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Perchè è importante gestire le PEC aziendali

Perchè è importante gestire le PEC aziendali

I rischi di una errata gestione delle PEC sono molti e, purtroppo, spesso generano situazioni paradossali, ma estremamente reali. É il caso di questa azienda romagnola che per una PEC non letta è fallita.

Non è la prima volta che accade, nel nostro blog abbiamo già scritto di una vicenda simile.

Nel caso del fallimento della Calcestruzzi Vicap c'è un passaggio fondamentale: l’impiegata della Vicap legge la mail, non la inoltra alla titolare e nessuno controlla se è stata gestita. Questa è una classica situazione di lavoro quotidiano che si ripete in tutte le aziende: non viene inoltrata una comunicazione e non c'è un sistema di controllo che segnala la scadenza.

Ma la PEC è la PEC.

La PEC ha un valore legale e quindi non può essere gestita come una mail normale, né come un file qualsiasi, perché la mancata gestione di una PEC può generare disastri.

Quando abbiamo creato PecOrganizer, il software per la gestione sicura delle PEC aziendali, abbiamo pensato a trovare delle soluzioni a queste problematiche: da un lato la gestione dei messaggi PEC, dall'altro la gestione dei flussi di lavoro e della presa in carico dei messaggi. Non è solo il singolo messaggio PEC a dover essere gestito, ma tutto il processo di gestione interna all'ufficio che ne deriva. La presa in carico del messaggio, la gestione delle scadenze, il controllo delle attività e delle risposte.

Per questi motivi abbiamo inserito in PecOrganizer elementi come la presa in carico per utente e la visualizzazione grafica dello stato: in qualsiasi momento è possibile vedere se il singolo messaggio PEC è gestito da un utente oppure se non è stato preso in carica da nessuno.

É possibile configurare notifiche e alert (anche via sms) per gli utenti o per un supervisore, in modo da facilitare il controllo delle attività e non saltare mai scadenze ed evitare di incorrere in sanzioni o in situazioni estreme come questa appena citata.

Inoltre, in aziende o enti di medie e grandi dimensioni è fondamentale la collaborazione tra i diversi uffici e la supervisione di amministratori su più livelli: PecOrganizer è stato pensato per consentire una gestione razionale e flessibile con ogni tipologia di organizzazione.

Problemi reali, soluzioni concrete. 

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