Con PecOrganizer, Aquila Energie ha trasformato la gestione delle PEC da attività informale a processo strutturato e tracciabile
Nella gestione quotidiana, una PEC letta o inoltrata può sembrare già presa in carico. Ma senza responsabilità assegnate, scadenze definite e avvisi di monitoraggio, la gestione successiva rimane non tracciata e senza un presidio chiaro.
Per comunicazioni a valore legale, fiscali, tecniche o contrattuali, questa ambiguità può generare ritardi, duplicazioni, mancate risposte e perdita di controllo sulle scadenze. La PEC resta formalmente ricevuta, ma non sempre realmente governata lungo tutto il suo percorso aziendale.
Molte comunicazioni hanno termini da rispettare. Una risposta tardiva impatta sull’operatività.
Nella PEC convergono comunicazioni da PA, Enti di controllo, Compagnie, Fornitori e Clienti.
Una PEC non gestita può tradursi in penali, contestazioni, mancati incassi, ritardi e costi aggiuntivi.
Con PecOrganizer.it, Aquila Energie ha superato una gestione basata su letture, inoltri e passaggi informali, introducendo un processo più strutturato e tracciabile. Ogni PEC può essere assegnata a un responsabile, collegata a una scadenza e monitorata nel suo avanzamento, rendendo chiaro chi gestisce cosa e quali attività richiedono attenzione.
Ogni comunicazione puo essere assegnata, presa in carico e monitorata, riducendo passaggi a voce e verifiche manuali.
Contratti, comunicazioni degli Enti e documenti tecnici non restano bloccati in inbox in attesa di essere inoltrati.
PecOrganizer si adatta a ruoli trasversali e responsabilità condivise, introducendo tracciabilità, ordine e giuste priorità nei flussi di lavoro.
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«Una comunicazione poteva essere aperta da qualcuno, ma senza la certezza che fosse stata presa in carico dalla persona giusta. A volte sono saltate delle scadenze, anche importanti. Perché mancava uno strumento di alert»
Giacomo Rovai
IT Manager, Aquila Energie S.p.A.
Aquila Energie rappresenta per il viaggiatore un momento di ricarica e benessere. Una sosta piacevole per ritrovare energia e ripartire con slancio, come un’ “aquila”.
L’azienda viene fondata nei primi anni ’50 operando nel commercio di prodotti petroliferi. Tra gli anni ’60 e ’70 nasce la rete di distribuzione carburanti in Toscana. Nel corso degli anni la rete cresce e dagli anni 2000 inizia il suo potenziamento con carburanti a basso impatto ambientale e con l’apertura di bar, ristoranti, autolavaggi ed officine sulle stazioni di servizio.
Nel 2011 il marchio viene acquistato dall’allora Bruno Cecchi Spa. Da questo momento la società espande la sua presenza sul territorio anche attraverso il convenzionamento di impianti di proprietà di terzi, valicando i confini toscani per una prospettiva di crescita a respiro nazionale.
Nel 2018, a seguito del conferimento, viene adottata la nuova denominazione sociale di Aquila Energie S.p.A.
Aquila Energie ha scelto PecOrganizer per centralizzare la gestione delle caselle PEC aziendali, migliorando controllo, sicurezza e continuità operativa. Un progetto che ha supportato l’evoluzione digitale dei processi documentali, garantendo una gestione più efficiente delle comunicazioni a valore legale in un’organizzazione in continua crescita.
Ogni azienda gestisce le PEC ma non tutte riescono a controllare davvero cosa succede dopo la lettura.
Con PecOrganizer puoi assegnare le attività, monitorare le scadenze, ricostruire la cronistoria e rendere più chiaro chi sta gestendo cosa.
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