare in modo più coordinato ed efficiente, senza perdere informazioni importanti e avendo sempre sotto controllo lo stato di gestione di ogni PEC.

 

5. Soluzioni di integrazione tra PEC e altri sistemi aziendali

Le PEC non sono un’isola, ma si inseriscono nei processi aziendali digitali che coinvolgono anche altri strumenti come gestionali ERP, CRM, software di fatturazione elettronica, piattaforme di e-procurement. Per massimizzare l’efficienza e l’automazione della gestione delle PEC, il PEC Manager dovrebbe adottare soluzioni che permettano di integrare le caselle PEC con gli altri sistemi informativi utilizzati in azienda, ad esempio attraverso API e web services, connettori pre-configurati, meccanismi di import/export dei dati, trigger e workflow automatizzati.

In questo modo, è possibile far dialogare le PEC con il resto dell’ecosistema digitale aziendale, evitando duplicazioni di dati, errori manuali e colli di bottiglia nei flussi di lavoro.