FAQ

Le domande più frequenti sul mondo della PEC/REM

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FAQ
Le domande più frequenti sul mondo della PEC/REM

PEC

La posta elettronica certificata ha valore legale pari alla raccomandata con ricevuta di ritorno. La PEC può essere quindi utilizzata per effettuare comunicazioni ufficiali per le quali il mittente necessita della prova della consegna e della ricezione del messaggio da parte del destinatario. Infatti, come avviene per la raccomandata A/R al mittente viene inviata una ricevuta che attesta la consegna del proprio messaggio al destinatario.

No. La posta elettronica certificata certifica l’invio e la consegna del messaggio nella casella PEC del destinatario ad una certa data e ora, ma non certifica la lettura del contenuto da parte di quest’ultimo.

In Italia dal 1° ottobre 2020 la PEC è obbligatoria per tutte le imprese. Professionisti, società, ditte individuali e pubbliche amministrazioni devono essere dotati di almeno una casella di posta elettronica certificata dichiarata al Registro delle Imprese.

Se l’account PEC del destinatario è pieno il mittente riceve una e-mail di notifica per mancato recapito a causa di spazio insufficiente per contenere nuovi messaggi.

Sì, è possibile inviare un messaggio di posta elettronica certificata a una casella di posta elettronica ordinaria, ma in questo caso il mittente non riceve la ricevuta di avvenuta consegna.

Al momento no. Attualmente la PEC è valida solo in Italia, ma la situazione sta cambiando. La posta elettronica certificata è pronta a superare i confini del nostro Paese in modo da offrire i benefici e i vantaggi a tutti i cittadini europei.

Funzionalità

PecOrganizer indicizza tutti i messaggi PEC in un database relazionale e rende disponibili gli strumenti per la ricerca semplice ed avanzata dei messaggi. Questi strumenti si mantengono performanti nel tempo anche in caso di un aumento significativo del numero delle caselle di posta elettronica certificata.
PecOrganizer permette di smistare le PEC in modo razionale e consapevole, attribuendole al componente dell’organizzazione che dovrà farsene carico. Lo smistamento può essere effettuato manualmente da uno o più utenti smistatori oppure può essere effettuato in modo automatico tramite l’impostazione di un sistema di regole. Grazie a questo sistema ogni collaboratore è informato in modo chiaro e in ogni momento dei messaggi di cui è chiamato a farsi carico.

I messaggi PEC possono contenere allegati con dimensioni incontrollabili che fanno esaurire rapidamente lo spazio delle caselle acquistate. PecOrganizer è una valida alternativa al continuo acquisto di spazio aggiuntivo. PecOrganizer, infatti, crea un unico archivio delle caselle PEC con spazio illimitato, centralizza tutte le caselle aziendali di posta elettronica certificata, svuota sistematicamente le caselle del provider esterno e semplifica la ricerca e la gestione dei messaggi PEC.

PecOrganizer memorizza la cronologia di tutte le attività eseguite da ogni utente e permette di controllare in ogni momento tutte le azioni compiute all’interno della casella di posta elettronica certificata. Consente quindi di verificare chi ha letto determinati messaggi, in quale momento e quale esito ha avuto la lettura. Inoltre, i log e i dati di interazione degli utenti con i messaggi PEC possono essere analizzati con strumenti di reportistica.

Con il modulo invio massivo circolari è possibile inviare contemporaneamente uno stesso messaggio PEC a tutti i destinatari contenuti in un file CSV appositamente creato e caricato su PecOrganizer. È inoltre possibile inviare ad ogni destinatario dell’elenco un documento allegato personalizzato.

PecOrganizer è un software per la gestione dei flussi aziendali PEC che si colloca tra le caselle PEC e gli utenti. Ogni utente accede a PecOrganizer con credenziali univoche e personali, anche di dominio LDAP/Active Directory. La profilazione degli utenti può essere granulare e permette quindi di attribuire a ogni soggetto coinvolto diritti e autorizzazioni specifici in funzione delle competenze o responsabilità.

PecOrganizer offre automatismi di riconciliazione che abbinano i messaggi PEC inviati alle notifiche di consegna. Inoltre, l’interfaccia del software permette di visualizzare segnali visivi intuitivi che indicano lo stato di consegna della PEC in uscita.

Sicurezza

La maggior parte dei provider e delle webmail utilizzate per gestire i flussi PEC aziendali prevede la funzione di cancellazione dei messaggi. L’inavvertita cancellazione da parte di un collaboratore di un messaggio PEC importante potrebbe esporre l’azienda a rischi e conseguenze molto gravi.

Per questo motivo con PecOrganizer è possibile inibire la funzione di cancellazione dei messaggi PEC. Inoltre, la creazione di un canale di conservazione sostitutiva da un lato permette di svuotare le caselle PEC del provider e dall’altro consente di creare un archivio certificato a valore probatorio.

I messaggi PEC sono documenti nativi digitali di tipo corrispondenza e per questo motivo devono essere conservati legalmente per obblighi civilistici con sistemi di conservazione sostitutiva. PecOrganizer si integra con tutti i sistemi di conservazione legale che possono essere installati sia nel software stesso, sia di terze parti o residenti su provider esterni.

Di solito vengono inviati in conservazione sostitutiva la posta in arrivo, le ricevute di consegna (contenenti il messaggio inviato e tutti i metadati che confermano la consegna effettiva del messaggio al destinatario) e tutti i messaggi che contengono documenti con firma digitale.

Virus, spam e tentativi di phishing all’interno dei messaggi PEC sono in aumento. PecOrganizer mette a disposizione PecDefender che contiene due funzionalità: Spam Detector e Malware Detector. Lo spam viene automaticamente riconosciuto dal software e in caso di PEC contenente un virus il messaggio viene segnalato per evitare che venga aperto.