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Istituto per il Credito Sportivo
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Istituto per il Credito Sportivo

Istituto per il Credito Sportivo

Fondato nel 1957 a Roma, l’Istituto per il Credito Sportivo è una banca pubblica italiana

L’azienda

Fondato nel 1957 a Roma, l’Istituto per il Credito Sportivo è una banca pubblica italiana che si occupa di finanziare progetti finalizzati a promuovere lo sviluppo sostenibile dello sport e della cultura in Italia.

Diventato leader nel finanziamento all’impiantistica sportiva, negli ultimi anni ha dato vita a progetti per finanziare e sostenere gli investimenti nel settore dei beni e delle attività culturali.

L’Istituto per il Credito Sportivo oggi non vuole porsi come una “semplice” banca, ma si pone l’obiettivo di fornire soluzioni che “razionalizzino il percorso progettuale, facilitando la realizzazione delle opere e l’ottimizzazione della loro gestione”.

 

La situazione di partenza

Prima di adottare PecOrganizer, la gestione dei flussi PEC, da parte di ICS, avveniva utilizzando i tradizionali client di posta o accedendo direttamente all’interfaccia web del provider di riferimento.

Questa modalità di gestione, con il crescere del numero di caselle PEC (oggi ICS ne conta circa 60) ha fatto emergere la necessità di soluzioni più strutturate per la gestione dei significativi flussi di messaggi PEC. Soluzioni che evitassero l’acuirsi di problemi come:

  • difficoltà di gestione delle utenze: l’utilizzo della sola interfaccia web del provider o del tradizionale client di posta, non poteva garantire la necessaria capacità di governo ed efficienza nella gestione delle utenze in termini di “segregation of duties” e personalizzazione dei profili di accesso alle caselle PEC.

  • mancanza di tracciatura delle attività: per gli stessi motivi l’impossibilità di differenziare le utenze e gestire profili personali e credenziali univoche poneva molti limiti alla capacità di tracciatura (audit trail) delle attività utente. Di fatto ricostruire “chi avesse fatto cosa”, all’interno delle caselle postali era estremamente problematico.

  • mancanza di spazio: a seconda della tipologia di casella PEC acquistata il provider mette a disposizione uno spazio di archiviazione, che di solito è piuttosto ridotto e deve essere eventualmente ampliato man mano che diventa necessario. La crescita del numero di caselle e dei volumi di messaggi gestititi ha posto un problema importante di gestione degli spazi di archiviazione che da un lato richiedeva notevole impiego di risorse dall’altro aumentava i rischi operativi di incorrere in blocchi o altre criticità. L’utente finale era talvolta costretto ad intervenire manualmente per recuperare spazio fisico di archiviazione aumentando così i rischi operativi di perdita di dati per errore materiale durante tali operazioni.

 

PecOrganizer

PecOrganizer ha costituito per l’Istituto per il Credito Sportivo una valida soluzione volta a risolvere i problemi e le criticità.

In particolar modo ha permesso alla Banca di:

  • tracciare e monitorare le attività degli utenti: ogni utente abilitato a gestire i messaggi PEC accede a PecOrganizer utilizzando una credenziale di accesso univoca e personale. Questo permette di aumentare il livello di sicurezza e di poter tracciare tutte le attività compiute all’interno del software. Di conseguenza è possibile sapere con precisione chi ha compiuto una determinata azione e quando.

  • migliorare il problema dello spazio: con PecOrganizer il problema della saturazione delle caselle è decisamente migliorato. Questo perché PecOrganizer permette all’utente, grazie all’utilizzo di segnali visivi, di monitorare il livello di saturazione della casella e consente di impostare, ad una frequenza stabilita, la cancellazione automatica dei messaggi dalla webmail. Tutto questo ha due conseguenze positive: in primo luogo gli utenti non devono più preoccuparsi dello spazio a disposizione e quindi non devono più compiere le operazioni di pulizia, in secondo luogo i messaggi rimangono disponibili nel file system.

  • evitare le cancellazioni: poiché dipendenti e collaboratori non hanno più la necessità di cancellare i messaggi per liberare lo spazio delle caselle, il rischio di eliminare erroneamente comunicazioni e dati importanti è notevolmente ridotto.

  • ridurre gli interventi del reparto IT: con l’introduzione di PecOrganizer sono stati eliminati tutti i problemi di gestione che venivano riscontrati dagli utenti, come le password dimenticate e il recupero degli accessi, e che comportavano l’intervento del reparto IT.

  • inviare massivamente i messaggi: gli utenti oggi possono inviare uno stesso messaggio PEC, anche con allegati diversi, a più destinatari contemporaneamente a partire da una lista di contatti precedentemente compilata.

  • integrare il software con il portale interno: grazie all’utilizzo del modulo SMTP Listener è stato possibile integrare PecOrganizer con il portale utilizzato internamente dall’ICS. Questa integrazione ha permesso di inviare ai clienti delle comunicazioni PEC in modo del tutto trasparente.

In conclusione, PecOrganizer ha facilitato all’Istituto per il Credito Sportivo, la gestione di un numero così importante di caselle PEC e portato significativi vantaggi in termini di fruibilità dei messaggi e di estensione delle funzionalità legate alla messaggistica via PEC, rendendo possibili, operazioni e attività che in precedenza non potevano essere svolte.

 

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